PAGE房管局檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強房管局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在房產(chǎn)管理工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于房管局機關各部門、下屬事業(yè)單位以及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則房管局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。2.真實性原則檔案內容必須真實反映房產(chǎn)管理工作的實際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則全面收集、整理各類檔案，保證檔案資料的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息進行保密管理，防止信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為房產(chǎn)管理工作提供便捷、高效的檔案利用服務。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置房管局設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案管理的日常工作。（二）主要職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善房管局檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案基礎工作，確保檔案資料的規(guī)范有序。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的時效性和準確性。6.積極開展檔案利用工作，為房產(chǎn)管理工作提供檔案查閱、借閱、復制等服務，充分發(fā)揮檔案的價值。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和業(yè)務水平。8.負責與上級檔案管理部門及其他相關單位的檔案業(yè)務聯(lián)系與交流，及時報送檔案工作情況。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.房產(chǎn)產(chǎn)權檔案包括房屋所有權登記檔案、房屋抵押登記檔案、房屋租賃登記檔案等，記錄房產(chǎn)產(chǎn)權的取得、變更、注銷等情況。2.房產(chǎn)交易檔案涵蓋商品房預售合同備案檔案、存量房買賣合同檔案、房屋轉讓合同檔案等，反映房產(chǎn)交易的全過程。3.房屋征收檔案涉及房屋征收決定、征收補償協(xié)議、征收安置檔案等，為房屋征收工作提供依據(jù)。4.房地產(chǎn)開發(fā)檔案包含房地產(chǎn)開發(fā)項目立項、規(guī)劃、建設、驗收等環(huán)節(jié)的檔案資料，對房地產(chǎn)開發(fā)項目進行全程記錄。5.物業(yè)管理檔案有物業(yè)服務合同檔案、業(yè)主信息檔案、小區(qū)維修養(yǎng)護檔案等，與物業(yè)管理工作相關。6.行政公文檔案包括房管局在行政管理過程中形成的各類文件、通知、報告、會議紀要等。7.人事檔案記錄房管局工作人員的個人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價、獎懲情況等。8.財務檔案涉及房管局財務收支、會計憑證、報表、審計報告等財務資料。（二）編號規(guī)則1.采用層次分類編號法，按照檔案類別進行一級分類編號，再根據(jù)檔案形成時間、順序等進行二級編號。2.房產(chǎn)產(chǎn)權檔案編號格式為：CQ[年份][流水號]，如CQ2023001，表示2023年的第1份房產(chǎn)產(chǎn)權檔案。3.房產(chǎn)交易檔案編號格式為：JY[年份][流水號]，如JY2022010，表示2022年的第10份房產(chǎn)交易檔案。4.房屋征收檔案編號格式為：ZS[年份][流水號]，如ZS2021005，表示2021年的第5份房屋征收檔案。5.房地產(chǎn)開發(fā)檔案編號格式為：KF[年份][流水號]，如KF2020008，表示2020年的第8份房地產(chǎn)開發(fā)檔案。6.物業(yè)管理檔案編號格式為：WY[年份][流水號]，如WY2019012，表示2019年的第12份物業(yè)管理檔案。7.行政公文檔案編號格式為：XG[年份][流水號]，如XG2024003，表示2024年的第3份行政公文檔案。8.人事檔案編號格式為：RS[年份][流水號]，如RS2023015，表示2023年的第15份人事檔案。9.財務檔案編號格式為：CW[年份][流水號]，如CW2022020，表示2022年的第20份財務檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在履行職責過程中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.房產(chǎn)管理業(yè)務活動中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議、證書、報表等。3.上級部門下發(fā)的與房管局工作相關的文件、指示、通知等。4.對外交往中形成的重要文件、信函、紀要等。5.其他需要歸檔保存的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的檔案資料移交檔案管理部門。2.收集的檔案資料應齊全完整、真實準確，字跡清晰，載體完好。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案分類標準進行歸類。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案資料進行裝訂、編頁，去除金屬物，確保檔案的整齊美觀。4.建立檔案盒，將整理好的檔案裝入盒內，并在盒脊上注明檔案類別、編號、起止日期等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及國家機密、重要房產(chǎn)產(chǎn)權信息、重大房產(chǎn)交易記錄等具有長遠保存價值的檔案。3.長期保管的檔案期限為30年，主要包括一般性房產(chǎn)管理業(yè)務檔案、行政公文檔案等。4.短期保管的檔案期限為10年，主要包括臨時性房產(chǎn)管理工作檔案、一般性財務檔案等。（三）保管要求1.按照檔案類別和保管期限，對檔案進行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。3.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質量準確無誤。4.對破損、褪色、字跡模糊的檔案，應及時進行修復或復制，保證檔案的完整性。5.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。六、檔案的利用（一）利用范圍1.房管局內部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機關、行政機關等因辦案需要查閱檔案。3.房產(chǎn)權利人、利害關系人因查詢房產(chǎn)信息需要查閱檔案。（二）利用流程1.內部查閱工作人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。所在部門負責人簽字審批。將申請表交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請?zhí)峁┎殚喎?，并做好查閱記錄?.借閱工作人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。所在部門負責人簽字審批。檔案管理部門負責人審核批準。借閱人辦理借閱手續(xù)，領取檔案，并在規(guī)定期限內歸還。3.對外提供查閱司法機關、行政機關等因辦案需要查閱檔案，應出具單位介紹信和相關證明文件。檔案管理部門審核后，按照規(guī)定程序提供查閱服務，并做好登記記錄。房產(chǎn)權利人、利害關系人因查詢房產(chǎn)信息需要查閱檔案，應提供有效身份證件和相關證明材料。檔案管理部門核實身份后，按照規(guī)定程序提供查閱服務，并做好登記記錄。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)檔案管理部門批準，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。3.查閱、借閱檔案應在規(guī)定的時間和地點進行，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案后，應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復文件、臨時文件、無查考利用價值的文件等進行鑒定。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，在保密期限屆滿后，按照規(guī)定程序進行解密和鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行審核，根據(jù)鑒定標準確定是否銷毀。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人、房管局分管領導簽字批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質檔案采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案采用數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀等方式進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標與規(guī)劃1.制定檔案信息化建設目標，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化。2.編制檔案信息化建設規(guī)劃，明確信息化建設的任務、步驟和保障措施。（二）檔案數(shù)字化1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，將檔案信息轉化為電子文件。2.數(shù)字化掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。3.對數(shù)字化檔案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）檔案管理系統(tǒng)建設1.選用適合房管局檔案管理工作的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲、利用等功能。2.檔案管理系統(tǒng)應具備權限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保檔案信息的安全可靠。3.加強檔案管理系統(tǒng)的維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行和功能的不斷完善。（四）電子檔案管理1.建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的管理。2.對電子檔案進行加密存儲，設置不同的訪問權限，防止電子檔案信息泄露。3.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由房管局紀檢監(jiān)察部門和檔案管理部門人員組成，負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容與方式1.監(jiān)督檢查內