PAGE檔案管理制度6篇一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行保密管理。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全保管。4.負責檔案的查閱、借閱、復印等利用服務工作，并做好登記記錄。5.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。6.負責組織檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核。（二）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，并指定專人負責檔案管理。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交綜合管理部。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用服務工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為行政管理類、人力資源管理類、財務管理類、市場營銷管理類、生產(chǎn)管理類、技術(shù)研發(fā)管理類、質(zhì)量管理類、設(shè)備管理類、物資管理類、合同管理類等十大類。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式編制。2.年度：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位大寫字母表示，如“XG”表示行政管理類，“RL”表示人力資源管理類等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”“0002”等。例如：2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023XG0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司員工的個人檔案、培訓檔案、考核檔案等。4.公司獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成的時間順序和類別，及時收集本部門的檔案材料。2.檔案材料應齊全完整、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應同時收集其對應的紙質(zhì)文件，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標準，將收集到的檔案材料進行分類。2.編號：對每一份檔案材料進行編號，編號應與檔案編號一致。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、名稱、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）庫房管理1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.電子檔案應按照檔案分類標準進行分類，并進行編號和編目。3.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.嚴格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案被篡改或泄露。六、檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時，應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。如需復印檔案，應經(jīng)綜合管理部負責人批準，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。3.查閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大利用范圍。借閱期滿后，應及時歸還檔案。（三）外單位查閱與借閱1.外單位查閱或借閱公司檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案時，應在公司指定的地點進行，并有專人陪同。如需復印檔案，應經(jīng)綜合管理部負責人批準，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。3.外單位借閱檔案期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，應及時歸還檔案，并由綜合管理部負責收回借閱的檔案。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部定期對保管期滿的檔案進行鑒定，組成檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務人員參加。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，對檔案進行鑒定，提出銷毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。（二）銷毀1.經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，對鑒定為無保存價值的檔案進行銷毀。2.檔案銷毀應在指定地點進行，由綜合管理部和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷。3.銷毀