PAGE酒店檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強酒店檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在酒店經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門及全體員工在檔案資料管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：酒店檔案資料由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映酒店各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及酒店機密的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：在確保檔案資料安全的前提下，應(yīng)便于酒店各部門及員工查閱和使用，提高工作效率。二、檔案資料管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門酒店設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)酒店檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.收集與整理負(fù)責(zé)接收酒店各部門移交的檔案資料，并進(jìn)行初步審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，建立檔案索引。2.歸檔與保管將整理好的檔案資料及時歸檔，存放在符合安全要求的檔案庫房內(nèi)，并按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類存放。定期對檔案資料進(jìn)行檢查和清點，確保檔案資料的安全，防止檔案資料的損壞、丟失和霉變。做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。3.查閱與利用負(fù)責(zé)接待酒店各部門及員工的檔案查閱申請，按照規(guī)定的查閱程序辦理查閱手續(xù)，并提供必要的協(xié)助。根據(jù)查閱申請，及時準(zhǔn)確地提供所需的檔案資料，并做好查閱記錄。對查閱檔案資料的人員進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程中檔案資料的安全，防止檔案資料被涂改、損壞或丟失。4.銷毀與鑒定按照檔案保管期限的規(guī)定，對已到保管期限且無保存價值的檔案資料，提出銷毀意見，報酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。在酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，負(fù)責(zé)組織實施檔案資料的銷毀工作，并做好銷毀記錄。定期對檔案資料進(jìn)行鑒定，對保管期限已滿但仍有保存價值的檔案資料，提出延長保管期限的建議。三、檔案資料的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)酒店檔案資料分為行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、工程檔案、安全檔案、客戶檔案等七大類。具體分類如下：1.行政管理檔案酒店組織架構(gòu)、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、重要文件等。上級部門下發(fā)的文件、通知、批示等。酒店與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等。2.經(jīng)營管理檔案市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶信息、預(yù)訂記錄、入住登記、退房記錄等。酒店經(jīng)營數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表、財務(wù)分析報告、成本核算資料等。酒店設(shè)施設(shè)備清單、維修記錄、保養(yǎng)計劃等。3.財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告等。稅務(wù)申報資料、發(fā)票存根、銀行對賬單等。財務(wù)預(yù)算與決算資料、資金使用計劃等。4.人事檔案員工個人簡歷、入職申請表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎懲記錄等。員工工資表、考勤記錄、社保繳納記錄等。人事任免文件、員工調(diào)動記錄等。5.工程檔案酒店建設(shè)項目的可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、設(shè)計圖紙、施工方案、竣工驗收報告等。酒店設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、技術(shù)資料、維護(hù)手冊等。酒店水電暖等基礎(chǔ)設(shè)施的改造工程資料、維修記錄等。6.安全檔案酒店安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理報告等。消防設(shè)施設(shè)備清單、消防檢查記錄、消防演練記錄等。食品衛(wèi)生安全管理制度、食品檢驗報告、食品安全事故處理記錄等。7.客戶檔案酒店VIP客戶信息、常客檔案、投訴處理記錄等。客戶滿意度調(diào)查資料、客戶意見反饋記錄等。（二）編號規(guī)則檔案資料編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩位字母表示，如“XG”表示行政管理檔案，“JY”表示經(jīng)營管理檔案，“CW”表示財務(wù)檔案，“RS”表示人事檔案，“GC”表示工程檔案，“AQ”表示安全檔案，“KH”表示客戶檔案。3.流水號：用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。例如，2023年行政管理檔案中的第5份文件編號為“2023XG0005”。四、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍酒店各部門應(yīng)按照本制度的規(guī)定，及時將本部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料進(jìn)行收集整理，移交檔案管理部門。收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級部門下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、通知、批示等。2.本部門制定的規(guī)章制度、工作計劃與總結(jié)、會議紀(jì)要、重要文件等。3.本部門與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本部門在經(jīng)營管理活動中形成的各類報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、分析報告等。5.本部門員工的個人檔案材料，如簡歷、勞動合同、培訓(xùn)記錄等。6.本部門在工程建設(shè)、設(shè)施設(shè)備維護(hù)等方面形成的文件、資料，如設(shè)計圖紙、施工方案、維修記錄等。7.本部門在安全管理、食品衛(wèi)生管理等方面形成的文件、資料，如安全檢查記錄、事故處理報告、食品檢驗報告等。8.本部門在客戶服務(wù)方面形成的文件、資料，如客戶信息、投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏、偽造或篡改。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集原件和復(fù)印件，以備查閱和使用。4.收集的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，確保整齊、規(guī)范。（三）整理方法1.分類：按照本制度規(guī)定的檔案資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.編號：對每一份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、唯一。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。5.裝盒：將裝訂好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案資料的類別、編號、名稱等信息。五、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理歸檔后移交檔案管理部門。對于重要的檔案資料，應(yīng)及時歸檔，不得拖延。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案資料填寫《檔案資料移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進(jìn)行審核，審核無誤后在《檔案資料移交清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案資料存入檔案庫房。（三）保管期限檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：1.永久保管：凡是反映酒店主要職能活動和歷史面貌的，對酒店有長遠(yuǎn)利用價值的檔案資料，如酒店組織架構(gòu)、規(guī)章制度、重要文件、財務(wù)審計報告等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對酒店工作有查考利用價值的檔案資料，如經(jīng)營管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表、人事檔案、工程建設(shè)資料等，保管期限為10年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對酒店工作有查考利用價值的檔案資料，如一般性文件、臨時性報表等，保管期限為1年至10年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案資料的保管期限和類別，分別建立檔案庫房，對檔案資料進(jìn)行分類存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案資料應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，排列應(yīng)整齊有序，便于查找和使用。4.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對電子檔案資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。6.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及酒店機密的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止泄露。未經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制或銷毀機密檔案資料。六、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.酒店員工因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.酒店外部單位因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案資料查閱申請表》，經(jīng)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.查閱涉及酒店機密的檔案資料，應(yīng)經(jīng)酒店總經(jīng)理簽字同意后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱檔案資料的名稱、編號、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或酒店分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請，查找并提供所需的檔案資料，并填寫《檔案資料查閱登記表》，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人在檔案管理部門指定的地點查閱檔案資料，查閱過程中不得擅自涂改、損壞或帶走檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和酒店的規(guī)章制度，不得將檔案資料用于非法目的或泄露給無關(guān)人員。2.酒店各部門應(yīng)充分利用檔案資料，為酒店的經(jīng)營管理、決策提供依據(jù)和支持。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，了解檔案資料的利用需求和利用效果，為檔案資料的管理和服務(wù)提供參考。七、檔案資料的銷毀與鑒定（一）銷毀條件1.檔案資料已到保管期限，且無保存價值的。2.檔案資料因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且無保存價值的。3.檔案資料涉及的事項已經(jīng)結(jié)束，且無繼續(xù)保存必要的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對檔案資料進(jìn)行清理，對已到保管期限且無保存價值的檔案資料，提出銷毀意見，填寫《檔案資料銷毀申請表》，報酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。2.酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實施檔案資料的銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在兩人以上監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程的安全、徹底。3.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案資料銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在《檔案資料銷毀登記簿》上。（三）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行鑒定，對保管期限已滿但仍有保存價值的檔案資料，提出延長保管期