PAGE城建檔案移交工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城建檔案的管理，規(guī)范城建檔案移交工作，確保城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的城建檔案的移交工作。包括城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、房屋建筑工程、市政工程、園林工程、環(huán)境衛(wèi)生工程、人防工程等各類建設(shè)項(xiàng)目檔案的移交。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則城建檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于開發(fā)利用。2.誰形成誰負(fù)責(zé)原則各建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等文件材料形成單位，負(fù)責(zé)各自工作中形成的城建檔案的收集、整理和歸檔，并按規(guī)定向本公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)移交。3.同步移交原則城建檔案的移交應(yīng)與建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，確保檔案資料與工程建設(shè)進(jìn)度相匹配。二、管理職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)城建檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織城建檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用本公司/組織范圍內(nèi)的城建檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、數(shù)字化處理等工作，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)各建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，參與建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，審核城建檔案的質(zhì)量和完整性。4.開展城建檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理提供服務(wù)。5.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時(shí)報(bào)送有關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表和資料。（二）建設(shè)單位職責(zé)1.在工程招標(biāo)和合同簽訂時(shí)，明確勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的檔案管理責(zé)任，將檔案管理工作納入工程建設(shè)管理程序。2.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督本建設(shè)項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.按照有關(guān)規(guī)定，及時(shí)收集、整理本建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過程形成的文件材料，并在工程竣工驗(yàn)收前，向本公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)移交一套完整、準(zhǔn)確的城建檔案。4.對(duì)移交的城建檔案進(jìn)行自查，確保檔案符合移交要求，并在移交清單上簽字蓋章。（三）勘察單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程勘察過程中形成的文件材料，包括工程地質(zhì)勘察報(bào)告、測量成果報(bào)告等，并按規(guī)定進(jìn)行分類、編目。2.在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的勘察檔案移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位統(tǒng)一向本公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)移交。3.對(duì)移交的勘察檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，配合檔案管理機(jī)構(gòu)的審核工作。（四）設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程設(shè)計(jì)過程中形成的文件材料，包括初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等，并按規(guī)定進(jìn)行分類、編目。2.在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的設(shè)計(jì)檔案移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位統(tǒng)一向本公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)移交。3.對(duì)移交的設(shè)計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，配合檔案管理機(jī)構(gòu)的審核工作。（五）施工單位職責(zé)1.按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程施工過程中形成的文件材料，包括施工技術(shù)文件、施工管理文件、施工質(zhì)量驗(yàn)收文件、施工安全文件等，并按規(guī)定進(jìn)行分類、編目。2.在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的施工檔案移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位統(tǒng)一向本公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)移交。3.對(duì)移交的施工檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，接受檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。（六）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程監(jiān)理過程中形成的文件材料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等，并按規(guī)定進(jìn)行分類、編目。2.在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的監(jiān)理檔案移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位統(tǒng)一向本公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)移交。3.對(duì)移交的監(jiān)理檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，協(xié)助檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)施工單位檔案進(jìn)行審核。三、檔案移交范圍與內(nèi)容（一）移交范圍1.城市規(guī)劃方面：城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等文件材料。2.城市建設(shè)方面：建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程竣工驗(yàn)收備案表等。3.建筑工程方面：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、施工技術(shù)資料、施工管理資料、施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、施工安全資料、工程竣工圖等。4.市政工程方面：道路工程、橋梁工程、排水工程、給水工程、燃?xì)夤こ?、熱力工程、供電工程、通信工程等的設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、施工技術(shù)資料、施工管理資料、施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、施工安全資料、工程竣工圖等。5.園林工程方面：公園、綠地、風(fēng)景名勝區(qū)等的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、施工技術(shù)資料、施工管理資料、施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、工程竣工圖等。6.環(huán)境衛(wèi)生工程方面：垃圾處理場、污水處理廠、公廁等的設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、施工技術(shù)資料、施工管理資料、施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、工程竣工圖等。7.人防工程方面：人防工程的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、施工技術(shù)資料、施工管理資料、施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、工程竣工圖等。8.其他與城市建設(shè)相關(guān)的文件材料，如工程照片、錄像、電子文檔等。（二）移交內(nèi)容1.紙質(zhì)檔案：包括各類文件材料的原件、復(fù)印件，應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。2.電子檔案：應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，格式規(guī)范，存儲(chǔ)介質(zhì)完好。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行分類、命名、存儲(chǔ)，確保能夠長期有效讀取。3.聲像檔案：包括工程建設(shè)過程中的照片、錄像等，應(yīng)圖像清晰、聲音完整，能夠準(zhǔn)確反映工程建設(shè)情況。聲像檔案應(yīng)配有文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。四、檔案移交程序（一）建設(shè)單位組織檔案預(yù)驗(yàn)收1.在工程竣工驗(yàn)收前，建設(shè)單位應(yīng)組織勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位對(duì)本建設(shè)項(xiàng)目的城建檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。2.預(yù)驗(yàn)收小組應(yīng)按照城建檔案移交范圍和內(nèi)容的要求，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審核，檢查檔案的整理質(zhì)量、編目情況等。3.預(yù)驗(yàn)收小組應(yīng)形成預(yù)驗(yàn)收意見，對(duì)存在的問題提出整改要求，建設(shè)單位督促各參建單位限期整改。（二）建設(shè)單位向檔案管理機(jī)構(gòu)移交檔案1.建設(shè)單位在完成檔案預(yù)驗(yàn)收且整改合格后，向本公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)提交檔案移交申請(qǐng)。2.檔案移交申請(qǐng)應(yīng)包括建設(shè)項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位名稱、檔案整理情況、預(yù)驗(yàn)收情況等內(nèi)容，并附檔案移交清單。3.檔案管理機(jī)構(gòu)收到檔案移交申請(qǐng)后，應(yīng)安排專人對(duì)檔案進(jìn)行審核，審核通過后，通知建設(shè)單位辦理移交手續(xù)。4.建設(shè)單位應(yīng)按照檔案移交清單，將紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等移交給檔案管理機(jī)構(gòu)，并在移交清單上簽字蓋章。檔案管理機(jī)構(gòu)接收檔案后，應(yīng)出具檔案接收證明。（三）檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)移交檔案進(jìn)行整理與歸檔1.檔案管理機(jī)構(gòu)接收移交檔案后，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、裝訂、上架等整理工作，確保檔案整齊規(guī)范、便于查找利用。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對(duì)聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行整理編目，制作相應(yīng)的索引目錄，與紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，便于查閱。4.整理歸檔后的城建檔案應(yīng)建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、電子目錄等，提高檔案查詢效率。五、檔案移交要求（一）質(zhì)量要求1.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與工程建設(shè)實(shí)際情況相符，能夠全面反映工程建設(shè)的全過程。2.檔案整理應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，分類科學(xué)合理，編目清晰準(zhǔn)確，裝訂整齊規(guī)范。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，字跡清晰，圖表準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全；電子檔案應(yīng)格式規(guī)范，數(shù)據(jù)完整，存儲(chǔ)介質(zhì)可靠；聲像檔案應(yīng)圖像清晰，聲音完整，文字說明準(zhǔn)確。（二）時(shí)間要求1.建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前，完成城建檔案的收集、整理和預(yù)驗(yàn)收工作，并向本公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)移交檔案。2.因特殊原因不能按時(shí)移交的，建設(shè)單位應(yīng)提前向檔案管理機(jī)構(gòu)提出書面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可適當(dāng)延期，但延期時(shí)間不得超過工程竣工驗(yàn)收備案時(shí)間。（三）格式要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4幅面紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。2.電子檔案應(yīng)采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS等，文件名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識(shí)別和管理。3.聲像檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如照片采用JPEG格式，錄像采用MP4格式等，并配有相應(yīng)的文字說明。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)城建檔案移交工作進(jìn)行自查，檢查檔案移交的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.加強(qiáng)對(duì)各建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的日常監(jiān)督，對(duì)檔案形成單位的檔案收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，確保檔案工作規(guī)范有序開展。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督檢查，按照要求報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表和有關(guān)資料，及時(shí)整改上級(jí)部門提出的問題。2.積極配合檔案行政管理部門、建設(shè)行政主管部門等對(duì)城建檔案移交工作的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)檔案資料，接受監(jiān)督檢查結(jié)果。