PAGE辦公室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室及各部門檔案的管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、信函、會議紀(jì)要、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由辦公室負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項工作活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則應(yīng)保證檔案的齊全完整，涵蓋公司工作的各個方面，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，為公司各項工作提供檔案支持。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向辦公室移交本部門應(yīng)歸檔的檔案。3.配合辦公室做好檔案的查閱、借閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。4.負責(zé)本部門檔案信息的安全保密工作，防止檔案信息的泄露。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件，包括上級文件、公司發(fā)文、部門文件等。2.合同協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.會議紀(jì)要、決議、記錄等。5.人事檔案，包括員工入職資料、考核記錄、培訓(xùn)檔案等。6.業(yè)務(wù)檔案資料，如項目文檔、市場調(diào)研報告、技術(shù)資料等。7.照片、音像資料，如公司活動照片、重要會議視頻等。8.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案收集應(yīng)遵循真實性、完整性原則，不得遺漏重要文件資料。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為文書檔案、合同檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管與存儲（一）保管場所1.辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.照片、音像資料等應(yīng)進行分類整理，存儲在專門的存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映公司重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長遠查考利用價值的檔案。3.長期保管的檔案一般是在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。4.短期保管的檔案是在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.辦公室應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲狀況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并記錄相關(guān)情況。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負責(zé)人、各部門檔案管理人員及有關(guān)專家組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間及保管狀況等進行全面審查，分析其歷史價值和現(xiàn)實利用價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案銷毀清冊，明確檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)作為檔案進行永久保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，確保檔案查閱工作的規(guī)范、有序進行。2.查閱檔案應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）查閱范圍1.公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交辦公室審批。3.辦公室根據(jù)審批意見，安排專人負責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)辦公室同意，并按照規(guī)定進行登記。（四）借閱原則1.嚴(yán)格控制檔案借閱范圍，確保檔案安全。2.借閱檔案應(yīng)按時歸還，不得逾期。（五）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交辦公室審批。3.辦公室根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并登記借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、撕毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時向辦公室報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.辦公室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱、借閱等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）信息化管理1.推進檔案管理信息化建設(shè)，