PAGE檔案庫房閱覽室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案庫房閱覽室的使用，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案庫房閱覽室查閱、使用檔案的活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持安全第一的原則，保障檔案實體安全和信息安全。3.提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，方便員工查閱利用檔案。二、檔案庫房管理（一）庫房環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架、柜內(nèi)，不得隨意堆放。3.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）庫房安全管理1.庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，并確保其正常運(yùn)行。2.庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，非庫房管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。3.庫房管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。三、閱覽室管理（一）閱覽室開放時間閱覽室開放時間為[具體開放時間]，如有特殊情況需要調(diào)整，將提前通知。（二）閱覽室內(nèi)設(shè)施設(shè)備1.閱覽室內(nèi)應(yīng)配備桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等必要的設(shè)施設(shè)備，方便員工查閱檔案。2.設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。（三）閱覽室內(nèi)秩序管理1.員工在閱覽室內(nèi)應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩、吸煙、吃零食等。2.應(yīng)愛護(hù)閱覽室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備和檔案資料，不得隨意損壞、涂改、轉(zhuǎn)借。3.如需復(fù)印、打印檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在指定地點進(jìn)行操作。四、檔案查閱規(guī)定（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案庫房閱覽室查閱。2.外單位人員查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱范圍1.員工可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料，不得查閱與工作無關(guān)的檔案。2.外單位人員查閱公司檔案的范圍應(yīng)根據(jù)其申請查閱的目的和公司規(guī)定進(jìn)行確定。（三）查閱方式1.員工查閱檔案時，應(yīng)在閱覽室管理人員的指導(dǎo)下進(jìn)行，不得擅自進(jìn)入檔案庫房。2.查閱檔案時，應(yīng)使用檔案查閱工具，不得直接接觸檔案原件。3.如需摘抄、復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)閱覽室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。五、檔案借閱規(guī)定（一）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.外單位人員借閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。（二）借閱范圍1.員工可借閱與其工作相關(guān)的檔案資料，不得借閱與工作無關(guān)的檔案。2.外單位人員借閱公司檔案的范圍應(yīng)根據(jù)其申請借閱的目的和公司規(guī)定進(jìn)行確定。（三）借閱期限1.檔案借閱期限一般不超過[具體期限]，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、出賣、涂改、偽造檔案。2.借閱人應(yīng)保持檔案的整潔、完整，不得在檔案上批注、勾劃、污損。3.借閱人如需對檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。六、檔案歸還規(guī)定（一）歸還時間借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還所借閱的檔案，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還要求1.借閱人歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的整潔、完整，不得在檔案上批注、勾劃、污損。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，如有問題應(yīng)及時與借閱人溝通解決。3.檔案歸還后，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案歸還原位，并做好記錄。七、檔案保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.公司全體員工都有保守檔案秘密的義務(wù)，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自將檔案提供給無關(guān)人員查閱、使用。（二）保密措施1.對涉及公司機(jī)密的檔案應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案安全。2.在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱、借閱范圍，防止檔案泄露。3.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案管理人員職責(zé)（一）庫房管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，確保庫房環(huán)境符合要求。2.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類、存放等工作，確保檔案存放有序。3.負(fù)責(zé)庫房安全管理工作，定期檢查安全設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）閱覽室管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)閱覽室的日常管理工作，確保閱覽室開放時間和秩序。2.負(fù)責(zé)為員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，解答員工的疑問。3.負(fù)責(zé)閱覽室設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案查閱、借閱管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核檔案查閱、借閱申請表，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。2.負(fù)責(zé)為查閱、借閱人員提供檔案，并監(jiān)督其查閱、借閱過程。3.負(fù)責(zé)檔案歸還的核對工作，確保檔案及時歸位。（四）檔案保密管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案保密制度，加強(qiáng)對檔案保密工作的宣傳教育。