PAGE中國(guó)華能檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國(guó)華能集團(tuán)公司（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)公司”）檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平和工作效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司總部及所屬各單位（以下簡(jiǎn)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團(tuán)公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各單位在集團(tuán)公司檔案管理部門的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。3.維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性原則：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和保密性。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）集團(tuán)公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定集團(tuán)公司檔案管理制度和辦法。2.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和提供利用集團(tuán)公司總部及所屬各單位報(bào)送的檔案。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各單位的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。5.參與集團(tuán)公司重大項(xiàng)目和重要活動(dòng)的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各單位檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司檔案管理制度和辦法，制定本單位檔案管理實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本單位所屬部門及基層單位的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，按照集團(tuán)公司要求推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。5.定期向集團(tuán)公司檔案管理部門報(bào)送本單位檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)和集團(tuán)公司檔案管理制度，履行檔案管理崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，確保檔案質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，維護(hù)檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.協(xié)助做好檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映集團(tuán)公司及各單位歷史沿革、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)等方面的文件材料。2.集團(tuán)公司及各單位在基本建設(shè)、科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、設(shè)備采購(gòu)等工作中形成的文件材料。3.集團(tuán)公司及各單位在黨群工作、行政管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督等方面形成的文件材料。4.集團(tuán)公司及各單位在對(duì)外交往、合作交流、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面形成的文件材料。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門及基層單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將本部門及本單位形成的文件材料收集齊全、完整，并移交本單位檔案管理部門。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制歸檔，確保檔案的安全性和完整性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作及時(shí)、有效。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、來源等因素進(jìn)行分類，可采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法或年度問題保管期限分類法等。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.集團(tuán)公司及各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.對(duì)破損、褪色、霉變等不符合保管要求的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處置，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、鑒定銷毀等情況。（三）檔案數(shù)字化1.集團(tuán)公司及各單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描和存儲(chǔ)。2.檔案數(shù)字化應(yīng)確保掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、規(guī)范，便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。3.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)和利用等管理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.集團(tuán)公司及各單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱集團(tuán)公司及各單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱集團(tuán)公司及各單位檔案，應(yīng)按照法律法規(guī)的要求辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱室的規(guī)定，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，并注明復(fù)制的內(nèi)容和用途。經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記應(yīng)包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、利用方式等信息。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.集團(tuán)公司及各單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。檔案鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和集團(tuán)公司檔案管理的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限和鑒定方法，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）銷毀程序1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并確保銷毀徹底。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.集團(tuán)公司及各單位應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和集團(tuán)公司要求定期報(bào)送，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）移交工作1.各單位應(yīng)按照集團(tuán)公司檔案管理部門的要求，定期將本單位的檔案向集團(tuán)公司移交。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)記錄移交檔