PAGE信用評級檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司信用評級檔案管理，規(guī)范信用評級檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保信用評級檔案的真實性、完整性和安全性，為公司信用評級工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司開展信用評級業(yè)務過程中形成的各類檔案資料，包括但不限于評級項目資料、被評級對象資料、評級過程記錄、評級報告及相關反饋意見等。（三）基本原則1.真實性原則：信用評級檔案應如實反映信用評級業(yè)務的全過程，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與信用評級相關的各類資料，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施確保信用評級檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、敏感信息的信用評級檔案嚴格保密，防止信息泄露給公司及被評級對象帶來不利影響。（四）管理職責1.檔案管理部門負責信用評級檔案管理制度的制定、修訂和組織實施。統(tǒng)籌規(guī)劃信用評級檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。定期對信用評級檔案進行檢查、評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。2.評級業(yè)務部門負責按照本制度要求，及時、準確地收集、整理本部門在信用評級業(yè)務過程中形成的各類檔案資料，并移交檔案管理部門。在檔案管理部門的指導下，做好本部門信用評級檔案的日常管理工作，確保檔案資料的妥善保管和有效利用。3.其他相關部門配合檔案管理部門和評級業(yè)務部門做好信用評級檔案管理工作，提供相關資料和信息支持。對涉及本部門的信用評級檔案資料進行審核、確認，確保檔案內容的準確性和合規(guī)性。二、檔案收集（一）收集范圍1.評級項目前期資料與被評級對象簽訂的信用評級業(yè)務委托書、協(xié)議書等相關合同文件。被評級對象的基本信息資料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、法定代表人身份證明、財務報表、審計報告、行業(yè)資質證書等。評級項目背景資料，如項目發(fā)起原因、市場環(huán)境分析、行業(yè)發(fā)展趨勢等。2.評級過程資料評級小組組建及分工情況。對被評級對象進行實地考察的記錄，包括考察時間、地點、人員、內容、結果等。與被評級對象及相關第三方進行訪談、調查的記錄，包括訪談對象、時間、內容、結果等。收集的各類數(shù)據(jù)資料，如財務數(shù)據(jù)、經(jīng)營數(shù)據(jù)、市場數(shù)據(jù)等，以及數(shù)據(jù)來源和數(shù)據(jù)驗證情況。評級過程中形成的各種分析報告、工作底稿，如信用狀況分析報告、風險評估報告、評級模型計算過程及結果等。3.評級報告及相關反饋資料信用評級報告初稿、征求意見稿、正式報告及相關修改記錄。被評級對象對評級報告的反饋意見及公司的回復情況。監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會等對評級報告的意見和建議及公司的處理情況。（二）收集要求1.及時性：各部門應在信用評級業(yè)務開展過程中及時收集相關檔案資料，確保資料的時效性。對于重要資料和關鍵節(jié)點形成的資料，應在規(guī)定時間內提交。2.準確性：收集的檔案資料應真實、準確、完整，數(shù)據(jù)信息應清晰、可靠，不得偽造、篡改或遺漏重要內容。3.完整性：按照收集范圍要求，全面收集各類檔案資料，不得缺項、漏項。對于同一事項的不同版本或補充資料，應一并收集整理。（三）收集流程1.評級業(yè)務部門負責收集：評級業(yè)務部門在項目開展過程中，指定專人負責檔案資料的收集工作，按照收集范圍和要求，及時從內部各環(huán)節(jié)、被評級對象及相關第三方獲取各類檔案資料。2.定期移交：評級業(yè)務部門應定期（每月或每季度）將收集整理好的檔案資料移交檔案管理部門。移交時，應填寫檔案移交清單，詳細注明檔案資料的名稱、數(shù)量、日期等信息，并雙方簽字確認。3.檔案管理部門審核接收：檔案管理部門收到移交的檔案資料后，應按照收集要求進行審核。對于不符合要求的檔案資料，應及時通知評級業(yè)務部門補充或修正，直至符合要求后予以接收。三、檔案整理（一）整理原則1.分類清晰原則：按照信用評級檔案的形成來源、時間順序、內容性質等進行分類，確保檔案類別明確，便于查找和管理。2.編號唯一原則：為每一份檔案資料賦予唯一的編號，便于標識和查詢，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.裝訂規(guī)范原則：對紙質檔案資料進行規(guī)范裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。（二）整理方法1.分類項目資料類：按照不同的信用評級項目，將該項目相關的所有檔案資料集中歸類。被評級對象資料類：根據(jù)被評級對象的名稱，將其相關資料歸為一類，包括基本信息、財務資料、經(jīng)營資料等。評級過程資料類：按照評級過程的不同階段和內容，分為實地考察記錄、訪談調查記錄、數(shù)據(jù)分析報告、工作底稿等類別。評級報告及相關反饋資料類：將不同版本的評級報告、被評級對象反饋意見及公司回復等資料分別歸類。2.編號采用“年份+項目序號+資料類別序號+流水號”的編號方式。例如，2023年第5個評級項目的第3類（實地考察記錄）資料中的第10份檔案，編號為2023050310。其中，年份為四位數(shù)字，項目序號為兩位數(shù)字，資料類別序號為兩位數(shù)字，流水號為兩位數(shù)字。3.裝訂對紙質檔案資料進行A4紙規(guī)格的統(tǒng)一裝訂，左側裝訂，裝訂厚度適中，以保證檔案整齊、牢固。對于紙張大小不一致的資料，應進行折疊或裁剪，使其符合A4紙規(guī)格。在每份檔案資料首頁附上檔案目錄，注明資料名稱、編號、頁碼等信息，便于查閱。（三）整理流程1.初步整理：檔案管理部門接收評級業(yè)務部門移交的檔案資料后，首先對資料進行初步分類，去除重復、無效的資料，并對資料的完整性進行檢查。2.詳細整理：按照整理方法，對初步分類的檔案資料進行編號、裝訂等詳細整理工作，確保檔案資料的規(guī)范性和系統(tǒng)性。3.編制目錄：根據(jù)整理好的檔案資料，編制詳細的檔案目錄，目錄應涵蓋檔案資料的類別、編號、名稱、日期等信息，方便查詢和檢索。4.審核歸檔：整理完成的檔案資料經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，進行歸檔存儲。四、檔案保管（一）保管方式1.紙質檔案保管設立專門的紙質檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保紙質檔案的安全存放。按照檔案類別和編號順序，將紙質檔案存放在檔案柜中，每個檔案柜應標明存放檔案的類別和范圍。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對信用評級電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。對電子檔案進行分類存儲，按照與紙質檔案對應的編號和類別進行命名和存放，便于查找和調用。定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。（二）保管期限1.長期保管檔案涉及公司重要信用評級項目、具有重大影響力的被評級對象檔案，以及與公司核心業(yè)務相關的評級過程資料和評級報告等，保管期限為永久。永久保管檔案應進行嚴格的審核和鑒定，確保其具有長期保存價值。2.定期保管檔案一般信用評級項目檔案、被評級對象一般性資料、評級過程中的一般性記錄等，保管期限為[X]年。定期保管檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門鑒定，確無保存價值的，可按照規(guī)定程序進行銷毀；仍有保存價值的，應繼續(xù)保管。（三）保管要求1.安全防護檔案庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防霉等設施設備，并定期進行檢查和維護，確保設施設備正常運行。對檔案庫房的溫濕度進行監(jiān)測和控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境，防止檔案因溫濕度變化而受損。加強檔案庫房的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入，確保檔案庫房的安全。2.日常管理建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫時間、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。定期對檔案進行盤點，核對檔案的數(shù)量、編號、完整性等情況，確保賬實相符。對發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應及時進行調查和處理，并采取相應的補救措施。五、檔案利用（一）利用范圍1.內部使用為公司內部信用評級業(yè)務開展提供參考和借鑒，包括對歷史評級項目的回顧、經(jīng)驗總結、數(shù)據(jù)對比分析等。作為公司風險管理、決策支持等工作的重要依據(jù)，如評估被評級對象信用風險、制定業(yè)務發(fā)展策略等。用于公司內部培訓、學習交流等活動，提高員工對信用評級業(yè)務的認識和專業(yè)水平。2.外部提供根據(jù)法律法規(guī)要求或監(jiān)管部門規(guī)定，向相關部門提供信用評級檔案資料。在符合保密規(guī)定和相關程序的前提下，應被評級對象或其他相關方的合理請求，提供部分信用評級檔案資料，但需明確使用目的和范圍，并要求對方簽署保密協(xié)議。（二）利用流程1.內部利用申請公司內部各部門如需利用信用評級檔案資料，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、所需檔案資料的名稱、編號等信息，并提交本部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將申請表提交檔案管理部門。2.檔案管理部門審批檔案管理部門收到申請表后，對利用申請進行審批。審批內容包括利用目的是否合理、是否符合檔案利用范圍、是否涉及保密規(guī)定等。對于涉及重要檔案資料或可能影響公司利益的利用申請，檔案管理部門應報公司分管領導審批。3.提供檔案資料經(jīng)審批同意后，檔案管理部門按照申請表要求，及時提供相應的信用評級檔案資料。提供方式可包括查閱原件、復印、電子文檔傳輸?shù)?，但應確保提供的檔案資料完整、準確，不影響檔案的后續(xù)保管。檔案管理部門應對檔案資料的利用情況進行記錄，包括利用時間、利用人、利用內容等信息。4.外部利用申請因外部需求需提供信用評級檔案資料的，應由公司相關業(yè)務部門提出申請，并提交對方的需求函件、保密協(xié)議等相關材料。申請材料經(jīng)公司分管領導審批后，由檔案管理部門按照規(guī)定程序和要求，對外提供檔案資料。在提供過程中，應嚴格控制提供范圍和方式，確保公司信息安全。（三）利用要求1.合法合規(guī)：檔案利用應嚴格遵守法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，不得利用檔案資料從事違法違規(guī)活動。2.保密限制：對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案資料，利用人應嚴格保密，不得泄露給任何無關第三方。在利用過程中，如需對檔案資料進行復制、摘錄等操作，應經(jīng)檔案管理部門批準，并按照保密要求進行處理。3.歸還與銷毀：檔案資料利用完畢后，利用人應及時歸還檔案管理部門。對于不再需要使用的檔案資料復印件等，利用人應按照檔案管理部門的要求進行銷毀，不得擅自留存。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括評級業(yè)務部門相關人員、財務人員、法務人員等。鑒定工作小組負責對信用評級檔案的保管期限、保存價值等進行鑒定。（二）鑒定內容1.保管期限鑒定：根據(jù)檔案的性質、重要程度、歷史價值等因素，對檔案的保管期限進行重新評估和確定，確保檔案保管期限的合理性。2.保存價值鑒定：對檔案資料的真實性、完整性、準確性以及對公司業(yè)務和決策的參考價值進行評估，判斷檔案是否仍具有保存意義。（三）鑒定流程1.初步篩選：檔案管理部門定期對到期的信用評級檔案進行清理，初步篩選出擬鑒定的檔案清單，注明檔案名稱、編號、保管期限、形成時間等信息。2.小組鑒定：檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案清單，對擬鑒定的檔案進行逐一審查和評估。通過查閱檔案內容、聽取相關業(yè)務部門意見、參考行業(yè)標準等方式，對檔案的保管期限和保存價值進行鑒定，并形成鑒定意見。3.結果公示：鑒定工作小組將鑒定結果在公司內部進行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，如公司員工對鑒定結果有異議，可向檔案管理部門提出申訴，檔案管理部門應及時進行核實和處理。4.審批確定：經(jīng)公示無異議后，鑒定結果報公司分管領導審批。公司分管領導根據(jù)鑒定意見和公司實際情況，最終確定檔案的保管期限調整或銷毀等處理意見。（四）銷毀流程1.編制銷毀清單：對于經(jīng)審批同意銷毀的檔案資料，檔案管理部門編制詳細的銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批銷毀：銷毀清單報公司分管領導再次審批，確保銷毀工作的合規(guī)性和嚴肅性。3.實施銷毀：根據(jù)銷毀