PAGE兩網化檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，促進公司各項工作的規(guī)范化、科學化發(fā)展，依據國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況，不得虛假、偽造。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及公司機密的檔案，要嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項工作提供便捷的檔案利用服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督檢查。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案存儲環(huán)境安全、整潔、有序。5.對公司各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。6.按照規(guī)定向有關部門移交檔案，提供檔案查閱、借閱等利用服務。（二）檔案管理人員檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司業(yè)務流程，責任心強，嚴守檔案管理紀律。其主要職責包括：1.負責檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和準確，發(fā)現問題及時報告并處理。4.嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案的安全防護工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。5.積極為公司各部門提供檔案利用服務，根據工作需要及時準確地提供檔案資料。（三）各部門職責公司各部門負責本部門檔案的形成、積累、整理和移交工作，并指定專人負責檔案管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，將檔案管理工作納入本部門工作計劃，明確檔案管理責任人。2.負責收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行分類、裝訂，定期移交公司檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，配合檔案管理部門開展檔案管理檢查和整改工作。4.對本部門檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現問題及時整改，確保檔案管理工作符合公司要求。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等公司治理文件，行政公文、會議紀要、工作計劃、總結等行政事務文件。2.人力資源類：包括員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等人力資源管理文件，員工檔案、人事任免文件等。3.財務審計類：包括財務預算、決算、報表、憑證、審計報告等財務審計文件，稅務申報、繳納等稅務管理文件。4.市場營銷類：包括市場調研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料等市場營銷文件。5.技術研發(fā)類：包括研發(fā)項目立項、研發(fā)過程記錄、技術成果、專利申請等技術研發(fā)文件。6.生產管理類：包括生產計劃、生產調度、質量控制、設備管理等生產管理文件。7.物資采購類：包括采購計劃、采購合同、供應商資料、物資驗收等物資采購文件。8.項目管理類：包括項目立項、項目進度報告、項目驗收等項目管理文件。（二）檔案編號檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式，具體如下：1.年度：用四位數字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據檔案分類，采用大寫字母表示，如“XZ”表示行政管理類，“RL”表示人力資源類等。3.流水號：用五位數字表示，從“00001”開始依次編號。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“A2023XZ00001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門應按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等，并確保文件材料的齊全、完整。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，定期對本部門文件材料進行收集整理，確保文件材料不遺漏、不丟失。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.電子文件應采用通用格式存儲，并確保文件的可讀性和可編輯性。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標準，對收集的文件材料進行分類。2.編號：對每一份檔案進行編號，確保編號的唯一性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔號、題名、年度等信息。五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管的檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案。2.定期保管30年的檔案：在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案。3.定期保管10年的檔案：在一定時期內對公司工作有查考利用價值的檔案。（二）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現問題及時處理，確保檔案的完整和準確。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止數據丟失。5.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經允許不得進入檔案庫房。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出存毀意見。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據檔案的價值和保管期限規(guī)定，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀清冊》，經公司主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀。4.檔案銷毀應采用適當的方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經公司主管領導批準。（二）利用方式1.查閱：員工可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助。查閱檔案時，應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、污損。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱期限等內容，經部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）檔案名稱、數量、歸還日期等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的計算機設備、存儲設備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對紙質檔案應進行數字化掃描，掃描圖像應清晰、完整，符合檔案管理要求。數字化檔案應按照檔案分類進行存儲，并建立相應的索引目錄。3.檔案管理軟件應具備檔案錄入、檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能，方便檔案管理人員進行操作和管理。4.加強檔案信息化安全管理，設置用戶權限，防止檔案信息的非法訪問和泄露。定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和備份，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負責對公司各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。公司內部審計部門可定期對檔案管理工作進行審計監(jiān)督。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理工作的規(guī)范化、標準化程度，檔案分類、編號、編目等是否準確規(guī)范。3.檔案的安全保管情況，檔案庫房環(huán)境、存儲設備等是否符合要求。4.檔案信息化管理情