PAGE人事局人事檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)人事局人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性、保密性和安全性，充分發(fā)揮人事檔案在人事管理工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人事局全體工作人員的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映工作人員的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集反映工作人員各個方面的材料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對人事檔案的內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.安全性原則：采取有效措施確保人事檔案的安全，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。二、檔案內(nèi)容與分類（一）履歷材料1.個人經(jīng)歷的詳細(xì)記錄，包括工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等。2.各類任職文件、任免通知等。（二）自傳材料工作人員撰寫的反映個人成長經(jīng)歷、思想演變過程等的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核、任期考核等各類考核結(jié)果材料。2.干部考察、民主測評等考察材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書、成績單等。2.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等。（五）政審材料1.政治歷史情況審查材料。2.入黨、入團(tuán)材料等。（六）黨團(tuán)材料1.黨員、團(tuán)員的組織關(guān)系介紹信、轉(zhuǎn)正申請書等。2.黨內(nèi)、團(tuán)內(nèi)獎勵處分材料。（七）獎勵材料各級各類獎勵的表彰決定、獎勵證書等。（八）處分材料黨紀(jì)政紀(jì)處分決定、處分解除證明等。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等。2.任免文件、調(diào)動介紹信等。3.出國（境）審批表、護(hù)照使用記錄等。（十）其他可供組織參考的材料如個人重大事項(xiàng)報告、廉政檔案材料等。三、檔案收集與歸檔（一）收集渠道1.各部門定期向人事檔案管理部門報送工作人員的相關(guān)材料。2.工作人員個人主動提交應(yīng)歸檔的材料。3.通過組織考察、考核、培訓(xùn)等工作直接形成的材料，由相關(guān)部門及時移交人事檔案管理部門。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)材料的收集工作，確保材料的及時、準(zhǔn)確、完整。2.收集的材料應(yīng)符合檔案管理的規(guī)定，手續(xù)完備，簽字蓋章齊全。3.對于不符合要求的材料，應(yīng)及時退回相關(guān)部門或個人進(jìn)行補(bǔ)充完善。（三）歸檔程序1.人事檔案管理部門對收集到的材料進(jìn)行審核，檢查材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。2.對審核合格的材料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的分類順序進(jìn)行編號、裝訂。3.將整理好的檔案材料及時歸入相應(yīng)人員的檔案中，并在檔案目錄上做好登記。四、檔案整理與保管（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的歷史聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）整理方法1.對檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等操作。2.去除材料上的金屬物，對破損或褪色的材料進(jìn)行修復(fù)。3.按照規(guī)定的格式填寫檔案目錄，做到目錄清晰、準(zhǔn)確。（三）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.建立檔案保管期限表，對不同類型的檔案確定合理的保管期限。五、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.因工作需要，經(jīng)人事局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，相關(guān)部門可以查閱人事檔案。2.本人可以查閱自己的人事檔案，但涉及個人隱私等不宜公開的內(nèi)容除外。（二）查閱程序1.查閱部門或個人填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)人事局領(lǐng)導(dǎo)審批后，交人事檔案管理部門。3.人事檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)人事檔案管理部門同意，并注明用途。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱人事檔案的，必須經(jīng)人事局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由和借閱期限。2.申請表經(jīng)人事局主要領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，交人事檔案管理部門。3.人事檔案管理部門對借閱人進(jìn)行借閱前的檔案保密教育，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。5.借閱期滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，人事檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.工作人員因工作調(diào)動、辭職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的。2.根據(jù)組織安排，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至其他單位的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)出單位填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、檔案內(nèi)容等。2.《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》經(jīng)人事局領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，交人事檔案管理部門。3.人事檔案管理部門對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案材料齊全、完整。4.將檔案密封包裝，并在封口處加蓋單位公章。5.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后及時返回。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.嚴(yán)格按照規(guī)定的轉(zhuǎn)遞渠道進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，確保檔案安全、及時送達(dá)。2.轉(zhuǎn)遞的檔案應(yīng)完整無缺，如有短缺，應(yīng)及時查明原因并補(bǔ)齊。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系解決。七、檔案信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立涵蓋人事檔案基本信息、檔案內(nèi)容等的信息系統(tǒng)。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作效率。（二）信息錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)將人事檔案中的各類信息錄入信息系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對涉及人事檔案信息的工作人員進(jìn)行安全保密教育，簽訂保密協(xié)議。八、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.人事檔案的數(shù)量、類別、保管期限等基本情況。2.檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等利用情況。3.檔案材料的收集、整理、歸檔等工作情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用人事檔案信息系統(tǒng)生成統(tǒng)計(jì)報表，對檔案管理工作進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)分析。（三）分析與應(yīng)用1.通過對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題，提出改進(jìn)措施和建議。2.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，為人事局的人事決策、人才培養(yǎng)、隊(duì)伍建設(shè)等工作提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.對檔案材料進(jìn)行審核，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。4.做好檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作，確保檔案信息的安全、準(zhǔn)確。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和報送工作，確保材料的及時、準(zhǔn)確、完整。2.督促本部門工作人員遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。3.對本部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（三）人事局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)全局的人事檔案管理工作，審批檔