PAGE滑縣檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強滑縣檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合滑縣實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于滑縣各級各類機關(guān)、團體、企事業(yè)單位以及其他社會組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則滑縣檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映滑縣各項工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得篡改、偽造檔案。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)遵循方便利用的原則，建立健全檔案檢索體系和利用制度，為檔案的查閱、借閱等提供便利條件，充分發(fā)揮檔案的作用。4.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置滑縣設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，負責(zé)全縣檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身實際情況，設(shè)立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負責(zé)本單位的檔案管理工作。（二）檔案管理機構(gòu)職責(zé)1.滑縣檔案管理機構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定滑縣檔案管理工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標準。負責(zé)對全縣各單位檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。接收、征集和整理全縣重要檔案資料，建立全縣檔案信息資源庫，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。負責(zé)檔案的鑒定、銷毀和統(tǒng)計工作，定期向上級檔案管理部門報送檔案工作統(tǒng)計報表。組織開展檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為滑縣經(jīng)濟社會發(fā)展提供服務(wù)。2.機關(guān)、團體、企事業(yè)單位檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，建立健全本單位檔案管理制度和工作流程。負責(zé)收集、整理、保管本單位在各項工作中形成的檔案資料，確保檔案的完整、準確和系統(tǒng)。按照規(guī)定的歸檔范圍和保管期限，對本單位檔案進行分類、編號、裝訂和編目等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進行檢查和維護。按照檔案利用規(guī)定，為本單位及其他單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。組織開展本單位檔案鑒定和銷毀工作，對已超過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)記錄。負責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍滑縣各單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際工作需要，確定檔案收集范圍，確保收集的檔案全面反映本單位各項工作活動。主要收集以下幾類檔案：1.文書檔案包括上級文件、本單位文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、人事檔案、財務(wù)檔案等各類文書材料。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)各單位業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，收集與之相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案，如行政審批檔案、行政執(zhí)法檔案、工程項目檔案、科研項目檔案、醫(yī)療衛(wèi)生檔案、教育教學(xué)檔案等。3.聲像檔案收集反映本單位重要活動、重大事件、領(lǐng)導(dǎo)視察等具有保存價值的照片、錄音、錄像等聲像資料。4.實物檔案收集本單位獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、錦旗等實物檔案。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整各部門應(yīng)及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，確保文件內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)完備。2.分類準確合理按照檔案分類方案，對收集的文件材料進行科學(xué)分類，確保分類準確、層次分明。3.編號規(guī)范統(tǒng)一對歸檔的檔案進行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。4.裝訂應(yīng)整齊牢固歸檔文件應(yīng)按照一定順序排列，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。（三）歸檔時間1.文書檔案一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文書檔案的歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點和檔案形成規(guī)律，及時進行歸檔。如工程項目檔案應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔；科研項目檔案應(yīng)在項目結(jié)題后兩個月內(nèi)完成歸檔等。3.聲像檔案和實物檔案應(yīng)在相關(guān)活動結(jié)束或?qū)嵨镄纬珊蠹皶r整理歸檔。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機構(gòu)（問題）的分類方法進行整理。先將文件材料按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期三類，然后在每一年度內(nèi)按機構(gòu)或問題進行排列。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)不同業(yè)務(wù)檔案的特點，采用相應(yīng)的整理方法。如行政審批檔案可按照審批事項類別、時間順序進行整理；工程項目檔案可按照項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工文件等類別進行整理。3.聲像檔案整理對照片檔案應(yīng)編寫文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事由等；對錄音、錄像檔案應(yīng)整理成文字材料，并注明錄制載體、時間、地點、內(nèi)容等信息。同時，按照一定順序進行編號和編目。4.實物檔案整理對實物檔案應(yīng)進行登記，注明實物名稱、來源、日期、保管期限等信息，并拍照留存。實物應(yīng)妥善保管，確保其完整性和安全性。（三）整理流程1.分類按照檔案分類方案，對歸檔的文件材料進行分類。2.排列在每一類檔案中，按照文件形成的時間順序或重要程度進行排列。3.編號為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于檔案的查找和利用。5.裝訂對需要裝訂的檔案進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)滑縣各單位應(yīng)根據(jù)檔案管理工作需要，建設(shè)符合國家標準的檔案庫房。檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房設(shè)施配備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備等。同時，應(yīng)設(shè)置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，滿足檔案管理工作的需要。（二）保管要求1.檔案上架存放檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放。2.溫濕度控制檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。應(yīng)定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄，采取相應(yīng)的措施進行調(diào)節(jié)。3.安全防護措施加強檔案庫房的安全管理，安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材，定期進行檢查和維護，確保消防設(shè)施完好有效。同時，應(yīng)做好檔案庫房的防蟲、防鼠工作，定期投放防蟲、防鼠藥物，防止檔案受到蟲害和鼠害。4.檔案清點與核對定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的措施進行處理，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為滑縣經(jīng)濟社會發(fā)展和各項工作提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱本單位工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱外單位因工作需要借閱滑縣檔案，應(yīng)提前向滑縣檔案管理機構(gòu)提出申請，說明借閱檔案的目的、內(nèi)容、期限等。經(jīng)滑縣檔案管理機構(gòu)負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進行復(fù)制，并對復(fù)制件進行核對和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人姓名、單位、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。利用登記應(yīng)及時、準確、完整，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準確判定價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織滑縣成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理機構(gòu)負責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)組織開展檔案鑒定工作，對檔案鑒定結(jié)果進行審核和批準。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進行逐件審查，分析其內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準確判定其保存價值。2.綜合分析結(jié)合滑縣的歷史發(fā)展、工作重點、社會需求等因素，對檔案進行綜合分析，確定檔案的鑒定標準和范圍。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清冊，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限、密級等信息。2.審批檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準后，方可進行銷毀。3.銷毀實施檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷。銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀記錄銷毀過程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、地點（場所）、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀清冊一并保存。八、檔案的統(tǒng)計與信息化建設(shè)（一）檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計應(yīng)包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等方面的情況，如檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。2.統(tǒng)計方法檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作情況進行統(tǒng)計，并向上級檔案管理部門報送檔案工作統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表應(yīng)數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整、報送及時。（二）檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)目標推進滑縣檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.建設(shè)內(nèi)容檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合滑縣檔案管理工作需要的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案信息資源共享平臺建設(shè)建立檔案信息