PAGE法院新檔案化管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)法院檔案管理工作，提高檔案管理水平，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在法院工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)、完整、準(zhǔn)確原則。檔案的形成、收集、整理應(yīng)確保其內(nèi)容真實(shí)反映法院工作實(shí)際，做到完整無缺、準(zhǔn)確無誤。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為法院各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本院設(shè)立檔案管理科，作為專門的檔案管理部門，隸屬辦公室領(lǐng)導(dǎo)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本院各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.開展檔案的開發(fā)利用工作，為本院各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案參考資料，積極主動地為領(lǐng)導(dǎo)決策、案件審理、工作查考等提供依據(jù)。6.負(fù)責(zé)對本院各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類案件檔案，包括刑事、民事、行政案件的卷宗材料，如起訴書、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、裁判文書等。2.行政管理檔案，如黨組會議記錄、院長辦公會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.審判業(yè)務(wù)綜合檔案，如案件質(zhì)量評查材料、審判流程管理材料、司法統(tǒng)計報表等。4.其他具有保存價值的文件材料，如重要活動記錄、榮譽(yù)證書、對外交流材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理歸檔，不得積壓、拖延。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、訴訟檔案、聲像檔案、電子檔案等。2.編號為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)律，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查閱和檢索。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮條件良好的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域。2.庫房應(yīng)具備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等，以保證檔案的安全保管。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保檔案信息安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)工作原則。檔案利用應(yīng)緊密圍繞法院工作實(shí)際，為案件審理、行政管理、司法決策等提供有效服務(wù)。3.規(guī)范有序原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，確保檔案利用工作的規(guī)范、有序。（二）利用方式1.查閱本院工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。2.借閱本院工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制本院工作人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用內(nèi)容、審批情況等。登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對已過保管期限且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后予以銷毀。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對涉及重要?dú)v史事件、重大案件等具有長遠(yuǎn)歷史價值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案，應(yīng)永久保存。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等。4.檔案銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀審批表》一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的法院檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接和存儲。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本院檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限控制、檔案錄入、檢索查詢、統(tǒng)計報表等功能。3.數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。（三）信息化利用服務(wù)1.提供在線查閱服務(wù)通過法院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，為本院工作人員提供檔案在線查閱服務(wù)，方便快捷地獲取所需檔案信息。2.開展遠(yuǎn)程利用服務(wù)利用信息化技術(shù)，為上級法院、其他相關(guān)單位等提供遠(yuǎn)程檔案查閱、借閱等服務(wù)，提高檔案利用效率。八、檔案工作人員管理（一）人員配備檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要，配備足夠數(shù)量的專職檔案工作人員，檔案工作人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉法院工作業(yè)務(wù)。（二）崗位職責(zé)明確檔案工作人員的崗位職責(zé)，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等工作任務(wù)，確保各項(xiàng)工作責(zé)任到人。（三）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括