PAGE醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門涉及的會(huì)計(jì)檔案管理工作，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.依法依規(guī)，規(guī)范操作。嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用和銷毀等操作。3.確保安全，方便利用。采取有效措施，保證會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案的損壞、丟失和泄密；同時(shí)，要便于會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括各種發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表、獎(jiǎng)金表等。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類登記的，總括反映醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類登記的，詳細(xì)反映醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序逐日逐筆登記。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來(lái)賬款明細(xì)賬、成本費(fèi)用明細(xì)賬等。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)告：除月度財(cái)務(wù)報(bào)告外，還包括財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書等。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：反映銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間差異的調(diào)節(jié)情況。2.銀行對(duì)賬單：銀行提供的反映醫(yī)院銀行存款收支情況的對(duì)賬單。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案移交情況的清冊(cè)。4.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清冊(cè)。5.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清冊(cè)。6.其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各科室、部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算的要求，及時(shí)將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料整理齊全，并定期移交財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集工作，對(duì)收集到的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行認(rèn)真審核，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理：將原始憑證按照記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行排列，粘貼整齊，不得缺頁(yè)、漏頁(yè)。記賬憑證應(yīng)按照編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理：總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿應(yīng)按照年度順序排列，加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁(yè)，整理成冊(cè)，并在賬頁(yè)上加蓋“作廢”戳記。3.財(cái)務(wù)報(bào)告的整理：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照時(shí)間順序排列，加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、報(bào)告名稱、年度、月份、季度、報(bào)告頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)包括紙質(zhì)報(bào)告和電子報(bào)告，電子報(bào)告應(yīng)存儲(chǔ)在光盤或移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明報(bào)告名稱、年度、月份、季度等信息。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等應(yīng)按照時(shí)間順序排列，加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、資料名稱、年度、月份等內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，并由相關(guān)人員簽字蓋章。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和使用。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意堆放、折疊、損壞或丟失。3.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容。五、會(huì)計(jì)檔案的利用與借閱（一）利用原則1.會(huì)計(jì)檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整和安全。2.會(huì)計(jì)檔案的利用應(yīng)服務(wù)于醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理和決策需要，為醫(yī)院的發(fā)展提供支持。（二）利用方式1.查閱：醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)。2.復(fù)制：醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制時(shí)，應(yīng)使用醫(yī)院統(tǒng)一規(guī)定的復(fù)制設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件一致。3.借閱：醫(yī)院外部單位或個(gè)人因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，并由借閱人簽字蓋章。借閱期限一般不得超過(guò)3個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還會(huì)計(jì)檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門報(bào)告。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.醫(yī)院檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。3.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案銷毀意見進(jìn)行審批。4.由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門和審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)。（三）銷毀記錄1.會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)將《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。2.會(huì)計(jì)檔案銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間（具體到年月日時(shí)分）、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式（如焚燒、粉碎等）、監(jiān)銷人簽名等內(nèi)容。七、會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門醫(yī)院應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督機(jī)制，并指定專門的監(jiān)督部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督部門一般為醫(yī)院的審計(jì)部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，是否存在偽造、篡改、隱匿、銷毀會(huì)計(jì)檔案等違法行為。3.會(huì)計(jì)檔案保管設(shè)施的安全性，是否存在火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)等安全隱患。4.會(huì)計(jì)檔案利用和借閱情況，是否存在違規(guī)利用和借閱會(huì)計(jì)檔案的行為。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，一般每年至少檢查一次。2.不定期檢查：監(jiān)督部門可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題或重要事項(xiàng)，監(jiān)督部門可組織專項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真制定整改措施，落實(shí)整改責(zé)任，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決