PAGE城管局執(zhí)法檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城市管理綜合執(zhí)法工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，全面、準(zhǔn)確、及時地記錄城市管理綜合執(zhí)法活動，提高執(zhí)法水平和執(zhí)法效能，保障公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局及所屬各執(zhí)法機(jī)構(gòu)在履行城市管理綜合執(zhí)法職責(zé)過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：執(zhí)法檔案應(yīng)如實反映執(zhí)法活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集執(zhí)法活動中形成的各種文件、資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和程序進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管，確保檔案規(guī)范統(tǒng)一。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。（四）管理職責(zé)1.局辦公室負(fù)責(zé)全局執(zhí)法檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督；制定和完善執(zhí)法檔案管理制度；負(fù)責(zé)執(zhí)法檔案的集中保管和查閱服務(wù)；組織開展執(zhí)法檔案管理工作的培訓(xùn)和考核。2.各執(zhí)法機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案的收集、整理、立卷和移交；指定專人負(fù)責(zé)執(zhí)法檔案管理工作，確保檔案管理工作的落實；配合局辦公室做好執(zhí)法檔案的查閱、利用等工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.執(zhí)法文書類：包括行政處罰決定書、行政強(qiáng)制決定書、詢問筆錄、現(xiàn)場檢查筆錄、勘驗筆錄、聽證筆錄等。2.證據(jù)材料類：如照片、錄像、錄音、證人證言、鑒定意見、書證、物證等。3.審批文件類：案件立案審批表、案件處理審批表、重大案件集體討論記錄等。4.送達(dá)回執(zhí)類：各類執(zhí)法文書的送達(dá)回執(zhí)。5.其他相關(guān)材料：與執(zhí)法活動有關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.各執(zhí)法機(jī)構(gòu)在執(zhí)法活動結(jié)束后，應(yīng)及時將形成的各類檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對電子文件應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和存儲，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照執(zhí)法類別、案件性質(zhì)等進(jìn)行分類，如市容環(huán)境衛(wèi)生管理類、城市規(guī)劃管理類、市政工程管理類等。2.組卷：將同一案件的相關(guān)材料按照一定順序進(jìn)行排列，組成一卷或多卷。卷內(nèi)材料應(yīng)按照執(zhí)法文書、證據(jù)材料、審批文件等順序排列。3.編號：對每一卷檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.編目：編制卷內(nèi)目錄，注明每份材料的題名、日期、頁號等信息；編制案卷目錄，注明案卷編號、題名、保管期限等信息。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限執(zhí)法活動結(jié)束后，各執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將整理好的執(zhí)法檔案移交局辦公室歸檔。（二）歸檔程序1.各執(zhí)法機(jī)構(gòu)填寫檔案移交清單，注明案卷編號、題名、數(shù)量等信息，一式兩份，一份由移交機(jī)構(gòu)留存，一份隨檔案移交局辦公室。2.局辦公室對移交的檔案進(jìn)行核對，核對無誤后辦理簽收手續(xù)。3.局辦公室按照檔案管理的要求，對接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和編目，然后上架保管。（三）保管期限執(zhí)法檔案的保管期限分為永久、長期和短期。1.永久保管：涉及重大行政處罰案件、具有典型示范意義的案件、涉及國家利益和公共安全的案件等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：一般行政處罰案件、涉及較大社會影響的案件等，保管期限為[X]年。3.短期保管：簡單行政處罰案件等，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.局辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。四、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要查閱執(zhí)法檔案的，可按照規(guī)定查閱相關(guān)檔案。外單位因工作需要查閱本局執(zhí)法檔案的，應(yīng)按照程序辦理查閱手續(xù)。公民、法人和其他組織因涉及自身權(quán)益等原因查閱本局執(zhí)法檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.本局工作人員查閱：填寫《執(zhí)法檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室查閱。2.外單位查閱：持單位介紹信，填寫《執(zhí)法檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到局辦公室查閱。查閱涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，還應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.公民、法人和其他組織查閱：持有效身份證件，填寫《執(zhí)法檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，說明與自身權(quán)益的關(guān)系，經(jīng)本局相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到局辦公室查閱。查閱涉及個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，經(jīng)檔案管理人員同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)印或摘錄，并加蓋檔案查閱專用章。4.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用規(guī)定執(zhí)法檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和本局的相關(guān)規(guī)定，不得將檔案用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。因工作需要利用執(zhí)法檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。利用執(zhí)法檔案形成的資料，如需對外提供的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核和審批。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由局辦公室、法規(guī)科、各執(zhí)法機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對到期執(zhí)法檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理人員對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并報局辦公室審核。2.局辦公室審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同相關(guān)人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并填寫《執(zhí)法檔案銷毀登記表》，注明銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，可采用拍照、錄像等方式留存證據(jù)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)執(zhí)法檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。提高檔案管理工作的效率和水平，為執(zhí)法工作提供更加便捷的信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對已整理好的執(zhí)法檔案，應(yīng)及時進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.建立數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制，定期對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行日常管理工作。2.為執(zhí)法人員提供便捷的檔案查詢服務(wù)，支持執(zhí)法人員通過系統(tǒng)查詢相關(guān)案件的檔案信息，為執(zhí)法工作提供參考。3.利用系統(tǒng)生成各類統(tǒng)計報表，為執(zhí)法工作的分析和決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全管理1.加強(qiáng)執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)安全審計機(jī)制，對系統(tǒng)操作進(jìn)行記錄和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.局辦公室定期對各執(zhí)法機(jī)構(gòu)的執(zhí)法檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)機(jī)構(gòu)限期整改。（二）考核評價1.建立執(zhí)法檔案管理工作考核評價制度，將執(zhí)法檔案管理工作納入各執(zhí)法機(jī)構(gòu)的年度績效考核內(nèi)容。2.考核評價內(nèi)容包括檔案管理制