PAGE數(shù)字化檔案室各項(xiàng)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司數(shù)字化檔案室的建設(shè)與管理，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，提高公司檔案管理工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等數(shù)字化檔案管理活動(dòng)中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，保證檔案的齊全和完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理操作，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。5.便利性原則：充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理的效率和便利性，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司數(shù)字化檔案室各項(xiàng)管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導(dǎo)各部門檔案管理業(yè)務(wù)，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中收集、整理、數(shù)字化處理、存儲(chǔ)、保管和利用服務(wù)工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。5.開展檔案管理信息化建設(shè)，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，確保檔案信息安全。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理技能。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和臨時(shí)保管工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至公司檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助公司檔案管理部門開展檔案整理、數(shù)字化處理、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.配合公司檔案管理部門開展檔案鑒定和銷毀工作，提供相關(guān)意見和建議。（三）檔案形成人員職責(zé)1.按照檔案管理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各類檔案資料，并確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、完整。2.將形成的檔案資料按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，定期移交至本部門兼職檔案員。3.在檔案利用過程中，遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司各類文件，包括紅頭文件、會(huì)議文件、內(nèi)部規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等經(jīng)濟(jì)類文件。3.公司項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目方案、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等項(xiàng)目文件。4.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)類文件。5.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)資料。6.公司設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置合同、設(shè)備說明書、設(shè)備維護(hù)記錄等。7.公司科研成果檔案，包括科研項(xiàng)目報(bào)告、專利證書、論文發(fā)表等。8.公司宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案等宣傳類文件。9.其他與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的有保存價(jià)值的文件資料。（二）檔案收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門形成的檔案資料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成人員應(yīng)在檔案形成后及時(shí)整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至本部門兼職檔案員。3.對(duì)于重要的、緊急的檔案資料，應(yīng)及時(shí)移交至公司檔案室，確保檔案的安全和完整。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意檢查檔案資料的質(zhì)量，確保檔案內(nèi)容清晰、完整，簽字蓋章齊全。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索，提高檔案管理的效率。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等十大類。具體分類可根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式可采用“大類代碼小類代碼流水號(hào)”的形式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于查找和利用。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并同時(shí)進(jìn)行電子錄入，建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案數(shù)字化處理（一）數(shù)字化處理流程1.掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描圖像格式應(yīng)為常見的圖像格式，如JPEG、TIFF等。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。4.存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在公司指定的存儲(chǔ)設(shè)備上，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和安全防護(hù)功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）數(shù)字化處理質(zhì)量要求1.掃描圖像應(yīng)清晰、完整，無黑邊、白邊、模糊不清等現(xiàn)象。2.圖像處理應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，不得改變檔案內(nèi)容的原貌。3.數(shù)據(jù)掛接應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。4.數(shù)字化檔案存儲(chǔ)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化處理安全管理1.數(shù)字化處理工作應(yīng)在專門的場(chǎng)所進(jìn)行，場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等。2.參與數(shù)字化處理的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容和處理過程中的相關(guān)信息。3.數(shù)字化處理設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.在數(shù)字化處理過程中，應(yīng)采取必要的防病毒、防黑客等安全措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備選擇1.應(yīng)選用安全可靠、性能穩(wěn)定的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，及時(shí)更換老化或損壞的部件。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專門的檔案架或檔案柜，按照檔案分類順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司成立以來的重要文件、重大項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)檔案等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。定期保管期限從檔案形成次年1月1日起計(jì)算。對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。如一般性的文件、會(huì)議記錄、短期項(xiàng)目檔案等。（四）檔案保管檢查與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存儲(chǔ)狀況、保管期限、利用情況等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。3.對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。六、檔案利用與借閱（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司數(shù)字化檔案室的檔案資料。利用范圍包括但不限于以下方面：1.了解公司歷史沿革、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程等。2.開展項(xiàng)目研究、工作決策、業(yè)務(wù)辦理等工作。3.進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)、法律事務(wù)等方面的查詢。4.其他與公司工作相關(guān)的檔案利用需求。（二）利用申請(qǐng)1.員工如需查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)、查閱期限等信息。2.《檔案利用申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合利用條件的，予以批準(zhǔn)；不符合利用條件的，應(yīng)向申請(qǐng)人說明理由。（三）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可在公司檔案室指定的場(chǎng)所查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱：對(duì)于確需借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、偽造、損毀，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：?jiǎn)T工如需復(fù)制檔案，應(yīng)向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋公司檔案室印章，注明復(fù)制日期和用途。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱、編號(hào)、查閱期限、借閱期限等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，避免主觀隨意性。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門兼職檔案員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。2.檔案鑒定工作小組定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，提出檔案存毀意見。3.檔案鑒定工作小組應(yīng)形成鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄鑒定過程和結(jié)果，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門應(yīng)將銷毀情況進(jìn)行記錄，并存檔備查。八、檔案安全與保密（一）安全管理制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理部門和人員的安全職責(zé)，確保檔案安全管理工作落到實(shí)處。2.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防護(hù)設(shè)施建設(shè)，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全。3.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.制定檔案數(shù)據(jù)備份計(jì)劃，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地安全場(chǎng)所，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。（二）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案保密管理，確保公司機(jī)密檔案信息不泄露。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等措施，防止信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容和管理情況。4.在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍和審批程序，確保檔案信息的安全。（三）應(yīng)急處置預(yù)案1.制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確檔