PAGE檔案室6s管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本6S管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家檔案管理法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.系統(tǒng)性原則：對檔案進(jìn)行分類、編號、整理，形成科學(xué)合理的檔案管理體系。3.實(shí)用性原則：以方便檔案利用為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、整理（SEIRI）（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司各類行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績效考核等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目資料、客戶信息等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等。（二）文件編號1.為便于檔案的識(shí)別和查找，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和擴(kuò)展性原則。2.編號格式示例：[檔案類別代碼][年份][流水號]。例如，行政檔案2023年的第5份文件編號為XZ202305。（三）整理要求1.定期對檔案進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案資料進(jìn)行有序排列，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。3.對每份檔案進(jìn)行編目，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。三、整頓（SEITON）（一）檔案存放區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)檔案類別和使用頻率，劃分不同的存放區(qū)域，如行政檔案區(qū)、人事檔案區(qū)、財(cái)務(wù)檔案區(qū)等。2.為每個(gè)存放區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明區(qū)域名稱和檔案類別。（二）檔案柜標(biāo)識(shí)1.在檔案柜上標(biāo)明所屬區(qū)域、檔案類別、存放范圍等信息，方便查找。2.對于重要檔案或特殊檔案，應(yīng)在檔案柜上設(shè)置特殊標(biāo)識(shí)。（三）整頓要求1.檔案應(yīng)整齊存放在檔案柜中，不得隨意堆放。2.按照編號順序依次排列檔案，便于快速查找。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并設(shè)置明確的文件名。四、清掃（SEISO）（一）清掃責(zé)任分工1.明確檔案室清掃責(zé)任人，定期對檔案室進(jìn)行清掃。2.清掃責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)檔案柜、地面、桌面等區(qū)域的清潔工作。（二）清掃內(nèi)容1.清除檔案柜上的灰塵，保持檔案柜外觀整潔。2.打掃地面，保持地面無雜物、無污漬。3.擦拭桌面，保持桌面干凈整潔，文件擺放有序。4.檢查檔案資料是否有受潮、發(fā)霉等情況，如有問題及時(shí)處理。（三）清掃頻率1.每周進(jìn)行一次全面清掃，確保檔案室環(huán)境整潔。2.在特殊時(shí)期，如雨季、高溫季節(jié)等，應(yīng)增加清掃次數(shù)。五、清潔（SEIKETSU）（一）清潔標(biāo)準(zhǔn)制定1.制定檔案室清潔標(biāo)準(zhǔn)，明確各項(xiàng)清潔工作的具體要求和達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。2.清潔標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案柜清潔、地面清潔度、桌面整潔度等方面。（二）監(jiān)督檢查1.定期對檔案室清潔情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保清潔工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。2.設(shè)立清潔監(jiān)督檢查記錄，對檢查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）持續(xù)改進(jìn)1.根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，分析清潔工作中存在的問題，制定改進(jìn)措施。2.不斷完善清潔標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，持續(xù)提高檔案室的清潔水平。六、素養(yǎng)（SHITSUKE）（一）檔案管理培訓(xùn)1.定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案分類、編號、整理、保管等方面的知識(shí)和操作方法。（二）行為規(guī)范教育1.在檔案室顯著位置張貼檔案管理行為規(guī)范，引導(dǎo)員工自覺遵守。2.教育員工愛護(hù)檔案資料，不得隨意涂改、損壞、丟失檔案。（三）考核激勵(lì)1.將檔案管理工作納入員工績效考核體系，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.對違反檔案管理制度的員工進(jìn)行批評教育和相應(yīng)處罰。七、安全（SECURITY）（一）檔案實(shí)體安全1.配備必要的檔案保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。2.定期檢查檔案保管設(shè)施的運(yùn)行情況，確保其正常使用。3.對檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量和狀態(tài)，防止檔案丟失。（二）檔案信息安全1.建立檔案信息安全管理制度，規(guī)范檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)。2.對電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限，防止信息泄露。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和防范能力。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處置措施。2.定期組織應(yīng)急演練，提高