PAGE企業(yè)檔案室利用制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案室管理，充分發(fā)揮檔案的作用，規(guī)范檔案利用行為，保障企業(yè)和相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要查閱、借閱檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用活動必須遵守國家法律法規(guī)和企業(yè)相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案信息的安全，防止檔案泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)企業(yè)原則：以滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等工作需求為出發(fā)點，提供高效、便捷的檔案利用服務(wù)。4.規(guī)范有序原則：檔案利用應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，保證利用工作的規(guī)范化和制度化。二、檔案利用的范圍（一）企業(yè)內(nèi)部利用1.生產(chǎn)經(jīng)營：為產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)流程優(yōu)化、質(zhì)量控制等提供相關(guān)技術(shù)資料、合同協(xié)議等檔案支持。2.管理決策：為企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、投資決策、市場營銷等提供歷史數(shù)據(jù)、統(tǒng)計資料、市場分析報告等檔案依據(jù)。3.財務(wù)管理：查閱財務(wù)憑證、報表、審計報告等檔案，進(jìn)行財務(wù)核算、審計監(jiān)督和稅務(wù)處理。4.人力資源管理：利用員工檔案進(jìn)行招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪酬管理等工作。5.法務(wù)合規(guī)：為處理法律糾紛、合同審查、合規(guī)檢查等提供相關(guān)檔案資料。（二）企業(yè)外部利用1.合作單位：因合作項目需要，向合作伙伴提供相關(guān)檔案資料，如合作協(xié)議、技術(shù)方案、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.政府部門：按照法律法規(guī)要求，向政府有關(guān)部門提供企業(yè)檔案，用于行政監(jiān)管、政策支持等目的。3.司法機(jī)關(guān)：根據(jù)司法程序，為法院、檢察院等司法機(jī)關(guān)提供涉案檔案資料，協(xié)助司法調(diào)查。三、檔案利用的程序（一）內(nèi)部利用程序1.申請企業(yè)內(nèi)部各部門及員工因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等內(nèi)容。將申請表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對申請的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。2.審批申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至檔案室。檔案室根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況進(jìn)行審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請，需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱審批通過后，利用者憑有效證件到檔案室查閱檔案。檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。利用者應(yīng)在規(guī)定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.歸還利用完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案室。檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）外部利用程序1.申請外部單位或個人因工作需要利用本企業(yè)檔案，應(yīng)提前向企業(yè)提交《檔案利用申請表》，并附上單位介紹信、身份證明等相關(guān)材料。申請表應(yīng)詳細(xì)說明利用目的、檔案名稱、利用期限等內(nèi)容。2.審批企業(yè)收到外部利用申請后，由檔案室進(jìn)行初審，初審內(nèi)容包括申請的合法性、必要性和檔案的安全性等。初審?fù)ㄟ^后，將申請?zhí)峤恢疗髽I(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請，需經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)。3.簽訂協(xié)議經(jīng)審批同意后，企業(yè)與外部利用單位或個人簽訂《檔案利用協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括檔案利用的范圍、期限、保密要求、違約責(zé)任等。4.查閱外部利用者憑有效證件和《檔案利用協(xié)議》到檔案室查閱檔案。檔案室工作人員應(yīng)按照協(xié)議要求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。外部利用者如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明用途。5.歸還利用完畢后，外部利用者應(yīng)按照協(xié)議約定的期限及時將檔案歸還檔案室。檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，外部利用者應(yīng)按照協(xié)議承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。四、檔案利用的方式（一）查閱利用者可在檔案室指定的地點查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（二）借閱1.對于確需借出檔案室的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照借閱程序辦理。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案室提出申請。2.借閱檔案時，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明檔案名稱、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容。檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)審批意見，將檔案借給利用者，并要求利用者簽字確認(rèn)。3.利用者應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要必須復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.借閱期滿后，利用者應(yīng)按時歸還檔案。檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責(zé)任。（三）出具證明企業(yè)可為內(nèi)部各部門及員工、外部單位和個人出具與檔案內(nèi)容相關(guān)的證明材料。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保證明內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、合法。1.申請出具證明的單位或個人應(yīng)填寫《檔案證明申請表》，注明證明事項、檔案名稱、利用目的等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至檔案室。檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容，對申請事項進(jìn)行核實，并出具證明材料。3.證明材料應(yīng)加蓋企業(yè)檔案室印章，并注明日期。證明材料一式[X]份，一份交申請單位或個人，一份留存檔案室備案。五、檔案利用的安全與保密（一）安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案室工作人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.利用檔案時，應(yīng)在規(guī)定的地點進(jìn)行，嚴(yán)禁在非指定地點查閱、借閱檔案。利用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還原位。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和企業(yè)保密制度，對檔案信息進(jìn)行保密。檔案利用過程中涉及的機(jī)密信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。2.檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，對涉及機(jī)密、絕密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序辦理，確保檔案信息不被無關(guān)人員知悉。3.利用者應(yīng)對檔案內(nèi)容保密，不得擅自將檔案內(nèi)容透露給無關(guān)人員。如因工作需要必須引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明出處，并確保引用內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。?.對于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.企業(yè)內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案利用程序是否合規(guī)、檔案信息是否安全保密等。2.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，詳細(xì)記錄檔案利用的時間、內(nèi)容、利用者等信息，以便進(jìn)行統(tǒng)計分析和監(jiān)督檢查。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，并按照要求提供相關(guān)檔案資料。2.對于涉及司法調(diào)查等情況，積極配合司法機(jī)關(guān)的工作，如實提供檔案信息。七、檔案利用的收費（一）收費原則1.對于企業(yè)內(nèi)部利用檔案，原則上不收取費用。2.對于外部單位和個人利用檔案，根據(jù)實際成本和市場行情，合理收取費用。收費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)報企業(yè)財務(wù)部門備案，并向社會公開。（二）收費項目1.檔案查閱費：按照查閱檔案的數(shù)量和時間收取。2.檔案復(fù)印費：按照復(fù)印紙張數(shù)量和規(guī)格收取。3.檔案摘錄費：按照摘錄內(nèi)容的字?jǐn)?shù)和難度收取。4.檔案證明費：按照證明事項的復(fù)雜程度收取。（三）收費程序1.檔案室在收到外部利用申請時，應(yīng)告知利用者收費標(biāo)準(zhǔn)和收費方式。2.利用者在辦理檔案利用手續(xù)時，應(yīng)按照規(guī)定繳納相關(guān)費用