PAGE紀(jì)律審查檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紀(jì)律審查檔案室的管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司紀(jì)律審查工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及紀(jì)律審查相關(guān)檔案的管理工作，包括但不限于違紀(jì)案件調(diào)查材料、處理決定、相關(guān)證據(jù)等檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則紀(jì)律審查檔案室對(duì)公司各類紀(jì)律審查檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.依法依規(guī)原則檔案管理工作嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司和相關(guān)人員的合法權(quán)益。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，為公司紀(jì)律審查工作及其他相關(guān)工作提供便利。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善紀(jì)律審查檔案室的各項(xiàng)管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司紀(jì)律審查檔案，做好檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。7.開(kāi)展檔案管理工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門紀(jì)律審查檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案利用信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案利用情況，及時(shí)為利用者提供準(zhǔn)確的檔案信息。4.做好檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理工作，保證設(shè)備的正常運(yùn)行。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部紀(jì)律審查工作中形成的各類文件、材料、記錄、證據(jù)等，包括但不限于舉報(bào)信、調(diào)查筆錄、談話記錄、書證、物證、視聽(tīng)資料等。2.與紀(jì)律審查案件相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、處理決定等文件。3.其他與公司紀(jì)律審查工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.檔案形成部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的紀(jì)律審查檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、不同問(wèn)題、不同保管期限進(jìn)行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照紀(jì)律審查案件的性質(zhì)、類別、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，可分為貪污受賄案件、違反廉潔紀(jì)律案件、失職瀆職案件等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用年份+類別代碼+流水號(hào)的形式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、頁(yè)數(shù)等信息，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查找。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的紀(jì)律審查檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄索引，便于快速檢索。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和查考利用價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重大紀(jì)律審查案件的檔案、涉及公司核心機(jī)密的檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為30年，主要包括一般性紀(jì)律審查案件的檔案等。4.短期保管的檔案保管期限一般為10年，主要包括一些臨時(shí)性或階段性紀(jì)律審查工作形成的檔案等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案保管工作。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部紀(jì)律審查部門因工作需要查閱檔案。2.公司其他部門因工作涉及紀(jì)律審查相關(guān)事項(xiàng)需要查閱檔案。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)的外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員查閱紀(jì)律審查檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。檔案室審核通過(guò)后，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.外部查閱外部單位或個(gè)人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案室應(yīng)安排專人陪同，嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供或公開(kāi)。2.查閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.檔案原件一般不得外借，如有特殊情況需要外借，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的外借手續(xù)，限期歸還。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、查考利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案與《檔案銷毀清冊(cè)》是否一致，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立紀(jì)律審查檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)檔案信息的變更、補(bǔ)充等情況，應(yīng)及時(shí)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶