PAGE幼兒園門(mén)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園門(mén)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園內(nèi)所有與門(mén)相關(guān)的檔案資料管理，包括但不限于門(mén)的采購(gòu)合同、安裝記錄、維修保養(yǎng)記錄、鑰匙管理記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：幼兒園門(mén)檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映門(mén)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)和檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)幼兒園設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，負(fù)責(zé)門(mén)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作：包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等。2.建立檔案臺(tái)賬：詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、去向等信息，確保檔案的可追溯性。3.做好檔案的安全保管工作：采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)：對(duì)符合查閱條件的人員，及時(shí)提供檔案查閱，并做好查閱記錄。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)：確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與臺(tái)賬記錄一致。6.協(xié)助相關(guān)部門(mén)做好檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作：對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)與門(mén)相關(guān)檔案資料的收集和整理：并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱和利用工作：提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.門(mén)的采購(gòu)檔案：包括采購(gòu)合同、招投標(biāo)文件、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。2.門(mén)的安裝檔案：包括安裝合同、安裝圖紙、安裝記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.門(mén)的維修保養(yǎng)檔案：包括維修保養(yǎng)合同、維修記錄、保養(yǎng)記錄、更換零部件清單等。4.門(mén)的鑰匙管理檔案：包括鑰匙領(lǐng)取登記表、鑰匙歸還登記表、鑰匙遺失補(bǔ)辦記錄等。5.其他與門(mén)相關(guān)的檔案資料：如門(mén)的改造記錄、安全檢查記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作：確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整：不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.收集的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理：便于后續(xù)的歸檔和管理。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將門(mén)檔案分為采購(gòu)檔案、安裝檔案、維修保養(yǎng)檔案、鑰匙管理檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如年份+類(lèi)別+順序號(hào)等。3.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行歸檔：確保檔案的有序存放。2.歸檔的檔案應(yīng)按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列：便于查找和利用。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份：并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.門(mén)的采購(gòu)檔案：保管期限為自采購(gòu)之日起[X]年。2.門(mén)的安裝檔案：保管期限為自安裝完成之日起[X]年。3.門(mén)的維修保養(yǎng)檔案：保管期限為自維修保養(yǎng)記錄最后一次更新之日起[X]年。4.門(mén)的鑰匙管理檔案：保管期限為自鑰匙領(lǐng)取之日起[X]年。5.其他與門(mén)相關(guān)的檔案資料：保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但不得少于[X]年。（三）保管條件1.檔案管理室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔：溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中：并按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和利用。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)采取特殊的保管措施：如加密存儲(chǔ)、異地備份等，防止檔案信息泄露或丟失。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.幼兒園內(nèi)部人員查閱門(mén)檔案：需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理室查閱。2.外部單位查閱門(mén)檔案：需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)提前向檔案管理室提交《檔案查閱申請(qǐng)表》：說(shuō)明查閱的目的、內(nèi)容和范圍等。2.檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)：對(duì)檔案進(jìn)行檢索和查找，并提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)查閱檔案：不得擅自將檔案帶出檔案管理室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱完畢后：應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.門(mén)檔案僅供查閱和參考：不得用于其他任何目的。如需利用檔案資料進(jìn)行其他工作，應(yīng)經(jīng)幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照查閱程序提供檔案查閱服務(wù)：確保檔案的安全和保密。對(duì)違反查閱規(guī)定的人員，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.檔案查閱記錄應(yīng)妥善保存：以備日后查閱和審計(jì)。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)門(mén)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿。2.價(jià)值鑒定原則：根據(jù)檔案的內(nèi)容和歷史價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。3.集體鑒定原則：檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)提出鑒定意見(jiàn)：對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行集體鑒定：檔案管理部門(mén)組織幼兒園內(nèi)部相關(guān)部門(mén)和人員，對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行集體鑒定，形成鑒定結(jié)論。3.編制檔案鑒定報(bào)告：檔案管理部門(mén)根據(jù)集體鑒定結(jié)論，編制檔案鑒定報(bào)告，說(shuō)明鑒定的依據(jù)、方法、結(jié)果和處理意見(jiàn)等。4.報(bào)幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)審批：檔案鑒定報(bào)告報(bào)幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。（三）銷(xiāo)毀程序1.制定銷(xiāo)毀清單：檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案鑒定報(bào)告，制定檔案銷(xiāo)毀清單，詳細(xì)記錄擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.組織銷(xiāo)毀工作：檔案管理部門(mén)組織相關(guān)人員，按照檔案銷(xiāo)毀清單對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.填寫(xiě)銷(xiāo)毀記錄：銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀記錄》，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、人員、檔案名稱(chēng)和數(shù)量等信息。4.監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)：檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)有專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀記