PAGE教育局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強教育局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合教育局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育局機關(guān)各科室、直屬單位及下屬學(xué)校的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教育局檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室負(fù)責(zé)檔案的綜合管理，各科室、單位明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映教育工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.科學(xué)規(guī)范原則：按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，采用科學(xué)的分類方法和管理手段，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以教育局局長為組長，分管副局長為副組長，各科室、直屬單位負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。（二）辦公室辦公室作為教育局檔案管理的綜合部門，負(fù)責(zé)制定檔案管理制度，組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計等工作，對各科室、單位的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）各科室、直屬單位各科室、直屬單位應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本科室、單位檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全。4.積極開展檔案的利用工作，為教育教學(xué)、行政管理等工作提供服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護和管理，保證設(shè)備的正常運行。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)頒發(fā)的與教育工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.教育局制定的各類文件、計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.教育局召開的重要會議的文件、記錄、紀(jì)要等。4.教育教學(xué)改革、科研項目、師資培訓(xùn)等方面的文件、資料。5.學(xué)校的基本情況、教學(xué)管理、學(xué)生管理、師資隊伍建設(shè)等方面的文件、資料。6.各類教育檢查、評估、驗收等工作中形成的文件、資料。7.其他與教育工作有關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各科室、單位應(yīng)及時將辦理完畢的文件、資料收集齊全，定期移交檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對收集的檔案資料是否齊全、完整，發(fā)現(xiàn)問題及時向相關(guān)人員催要。3.對重要文件、資料應(yīng)進行備份，防止丟失損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、教育業(yè)務(wù)類、教學(xué)研究類、學(xué)生管理類、師資隊伍建設(shè)類、財務(wù)管理類、基本建設(shè)類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各科室、單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交辦公室。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊。2.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清冊，一式兩份，交接雙方簽字確認(rèn)。3.辦公室對接收的檔案應(yīng)進行認(rèn)真核對，發(fā)現(xiàn)問題及時退回原科室、單位進行整改。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映教育局主要職能活動和歷史面貌的，對教育局工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對教育局工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對教育局工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年至15年。（四）保管方式1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行檢查和維護。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，在確保檔案安全的前提下，為教育教學(xué)、行政管理等工作提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可直接到檔案庫房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在科室、單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)所在科室、單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并由檔案管理人員進行登記。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.重要檔案的查閱、借閱和復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。3.利用檔案時不得擅自涂改、損毀、丟失檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，對到期檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對擬銷毀的檔案，應(yīng)逐卷、逐件進行登記，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.銷毀：銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.備案：銷毀檔案的情況應(yīng)進行備案，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立教育局檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理，確保圖像清晰、完整，并進行分類、編號、編目等處理。3.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、文號等進行檢索，方便利用者快速查找所需檔案。3.借閱管理：對檔案的借閱申請、審批、歸還等環(huán)節(jié)進行管理，記錄借閱情況。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行加密存儲，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)備份與維護1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)維護機制，定期對系統(tǒng)進行檢查和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室定期對各科室、單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組不定期對檔案管理工作進行抽查，對存在的問題提出整改意見。