PAGE退耕還林檔案管理制度一、總則（一）目的為加強退耕還林檔案管理，確保退耕還林工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在退耕還林工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在退耕還林工作中形成的各類檔案的管理，包括項目規(guī)劃、作業(yè)設(shè)計、種苗供應、造林施工、檢查驗收、政策兌現(xiàn)、效益監(jiān)測等各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則退耕還林檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映退耕還林工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確可靠，手續(xù)完備。3.分類科學原則按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織退耕還林檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用退耕還林檔案，定期對檔案進行鑒定和銷毀。3.指導和監(jiān)督各部門做好退耕還林檔案的形成、積累和整理工作，對兼職檔案人員進行培訓。4.參與退耕還林項目的檢查驗收和總結(jié)工作，提供相關(guān)檔案資料。（二）各部門職責1.負責本部門在退耕還林工作中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范本部門的文件材料形成和處理流程，確保檔案質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認真做好檔案的收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案的安全和完整。3.熟悉檔案內(nèi)容，積極主動地為利用者提供服務(wù)，及時、準確地查找和提供所需檔案。4.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.負責檔案管理設(shè)備的維護和管理，保證設(shè)備正常運行。三..檔案的收集與整理（一）收集范圍1.退耕還林項目申報文件、批復文件、合同協(xié)議等。2.項目規(guī)劃設(shè)計文件，包括總體規(guī)劃、作業(yè)設(shè)計、實施方案等。3.種苗采購、供應文件及相關(guān)記錄，如種苗合同、檢驗檢疫證明等。4.造林施工過程中的文件，如施工日志、質(zhì)量檢查記錄、監(jiān)理報告等。5.檢查驗收文件，包括自查報告、縣級復查報告、省級核查報告等。6.政策兌現(xiàn)文件，如補助資金發(fā)放記錄、公示材料等。7.效益監(jiān)測文件，如監(jiān)測方案、監(jiān)測數(shù)據(jù)、分析報告等。8.其他與退耕還林工作相關(guān)的文件材料，如會議記錄、通知、簡報等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集上來。2.收集的文件材料應真實、準確、齊全，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照退耕還林工作的階段和內(nèi)容，將檔案分為項目管理類、規(guī)劃設(shè)計類、種苗管理類、造林施工類、檢查驗收類、政策兌現(xiàn)類、效益監(jiān)測類等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便查找和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管與保護（一）保管場所1.應設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應分類存放于檔案柜中，排列有序，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應異地存放。3.對重要的檔案應進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（三）保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的防護設(shè)備和器材。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱退耕還林檔案。外部單位因工作需要查閱檔案的，應按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散等。2.查閱檔案時，應保持安靜，不得大聲喧嘩。3.借閱的檔案應按時歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應及時報告并承擔相應責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和退耕還林工作的實際情況，對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實際情況，確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管反映退耕還林工作重大歷史事件、重要決策、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等具有長遠保存價值的檔案。2.長期保管保存期限為[X]年的檔案，主要包括項目規(guī)劃設(shè)計、檢查驗收報告、政策兌現(xiàn)記錄等。3.短期保管保存期限為[X]年的檔案，如一般性的文件材料、會議記錄等。（五）銷毀程序1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司/組織主管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并在銷毀清冊上簽字確認。4.對電子檔案的銷毀，應采用技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)無法恢復。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的退耕還林檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.安全管理建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理