PAGE學(xué)校檔案管理制度百度一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范學(xué)校檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)、各單位以及全體教職工和學(xué)生形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門(mén)歸口負(fù)責(zé)。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況。3.完整性原則。確保檔案材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管學(xué)校各部門(mén)、各單位移交的檔案，確保檔案的安全和完整。3.開(kāi)展檔案的編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理信息化水平。4.積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案利用服務(wù)。5.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門(mén)、各單位檔案工作小組學(xué)校各部門(mén)、各單位設(shè)立檔案工作小組，由部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)組織本部門(mén)、本單位各類(lèi)文件材料的形成和積累，確保文件材料的齊全、完整。2.按照學(xué)校檔案管理部門(mén)的要求，定期對(duì)本部門(mén)、本單位的檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)和編目，編制檔案移交清單。3.及時(shí)將整理好的檔案移交學(xué)校檔案管理部門(mén)，并協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的核對(duì)、清點(diǎn)等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理部門(mén)工作人員熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密，防止檔案信息泄露。做好檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理工作，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。2.各部門(mén)、各單位檔案工作人員熟悉本部門(mén)、本單位的工作業(yè)務(wù)，了解檔案形成的過(guò)程和規(guī)律，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案的收集、整理和初步保管工作。按照學(xué)校檔案管理部門(mén)規(guī)定的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和整理方法，對(duì)本部門(mén)、本單位的檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理和編目，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。及時(shí)將整理好的檔案移交學(xué)校檔案管理部門(mén)，并協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的核對(duì)、清點(diǎn)等工作。積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍及要求1.學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.各部門(mén)、各單位應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門(mén)、本單位形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集，確保文件材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。4.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，電子文件應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保文件材料的真實(shí)性和有效性。（二）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理。學(xué)校檔案一般分為黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、基建、設(shè)備、外事、財(cái)會(huì)等九大類(lèi)別，各部門(mén)、各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行細(xì)分。3.采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限的分類(lèi)方法，對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。年度按照文件材料形成的自然年度劃分；機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）按照學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)；保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。4.對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目等整理工作，確保文件材料的整齊、規(guī)范。對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和利用。5.照片、音像資料等應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并配以文字說(shuō)明，確保其真實(shí)性和完整性。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所及設(shè)施1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，保證檔案保管環(huán)境的適宜。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）檔案的定期檢查與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案保管過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.對(duì)破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.按照檔案保管期限的要求，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處置，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。五、檔案的利用（一）利用范圍及方式1.學(xué)校檔案主要為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)，同時(shí)也為社會(huì)有關(guān)方面提供利用。利用范圍包括查閱、借閱、復(fù)制等。2.校內(nèi)各部門(mén)、各單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門(mén)、本單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。3.校外單位或個(gè)人因特殊需要查閱學(xué)校檔案的，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效證件，向?qū)W校檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。4.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門(mén)、本單位負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（二）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱(chēng)及數(shù)量等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化提供依據(jù)。（三）檔案信息開(kāi)發(fā)與服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)工作，通過(guò)編寫(xiě)檔案編研資料、舉辦檔案展覽等形式，充分挖掘檔案信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供深層次的檔案服務(wù)。2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織與程序1.學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案鑒定工作。2.檔案鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。鑒定工作按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。3.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。鑒定過(guò)程中，應(yīng)充分聽(tīng)取檔案形成部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)，必要時(shí)可邀請(qǐng)有關(guān)專(zhuān)家進(jìn)行咨詢(xún)。（二）銷(xiāo)毀審批與監(jiān)督1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表應(yīng)注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀，防止檔案信息泄露。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案銷(xiāo)毀