PAGE檔案上墻制度八條規(guī)定一、總則1.目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案上墻制度八條規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。3.基本原則檔案管理工作應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、保密性、規(guī)范性的原則，確保檔案信息能夠真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)，全面涵蓋工作過程中的各類資料，嚴(yán)格保護(hù)檔案信息不被泄露，各項(xiàng)操作符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。二、檔案收集規(guī)定1.收集范圍各部門應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的檔案收集范圍，及時(shí)、全面地收集各類文件、資料、記錄等檔案材料。包括但不限于公司文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.收集要求檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自修改、偽造或銷毀。收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并定期進(jìn)行備份。3.收集流程各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期對(duì)本部門產(chǎn)生的檔案材料進(jìn)行整理、分類。在檔案形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案材料移交至公司/組織檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行核對(duì)、登記，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交部門溝通解決。三、檔案整理規(guī)定1.分類標(biāo)準(zhǔn)檔案管理部門應(yīng)按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素，制定科學(xué)合理的分類標(biāo)準(zhǔn)。一般分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)類、人事類、項(xiàng)目檔案類等類別，并在每類下進(jìn)一步細(xì)分具體的二級(jí)、三級(jí)類目。2.整理方法對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案順序清晰、便于查找。電子檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件夾創(chuàng)建和命名，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行元數(shù)據(jù)標(biāo)注，以便快速檢索和利用。對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。3.整理期限檔案管理部門應(yīng)在接收檔案材料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理工作，并將整理好的檔案上架存放。四、檔案保管規(guī)定1.保管場(chǎng)所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。庫房溫度應(yīng)保持在[具體溫度范圍]，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[具體濕度范圍]。2.保管設(shè)備配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、密集架等，確保檔案存放有序、便于管理。安裝監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、消防報(bào)警系統(tǒng)等安全設(shè)備，保障檔案庫房的安全。3.保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)，確定不同檔案的保管期限。一般分為永久保管、定期保管（[X]年、[X]年等）。對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。4.檔案盤點(diǎn)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、存儲(chǔ)位置、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并采取措施解決。五、檔案借閱規(guī)定1.借閱權(quán)限公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。一般檔案的借閱由部門負(fù)責(zé)人審批，重要檔案的借閱需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。外部單位或人員因特殊原因需要查閱檔案的，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱要求借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱的檔案應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案管理部門，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、數(shù)量。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和整潔性，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向借閱人員查詢。六、檔案利用規(guī)定1.利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門可根據(jù)工作需要，合理利用檔案信息。檔案利用范圍包括為公司/組織決策提供參考依據(jù)、處理各類業(yè)務(wù)問題、開展項(xiàng)目研究、進(jìn)行歷史資料查詢等。2.利用方式檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用需求，為利用人員提供檔案查閱、借閱、復(fù)印、摘錄等服務(wù)。對(duì)于涉及多個(gè)部門或需要綜合利用的檔案信息，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合查閱或協(xié)調(diào)處理。3.利用記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用檔案名稱及內(nèi)容、利用目的等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀規(guī)定1.鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存意義。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核通過后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀程序編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、附則1.解釋權(quán)本檔案上墻制度八條規(guī)定由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.修訂與完善隨著公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案