PAGE學校三色檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學校檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本三色檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級、各班級以及全體教職工和學生。（三）檔案定義學校檔案是指學校在教育教學、行政管理、后勤服務等各項活動中直接形成的，對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）基本原則1.集中統一管理原則：學校檔案工作實行集中統一領導，由學校綜合檔案室歸口管理全校檔案。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映學校各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理學校在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為學校各項工作提供及時有效的服務。二、檔案分類與編號（一）檔案分類學校檔案分為行政檔案、教學檔案、學生檔案、教師業(yè)務檔案、后勤檔案、聲像檔案、實物檔案七大類。1.行政檔案：包括學校行政會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、信訪接待等方面的文件材料。2.教學檔案：涵蓋教學計劃、教學大綱、課程標準、教案、教學課件學生成績、教學評估、教學改革等相關資料。3.學生檔案：包含學生基本信息、學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質評價、畢業(yè)檔案等內容。4.教師業(yè)務檔案：有教師個人基本情況、教學工作量、教學成果、科研項目、進修培訓、師德表現等方面的材料。5.后勤檔案：涉及學校財務管理、物資采購、基建維修、校園安全、環(huán)境衛(wèi)生等后勤保障工作的文件資料。6.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄學校重大活動、校園風貌、教學實踐等內容的聲像資料。7.實物檔案：學校獲得的獎杯、獎牌、證書、錦旗以及具有紀念意義的實物等。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進行編號。編號采用數字編碼方式，具體規(guī)則如下：1.行政檔案：編號為XZ001XZ999，其中“XZ”代表行政檔案，001999為順序號。2.教學檔案：編號為JX001JX999，“JX”表示教學檔案。3.學生檔案：編號為XS001XS999，“XS”即學生檔案。4.教師業(yè)務檔案：編號為JS001JS999，“JS”代表教師業(yè)務檔案。5.后勤檔案：編號為HQ001HQ999，“HQ”為后勤檔案。6.聲像檔案：編號為SX001SX999，“SX”指聲像檔案。7.實物檔案：編號為SW001SW999，“SW”表示實物檔案。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門、各年級、各班級應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案分類標準，及時將本部門、本班級在工作和活動中形成的各類文件材料收集齊全。2.對于重要會議記錄、重大活動文件、重要文件的定稿等，應在活動結束或文件形成后及時收集，并確保原件完整。3.教職工個人應主動將本人在教學、科研、培訓、獲獎等方面的相關材料整理后交至學校綜合檔案室或所在部門檔案管理人員。4.學生應按照學校要求，及時提交個人檔案所需的各類材料，如入學登記表、成績單、獎懲證明等。（二）整理方法1.檔案管理人員對收集到的文件材料進行分類整理，按照檔案編號規(guī)則進行編號。2.對每份文件材料進行編目，包括文件標題、文號、日期、來源、保管期限等信息，并填寫檔案目錄清單。文件材料應保持原有順序，如有破損或褪色，應進行修復或復制。3.對于聲像檔案，應注明拍攝時間、地點、內容、拍攝人等信息，并進行數字化處理，存儲在專用的存儲設備中。實物檔案應進行詳細登記，記錄實物名稱、來源、日期、存放地點等信息，并妥善保管。四、檔案保管（一）保管場所學校綜合檔案室應具備專門的檔案保管庫房，庫房應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。檔案庫房應配備溫濕度調節(jié)設備、消防設備、防蟲藥品、防盜報警裝置等必要的設施。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校、國家和社會有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如學校章程、重要會議記錄、重大活動文件、機構演變、人事任免、教學評估、學生畢業(yè)名冊等。2.長期保管：主要是反映學校一般工作活動，在較長時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。如教學計劃、教學大綱、課程標準、教師業(yè)務檔案、學生學籍檔案等。3.短期保管：是指在較短時間內對學校工作有參考價值的檔案，保管期限為10年。如一般性的行政文件、臨時性的教學活動資料、學生日常管理記錄等。（三）保管措施1.檔案應按照類別和保管期限分別存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。如發(fā)現檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取修復、復制等措施。3.對電子檔案應進行定期備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。同時，要定期對電子檔案進行維護和檢查，確保數據的完整性和可用性。4.嚴格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。對借出的檔案要及時催還，歸還時要認真檢查檔案的完整性。五、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.本校教職工因教學、科研、管理等工作需要，可借閱相關檔案。2.外單位因工作需要查閱本校檔案的，須持有單位介紹信，并經學校檔案管理部門負責人批準。3.學生因升學、就業(yè)等需要查閱本人檔案的，可在學校檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息。2.本校教職工借閱檔案，經所在部門負責人簽字同意后，到學校綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案，需經學校檔案管理部門負責人批準，并在借閱申請表上簽字。學生借閱本人檔案，由本人提出申請，經班主任簽字同意后，到學校檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據借閱申請表，為借閱人提供相應的檔案，并做好借閱登記。借閱登記內容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號、歸還日期等。（三）借閱期限1.本校教職工借閱檔案一般不得超過兩周，如需延期使用，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位借閱檔案一般不得超過一周，特殊情況需延期的，須經學校檔案管理部門負責人批準。3.學生借閱本人檔案應在規(guī)定時間內歸還，不得轉借他人。（四）利用規(guī)定1.借閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標記等。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并在指定地點進行。2.檔案利用過程中，如需引用檔案內容，應注明檔案來源，確保引用準確無誤。3.外單位利用本校檔案形成的資料或成果，如需公開發(fā)表或使用，應經學校檔案管理部門和相關部門審核同意，并簽訂保密協議。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作小組，由學校分管領導、檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.根據檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行鑒定。對于保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應延長保管期限。2.對已失去保存價值的檔案，應進行銷毀。失去保存價值的檔案主要包括：已過保管期限且無參考價值的一般性文件、重復文件、臨時性文件、無利用價值的聲像資料等。3.鑒定檔案時，應全面分析檔案的內容、來源、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現實利用價值和保存價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，確定銷毀清單，并報學校分管領導批準。2.檔案銷毀清單應包括檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。3.經批準后，檔案管理人員按照銷毀清單對檔案進行銷毀。檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀時間、地點、銷毀人、監(jiān)督人等信息。銷毀登記表應與銷毀清單一并存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立學校檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為學校各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對學?，F有的紙質檔案、聲像檔案、實物檔案等進行數字化處理，將其轉化為電子文件存儲在檔案管理信息系統中。數字化過程應保證檔案內容的準確性和完整性，圖像清晰、文字可讀。2.檔案信息錄入：將檔案目錄清單、文件編目信息等錄入檔案管理信息系統，建立檔案數據庫，實現檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案信息系統功能：檔案管理信息系統應具備檔案錄入、查詢、借閱、統計、鑒定、銷毀等功能，同時應設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全性和保密性。4.數據備份與維護：定期對檔案管理信息系統中的數據進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。同時，要定期對系統進行維護和升級，確保系統的正常運行。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案管理信息系統的安全防護，防止網絡攻擊、病毒感染、數據泄露等安全事件的發(fā)生。2.對檔案管理信息系統的用戶進行身份認證和權限管理，嚴格控制用戶對檔案信息的訪問權限。用戶應定期更換密碼，確保密碼安全。3.加強對檔案數字化加工場所的安全管理，防止檔案原件在數字化過程中丟