PAGE園林工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)園林工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為園林工程建設(shè)、維護(hù)、管理及相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的各類(lèi)園林工程項(xiàng)目檔案的管理，包括規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的各類(lèi)文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則園林工程檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映園林工程建設(shè)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假和偽造。3.及時(shí)性原則各部門(mén)和項(xiàng)目組應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理部門(mén)，確保檔案的時(shí)效性。4.保密性原則對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司園林工程檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)園林工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.對(duì)各部門(mén)和項(xiàng)目組的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.定期對(duì)園林工程檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)。2.對(duì)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.督促項(xiàng)目組人員按照檔案管理要求做好文件資料的收集、整理和保管工作。（三）項(xiàng)目組人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本崗位工作中形成的文件資料的收集、整理和保管，確保資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求及時(shí)將文件資料移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、歸檔和利用工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.園林工程項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)階段形成的文件資料，包括規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、圖紙、效果圖、可行性研究報(bào)告等。2.施工階段形成的文件資料，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.竣工驗(yàn)收階段形成的文件資料，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖紙、工程質(zhì)量評(píng)定資料、工程結(jié)算資料等。4.與園林工程相關(guān)的其他文件資料，如項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等。（二）收集要求1.項(xiàng)目組應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件資料的及時(shí)收集。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，確保文件的安全和可利用。4.收集的文件資料應(yīng)按類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，便于后續(xù)的歸檔和管理。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)園林工程檔案按照項(xiàng)目前期文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件、聲像檔案、電子檔案等進(jìn)行分類(lèi)。1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。2.施工文件按照施工管理、施工技術(shù)、施工物資、施工測(cè)量、施工記錄、施工試驗(yàn)、施工質(zhì)量驗(yàn)收等類(lèi)別進(jìn)行細(xì)分。3.竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖紙、工程質(zhì)量評(píng)定資料、工程結(jié)算資料等。4.聲像檔案包括園林工程建設(shè)過(guò)程中的照片、錄像、錄音等資料。5.電子檔案包括與園林工程相關(guān)的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）整理方法1.對(duì)收集的文件資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，編制檔案目錄。2.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保文件的整齊和牢固。3.對(duì)電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、命名規(guī)范，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.對(duì)聲像檔案進(jìn)行整理、標(biāo)注，確保圖像和聲音清晰、內(nèi)容完整。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.施工文件隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月定期移交檔案管理部門(mén)。3.竣工驗(yàn)收文件在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4.聲像檔案和電子檔案在項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目組將整理好的檔案資料填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，符合要求的予以接收，并在檔案移交清單上簽字蓋章。3.檔案管理部門(mén)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接收的檔案進(jìn)行歸檔，建立檔案檢索系統(tǒng)。六、檔案保管（一）保管期限園林工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量評(píng)定資料等。2.長(zhǎng)期保管的檔案包括施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等，保管期限為10年。3.短期保管的檔案包括項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等，保管期限為5年。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱園林工程檔案。2.與園林工程相關(guān)的單位和個(gè)人因業(yè)務(wù)往來(lái)需要查閱園林工程檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱園林工程檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并安排專(zhuān)人提供查閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。5.查閱檔案后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)人員等組成，負(fù)責(zé)園林工程檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值但已超過(guò)保管期限的檔案，可延長(zhǎng)保管期限。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門(mén)按照批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清單，一式兩份，