PAGE醫(yī)院管理檔案管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院管理檔案工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映醫(yī)院各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員。檔案管理部門可根據(jù)工作需要，設(shè)置檔案庫房、閱檔室、辦公室等工作場所。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為醫(yī)院各項工作提供檔案資料支持和服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高醫(yī)院員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。三、檔案分類與編號（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面的檔案。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、規(guī)章制度、會議記錄、文件收發(fā)、印信管理等檔案。3.醫(yī)療管理類：涉及醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療安全、醫(yī)療技術(shù)管理、臨床診療規(guī)范等檔案。4.護理管理類：包含護理工作制度、護理質(zhì)量控制、護理人員培訓(xùn)等檔案。5.教學(xué)科研類：有教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、科研項目申報、科研成果等檔案。6.人事管理類：包括員工招聘、考核、晉升、薪酬福利、人事檔案等檔案。7.財務(wù)管理類：涉及醫(yī)院財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、財務(wù)報表等檔案。8.設(shè)備物資管理類：包含設(shè)備采購、驗收、使用、維護、報廢，物資采購、庫存管理等檔案。9.基建后勤管理類：有醫(yī)院基本建設(shè)規(guī)劃、工程圖紙、施工文件、后勤保障等檔案。10.患者管理類：包括患者病歷、醫(yī)療糾紛處理、患者滿意度調(diào)查等檔案。（二）檔案編號1.每大類檔案賦予一個固定的代碼，如黨群工作類代碼為DQ，行政管理類代碼為XZ等。2.每類檔案內(nèi)的案卷按照形成時間順序依次編號，編號采用阿拉伯?dāng)?shù)字，中間用“”隔開。例如，行政管理類的第5個案卷編號為XZ05。3.每份文件或資料在案卷內(nèi)也進行編號，編號為案卷編號后加“.”及順序號，如XZ05.03表示行政管理類第5個案卷中的第3份文件。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時將本科室、部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和可利用性。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案進行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的整齊牢固。4.對于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)進行單獨整理，并配以文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵的房間，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、閱檔區(qū)、整理區(qū)、辦公區(qū)等，確保工作流程順暢。3.檔案架應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，如有問題及時采取措施進行處理。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃，保持庫房整潔。5.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保電子檔案的安全。六、檔案利用（一）利用范圍醫(yī)院員工因工作需要，可查閱、借閱醫(yī)院檔案。外部單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.醫(yī)院員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、用途等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合要求的，予以辦理查閱或借閱手續(xù)，并登記查閱或借閱的時間、期限、檔案內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在閱檔室內(nèi)進行，不得擅自將檔案帶出閱檔室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。4.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行檢查，查看檔案是否按時歸還，有無損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)科室、部門的負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成鑒定小組，對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的價值和現(xiàn)實利用情況，確定其保管期限。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，《檔案銷毀清冊》應(yīng)作為檔案保存，長期留存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進行備份存儲。3.在檔案信息管理系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息，包括編號、名稱、日期、來源、保管期限等，方便檔案的檢索和查詢。4.利用檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、審批等功能，提高檔案利用的效率和便捷性。