PAGE普九檔案管理制度一、總則（一）目的為加強普及九年義務教育（以下簡稱“普九”）檔案的科學管理，有效保護和利用檔案資源，為教育教學、學校管理及教育事業(yè)發(fā)展提供有力支持，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和教育行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內與普九工作相關的各類檔案管理，包括但不限于學校建設、師資配備、學生學籍、教育教學活動、經費投入等方面形成的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映普九工作的實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理普九工作各環(huán)節(jié)產生的檔案資料，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案的整理、分類、編目、存儲等操作符合要求。4.保密性原則：對涉及個人隱私、學校機密等敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應便于查詢、利用和保管，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善普九檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.組織開展普九檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定和銷毀等工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.對各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。5.負責檔案的開發(fā)利用工作，為學校決策、教育教學研究、社會服務等提供檔案信息支持。（二）各部門職責1.負責本部門普九檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集、完整保存和安全保密。3.在開展普九相關工作過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和歸檔工作，保證檔案質量。4.積極配合檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的指導和監(jiān)督，按時完成檔案管理工作任務。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、借閱、歸還、統(tǒng)計等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.對檔案進行定期檢查和維護，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的安全和完整。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為學校和相關部門提供檔案查詢、借閱等服務，充分發(fā)揮檔案的作用。5.負責檔案管理設備的維護和管理，保證檔案管理工作的正常開展。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行處理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.學校建設方面：包括學校規(guī)劃、建設項目審批文件、工程圖紙、竣工驗收報告等。2.師資配備方面：教師招聘文件、教師資格證書、教師培訓記錄、教師考核檔案等。3.學生學籍方面：學生入學登記表、學籍卡片、成績單、轉學記錄、休學復學記錄、畢業(yè)證明等。4.教育教學活動方面：教學計劃、教案、教學課件、考試試卷、學生作業(yè)、教研活動記錄、教學成果材料等。5.經費投入方面：教育經費預算、撥款文件、經費使用記錄、財務審計報告等。6.其他與普九工作相關的文件、資料、記錄，如上級教育主管部門的文件、學校工作計劃與總結、會議記錄、榮譽證書等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門在普九工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性和及時性。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體形式符合要求。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.對于重要的文件材料應進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，便于管理和查找。3.同一類別的檔案應按照一定的順序排列，如時間順序、重要程度等。4.對每份文件材料應進行編號、編目，編制目錄索引，便于快速檢索。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質和內容，將普九檔案分為學校建設、師資配備、學生學籍、教育教學活動、經費投入等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類，并編制分類目錄。2.編號：對每份檔案材料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號可采用年度流水號、分類編號等方式，如“2023001”表示2023年第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。通過編目，使檔案信息更加清晰、準確，便于查詢和利用。4.裝訂：對紙質檔案材料進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于翻閱和保管。對于紙張規(guī)格不一致的文件，應進行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。5.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別及起止編號，便于存放和查找。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門進行歸檔，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門應按照檔案分類目錄，對接收的檔案進行核對、清點，確保檔案的完整性和準確性。3.對歸檔的檔案應及時進行上架存放，按照分類順序排列，便于查找和利用。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校和社會具有長遠利用價值的檔案，如學校發(fā)展規(guī)劃、重要會議記錄、重大事件檔案等。長期保管的檔案：在較長時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為30年。如師資隊伍建設檔案、學生學籍檔案等。短期保管的檔案：在較短時間內對學校工作有參考價值的檔案，保管期限一般為10年。如一般性的教學活動記錄、臨時性文件等。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定和本公司/組織的實際情況進行，確保檔案的保存價值得到充分體現(xiàn)。（三）保管條件1.檔案庫房應具備良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件，確保檔案的安全保存。2.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。3.檔案架應堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。4.配備必要的檔案保管設備，如除濕機、空調、滅火器、防蟲藥等，定期對設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理。3.建立檔案清查記錄，詳細記錄清查時間、范圍、內容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用和安全保密。2.積極為學校決策、教育教學研究、社會服務等提供檔案信息支持，充分發(fā)揮檔案的作用。3.在檔案利用過程中，應保護檔案原件，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（二）利用方式1.查閱：學校內部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案，查閱時應填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容等。檔案管理人員應根據(jù)查閱需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱服務工作。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應經檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期使用，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等，按時歸還檔案。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案資料的復制服務。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。復制件應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。2.登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的（查閱、借閱、復制等）、利用檔案名稱及編號、歸還時間等。3.檔案利用登記記錄應妥善保存，作為檔案管理工作的重要資料，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準確判定檔案的保存價值。2.以國家有關規(guī)定和本公司/組織的檔案保管期限表為依據(jù)，結合學校實際情況，對檔案進行科學鑒定。3.鑒定工作應組織相關人員進行，確保鑒定結果的客觀性和公正性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案管理人員組成。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間、重要程度等因素，綜合判斷檔案的保存價值。3.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，鑒定小組應提出鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表，報經學校領導批準后進行處理。（三）銷毀程序1.經批準銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清單，清單應注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等內容。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚毀、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀完畢后應將銷毀清單歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的普九檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為學校各部門及相關人員提供便捷的檔案查詢和利用服務。3.利用信息化手段加強檔案安全管理，確保檔案信息的安全保密。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.檔案信息錄入：將檔案的目錄信息、文件內容等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案信息索引，便于快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的實際需求。4.數(shù)據(jù)備份與恢復：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。制定數(shù)據(jù)恢復預案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復數(shù)據(jù)。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護，防止信息泄露、篡改和丟失。2.設置用戶權限管理，對不同用戶賦予不同的操作權限，確保檔案信息的