PAGE心理咨詢室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)心理咨詢室檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，充分發(fā)揮檔案在心理咨詢工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本心理咨詢室在開(kāi)展心理咨詢服務(wù)過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映心理咨詢工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與心理咨詢相關(guān)的各類資料，確保檔案的齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案中涉及的個(gè)人隱私信息，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.咨詢記錄檔案：包括來(lái)訪者的基本信息、咨詢過(guò)程記錄、咨詢效果評(píng)估等。2.來(lái)訪者個(gè)人檔案：涵蓋來(lái)訪者的個(gè)人背景、心理測(cè)評(píng)報(bào)告、治療歷史等。3.咨詢師工作檔案：包含咨詢師的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、培訓(xùn)記錄等。4.案例研討檔案：涉及心理咨詢案例的分析、討論、總結(jié)等資料。5.行政文件檔案：如上級(jí)部門(mén)的相關(guān)政策文件、本心理咨詢室的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。2.咨詢記錄檔案編號(hào)格式為：ZL年份流水號(hào)，其中“ZL”表示咨詢記錄檔案，年份為四位數(shù)字，流水號(hào)為三位數(shù)字。例如：ZL2023001。3.來(lái)訪者個(gè)人檔案編號(hào)格式為：LG年份流水號(hào)，“LG”表示來(lái)訪者個(gè)人檔案。4.咨詢師工作檔案編號(hào)格式為：ZS年份流水號(hào)，“ZS”表示咨詢師工作檔案。5.案例研討檔案編號(hào)格式為：AL年份流水號(hào)，“AL”表示案例研討檔案。6.行政文件檔案編號(hào)格式為：XZ年份流水號(hào)，“XZ”表示行政文件檔案。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.咨詢師應(yīng)在每次咨詢結(jié)束后及時(shí)整理并提交咨詢記錄，確保記錄內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)于來(lái)訪者提供的個(gè)人資料，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明等，應(yīng)進(jìn)行妥善收集。3.定期收集咨詢師的工作計(jì)劃、工作總結(jié)等工作檔案資料。4.每次案例研討結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)整理并提交案例研討檔案。5.行政文件檔案由專人負(fù)責(zé)收集，確保各類文件及時(shí)歸檔。（二）整理方法1.按照檔案分類進(jìn)行整理，同類檔案集中存放。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并在檔案封面注明編號(hào)、檔案名稱、日期等信息。3.咨詢記錄檔案應(yīng)按照咨詢時(shí)間順序排列，確保記錄的連貫性。4.來(lái)訪者個(gè)人檔案中的各項(xiàng)資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，如心理測(cè)評(píng)報(bào)告單獨(dú)成冊(cè)，其他資料按照類別依次排列。5.咨詢師工作檔案按照不同的工作內(nèi)容進(jìn)行分類整理，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)等分別存放。6.案例研討檔案按照案例的重要性、研討時(shí)間等因素進(jìn)行排序。7.行政文件檔案按照文件的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，如政策文件、規(guī)章制度等分別歸類。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。2.電子檔案存儲(chǔ)在專門(mén)的服務(wù)器上，設(shè)置不同的文件夾對(duì)應(yīng)各類檔案，并進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。3.紙質(zhì)檔案存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)功能。（二）保管期限1.咨詢記錄檔案、來(lái)訪者個(gè)人檔案、咨詢師工作檔案、案例研討檔案的保管期限為[X]年，自咨詢結(jié)束或相關(guān)事件發(fā)生之日起計(jì)算。2.行政文件檔案中涉及重要政策、法規(guī)等文件應(yīng)長(zhǎng)期保存，一般性文件保管期限為[X]年。（三）保管責(zé)任1.設(shè)立檔案管理員崗位，負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作。2.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.嚴(yán)格控制檔案的借閱和查閱，確保檔案不被非法獲取或篡改。五、檔案借閱與查閱（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部咨詢師因工作需要查閱相關(guān)檔案時(shí)，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.外部機(jī)構(gòu)或人員因特殊原因需要查閱檔案時(shí)，必須經(jīng)過(guò)本心理咨詢室負(fù)責(zé)人書(shū)面批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。3.檔案原則上不外借，如有特殊情況需要借閱，必須經(jīng)心理咨詢室最高負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（二）查閱流程1.借閱或查閱人員填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表提交至相應(yīng)審批人處，審批人根據(jù)規(guī)定進(jìn)行審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理員按照申請(qǐng)表提供的信息查找并提供檔案。4.借閱或查閱人員在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞檔案。5.查閱完畢后，借閱或查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理員，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）保密要求1.所有參與檔案借閱和查閱的人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中的任何信息。2.查閱檔案時(shí)，如需復(fù)印部分內(nèi)容，必須經(jīng)過(guò)檔案管理員同意，并在復(fù)印件上注明用途。復(fù)印件應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及來(lái)訪者個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，未經(jīng)來(lái)訪者書(shū)面同意，不得向任何第三方透露。2.檔案管理人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.在檔案存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中，采取加密等技術(shù)手段，確保信息安全。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案存放環(huán)境安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等緊急情況，應(yīng)能夠迅速采取措施保護(hù)檔案，并及時(shí)恢復(fù)檔案資料。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因特殊原因需要提前銷毀的檔案，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序。（二）銷毀流程1.檔案管理員定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》提交至心理咨詢室負(fù)責(zé)人審批，負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的實(shí)際情況進(jìn)行審核。3.審批通過(guò)后，檔案管理員會(huì)同至少一名其他工作人員對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。4.檔案銷毀記錄應(yīng)保存[X]年