PAGE藝培機(jī)構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)藝培機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本藝培機(jī)構(gòu)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指藝培機(jī)構(gòu)在教學(xué)、管理、運(yùn)營(yíng)等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作由機(jī)構(gòu)指定的綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映藝培機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作和活動(dòng)，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理藝培機(jī)構(gòu)在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對(duì)涉及機(jī)構(gòu)機(jī)密、學(xué)員隱私等重要檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理藝培機(jī)構(gòu)的各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索，提高檔案查詢效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記和管理，監(jiān)督檔案使用情況。6.對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施檔案的銷毀工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至綜合管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范整理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。4.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，做好檔案的日常管理、維護(hù)和安全保密工作。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不斷提高檔案管理工作水平。4.積極參與檔案管理工作的創(chuàng)新與改進(jìn)，為機(jī)構(gòu)檔案管理工作提供合理化建議。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.教學(xué)檔案教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件等。學(xué)員成績(jī)記錄、考試試卷、教學(xué)評(píng)估資料等。教學(xué)活動(dòng)記錄，如公開課、講座、實(shí)踐活動(dòng)等相關(guān)資料。2.學(xué)員檔案學(xué)員報(bào)名登記表、個(gè)人信息資料、身份證復(fù)印件等。學(xué)員繳費(fèi)記錄、學(xué)費(fèi)減免申請(qǐng)及審批材料等。學(xué)員學(xué)習(xí)記錄、考勤記錄、獎(jiǎng)懲情況等。3.師資檔案教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書、教師資格證書、專業(yè)技能證書等復(fù)印件。教師教學(xué)業(yè)績(jī)考核記錄、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估資料等。教師培訓(xùn)記錄、進(jìn)修經(jīng)歷、參加學(xué)術(shù)活動(dòng)等相關(guān)材料。4.行政檔案機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件及手續(xù)材料。機(jī)構(gòu)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理制度、規(guī)定、通知等文件。會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。行政公文、函件、合同協(xié)議等。5.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)報(bào)表。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)票據(jù)存根等。資產(chǎn)清查記錄、審計(jì)報(bào)告等。6.宣傳檔案機(jī)構(gòu)宣傳資料，如招生簡(jiǎn)章、宣傳海報(bào)、宣傳視頻等。媒體報(bào)道、廣告投放記錄等。學(xué)員及家長(zhǎng)反饋意見、口碑宣傳資料等。7.設(shè)備檔案教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備等固定資產(chǎn)的購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。設(shè)備使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等。設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及審批材料等。（二）編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“分類代碼+年度+流水號(hào)”的方式。2.分類代碼：按照上述檔案分類，分別賦予不同的代碼，如教學(xué)檔案為“JX”，學(xué)員檔案為“XY”等。3.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從001開始。5.例如，2023年形成的第5份教學(xué)檔案編號(hào)為“JX23005”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要文件、緊急文件或需及時(shí)歸檔的文件，應(yīng)隨時(shí)收集并移交至綜合管理部門。3.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的及時(shí)、完整。（二）整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、排序、編目等整理工作。2.去除文件材料上的金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.按照檔案分類要求，將文件材料進(jìn)行裝訂或裝盒，并在封面或盒脊上注明檔案名稱、編號(hào)、日期等信息。4.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨(dú)成冊(cè)。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交至綜合管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。2.移交時(shí)，雙方應(yīng)填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門按照檔案編號(hào)順序?qū)n案上架存放，確保檔案排列有序，便于查找。（二）保管1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，一般每季度檢查一次，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、有無破損霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期更換，并存放在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員離開庫(kù)房時(shí)應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損，不得擅自復(fù)印、拍照。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。2.鑒定工作由綜合管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定其保管價(jià)值和保管期限。3.對(duì)已超過保管期限的檔案，鑒定小組應(yīng)提出存毀意見，并填寫檔案鑒定意見書。(二)銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由綜合管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，