PAGE公司檔案管理制度草稿一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司各部門和人員查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理部門的要求提供相關(guān)檔案資料。3.各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類。1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司科研項(xiàng)目、工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)品開發(fā)等方面的檔案。3.會(huì)計(jì)檔案：包括公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括公司員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、工資待遇、考核評(píng)價(jià)等方面的檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)、項(xiàng)目管理等方面的檔案。（二）檔案編號(hào)檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案分類，為每一份檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。檔案編號(hào)應(yīng)包括檔案類別代碼、年度代碼、流水號(hào)等部分。例如：文書檔案編號(hào)為WS[年度代碼][流水號(hào)]，科技檔案編號(hào)為KJ[年度代碼][流水號(hào)]，會(huì)計(jì)檔案編號(hào)為KJ[年度代碼][流水號(hào)]，人事檔案編號(hào)為RS[年度代碼][流水號(hào)]，業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為YW[年度代碼][流水號(hào)]。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案資料收集整理，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)收集公司外部相關(guān)單位發(fā)來的文件、資料等，并及時(shí)進(jìn)行登記和整理。3.對(duì)于公司重大活動(dòng)、重要會(huì)議、重要項(xiàng)目等形成的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)提前介入，及時(shí)收集和整理。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.檔案整理應(yīng)包括文件材料的裝訂、編目、裝盒等工作。裝訂應(yīng)牢固、整齊，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，裝盒應(yīng)規(guī)范、有序。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。2.對(duì)于破損、褪色、字跡模糊等不符合保管要求的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.在檔案保管過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自出借、銷毀檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的保管期限。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，記錄鑒定的過程和結(jié)果。鑒定報(bào)告應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。（二）檔案銷毀1.對(duì)于已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀工作應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。記錄應(yīng)經(jīng)監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)后存檔。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)采用科學(xué)的方法，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并作為公司檔案管理工作決策的依據(jù)。（二）檔案利用1.公司各部門和人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案查閱申請(qǐng)表的要求，及時(shí)提供檔案資料，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，查閱人員應(yīng)履行保密義務(wù)。5.公司各部門和人員如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。6.檔案借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。7.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.公司各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的電子文件收集整理，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行分類整理，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.電子檔案整理應(yīng)包括文件的命名、存儲(chǔ)路徑、元數(shù)據(jù)錄入等工作。命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，存儲(chǔ)路徑應(yīng)清晰、可查，元數(shù)據(jù)錄入應(yīng)完整、準(zhǔn)確。（二）電子檔案的保管1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。備份應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。2.電子檔案保管應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防病毒等功能，確保電子檔案的安全保管。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。（三）電子檔案的利用1.公司各部門和人員因工作需要查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)填寫電子檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照電子檔案查閱申請(qǐng)表的要求，及時(shí)提供電子檔案資料，并做好查閱登記工作。3.查閱電子檔案