PAGE文書檔案歸類管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文書檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書檔案的歸類管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的文書應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照文書的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、文書檔案的分類（一）行政公文類1.上級(jí)來文：包括黨和國家各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、上級(jí)主管部門發(fā)來的文件、通知、指示等。2.公司發(fā)文：公司制發(fā)的各類文件，如決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。3.會(huì)議文件：公司各類會(huì)議形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.行政事務(wù)文件：涉及公司行政管理工作的文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、人事任免、獎(jiǎng)懲決定等。（二）業(yè)務(wù)文件類1.市場(chǎng)營銷文件：市場(chǎng)調(diào)研、銷售計(jì)劃、合同協(xié)議、客戶資料等相關(guān)文件。2.生產(chǎn)管理文件：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等方面的文件。3.財(cái)務(wù)管理文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、資金管理等文件。4.人力資源管理文件：招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、員工檔案等相關(guān)文件。5.技術(shù)研發(fā)文件：科研項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利申請(qǐng)等文件。（三）合同協(xié)議類1.采購合同：公司與供應(yīng)商簽訂的采購合同、協(xié)議等。2.銷售合同：公司與客戶簽訂的銷售合同、協(xié)議等。3.租賃合同：公司涉及的房屋、設(shè)備等租賃合同。4.合作協(xié)議：與合作伙伴簽訂的合作協(xié)議、意向書等。（四）項(xiàng)目文件類1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目申請(qǐng)書等。2.項(xiàng)目實(shí)施文件：項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量控制文件、項(xiàng)目變更記錄等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、總結(jié)評(píng)估報(bào)告等。（五）證照類1.營業(yè)執(zhí)照：公司注冊(cè)登記的營業(yè)執(zhí)照正、副本。2.組織機(jī)構(gòu)代碼證：公司組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本。3.稅務(wù)登記證：公司稅務(wù)登記證正、副本。4.資質(zhì)證書：公司取得的各類資質(zhì)證書，如行業(yè)資質(zhì)、認(rèn)證證書等。5.榮譽(yù)證書：公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。（六）其他文件類1.聲像檔案：公司活動(dòng)的照片、錄像、錄音等資料。2.電子檔案：以電子形式存儲(chǔ)的各類文件，如文檔、表格、圖表、數(shù)據(jù)庫等。3.實(shí)物檔案：公司具有保存價(jià)值的實(shí)物，如印章、牌匾、模型等。三、文書檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書檔案的收集工作，確保本部門形成的各類文件及時(shí)、完整地收集齊全。2.文書形成后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將文件原件或復(fù)印件交本部門檔案收集人員，檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)來文、合作單位來函等，由綜合管理部門統(tǒng)一簽收、登記，并及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門。相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將處理結(jié)果反饋給綜合管理部門，由綜合管理部門統(tǒng)一歸檔。（二）整理1.檔案收集人員應(yīng)按照文書檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件進(jìn)行分類整理。2.每份文件應(yīng)保持其完整性，如有附件應(yīng)一并整理歸檔。附件應(yīng)注明與正文的關(guān)系，并隨正文一起裝訂或編目。3.對(duì)于紙張破損、字跡模糊或褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。4.整理后的文件應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如按時(shí)間順序、重要程度等排列。排列好的文件應(yīng)逐件編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。四、文書檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年第一季度內(nèi)將上一年度形成的文書檔案整理歸檔完畢。2.對(duì)于重要的緊急文件，應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件應(yīng)符合檔案整理的質(zhì)量要求，分類準(zhǔn)確、排列有序、編號(hào)清晰、裝訂整齊。2.歸檔文件應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或抄寫清楚，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放。3.歸檔的文件應(yīng)填寫備考表，備考表應(yīng)包括本卷情況說明、整理人、檢查人、日期等內(nèi)容。備考表應(yīng)放在卷末。4.檔案裝盒時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件的數(shù)量和厚度合理選擇檔案盒，確保檔案存放整齊、美觀。檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)等內(nèi)容。（三）歸檔程序1.各部門檔案收集人員將整理好的檔案移交至綜合管理部門檔案管理人員。2.綜合管理部門檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.驗(yàn)收合格的檔案，由綜合管理部門檔案管理人員按照檔案管理的要求進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行錄入登記。五、文書檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫房。檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。六、文書檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門檔案管理人員處查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合管理部門檔案管理人員處查閱。查閱重要檔案應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（二）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并做好記錄。（三）檔案利用1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)提供檔案資料，并做好服務(wù)工作。2.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。復(fù)印、摘抄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司的決策提供參考依據(jù)。七、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由綜合管理部門牽頭，會(huì)同有關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。鑒定意見應(yīng)明確檔案的存毀情況，并填寫《檔案鑒定意見書》。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（二）銷毀1.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、日期、保管期限等內(nèi)容?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)一式兩份，一份隨檔案一起銷毀，一份留存?zhèn)洳椤?.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)