PAGE檔案局合同管理制度一、總則（一）目的為加強檔案局合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，防范合同風險，維護檔案局合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局對外簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：保障合同雙方的合法權(quán)益，合同條款應公平合理，不得損害任何一方利益。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.風險防控原則：加強合同風險識別、評估和防控，確保合同履行的安全性和穩(wěn)定性。二、合同管理職責分工（一）合同管理部門檔案局辦公室為合同管理部門，負責合同管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度，并組織實施。2.參與重大合同的起草、談判、審核等工作。3.負責合同的統(tǒng)一編號、登記、歸檔、保管等工作。4.對合同履行情況進行跟蹤、監(jiān)督和檢查，及時協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題。5.定期對合同管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負責本部門合同的起草、談判、履行等具體工作，并配合合同管理部門做好相關(guān)工作，主要職責包括：1.根據(jù)工作需要，提出簽訂合同的申請，并負責合同的前期調(diào)研、可行性分析等工作。2.負責合同的起草工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實際需求和法律法規(guī)要求。3.參與合同的談判工作，代表檔案局與對方進行協(xié)商，爭取有利的合同條款。4.負責合同的履行工作，按照合同約定及時履行義務(wù)，并對合同履行情況進行記錄和總結(jié)。5.及時向合同管理部門反饋合同履行過程中的問題和風險，配合合同管理部門做好合同風險防控工作。（三）審核部門1.法規(guī)部門：負責對合同的合法性進行審核，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風險。2.財務(wù)部門：負責對合同的財務(wù)條款進行審核，重點審查合同價款、支付方式、結(jié)算辦法等是否合理，是否符合財務(wù)管理制度要求。3.其他相關(guān)部門：根據(jù)合同具體內(nèi)容，由相關(guān)部門對合同涉及的專業(yè)條款進行審核，提出審核意見。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.申請：業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，填寫《合同簽訂申請表》，詳細說明合同簽訂的必要性、對方基本情況、合同主要內(nèi)容等，并提交相關(guān)資料。2.審核：合同管理部門對《合同簽訂申請表》及相關(guān)資料進行初審，審核通過后提交法規(guī)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門進行審核。各審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見。3.談判：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見，與對方進行談判，協(xié)商合同條款。談判過程中應充分考慮檔案局的利益和風險，確保合同條款公平合理、合法合規(guī)。4.起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果，起草合同文本。合同文本應使用規(guī)范的格式和語言，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標的、價款、履行期限、違約責任等主要條款。5.審核修改：合同管理部門將起草好的合同文本送法規(guī)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門進行再次審核。各審核部門應認真審核合同文本，提出修改意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。6.審批：經(jīng)審核修改后的合同文本報檔案局領(lǐng)導審批。檔案局領(lǐng)導應根據(jù)合同的重要性及風險程度進行審批，審批通過后方可簽訂合同。7.簽訂：合同經(jīng)檔案局領(lǐng)導審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表與對方簽訂合同。簽訂合同應使用檔案局統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋檔案局公章。（二）合同主體資格審查1.在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應對對方的主體資格進行審查，確保對方具有合法的經(jīng)營資格和履約能力。審查內(nèi)容包括：對方的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等證照是否齊全、有效；對方的經(jīng)營范圍是否符合合同業(yè)務(wù)要求；對方的法定代表人身份證明、授權(quán)代表身份證明是否真實有效等。2.對于重大合同或風險較高的合同，業(yè)務(wù)部門可要求對方提供相關(guān)資質(zhì)證書、業(yè)績證明、財務(wù)狀況等資料，以便進一步了解對方的履約能力和信用狀況。（三）合同條款審查1.合同條款應符合法律法規(guī)規(guī)定，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或違法違規(guī)的條款。2.重點審查合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點、履行方式、違約責任等條款。合同標的應明確具體，數(shù)量、質(zhì)量應符合國家標準或行業(yè)慣例；價款應合理明確，支付方式應符合財務(wù)管理制度要求；履行期限應合理可行，履行地點、履行方式應明確具體；違約責任應明確具體，具有可操作性，以保障檔案局的合法權(quán)益。3.對于涉及知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、爭議解決方式等特殊條款，應根據(jù)實際情況進行詳細審查，確保合同條款能夠有效保護檔案局的利益。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負責合同的履行工作，并指定專人對合同履行情況進行跟蹤。跟蹤人員應定期了解合同履行進度，及時掌握合同履行過程中的問題和風險。2.合同履行跟蹤人員應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、履行期限、履行情況、付款情況等信息。臺賬應定期更新，確保信息的準確性和完整性。（二）合同變更管理1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應及時提出變更申請，并填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等。2.合同變更申請經(jīng)合同管理部門初審后，提交法規(guī)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門進行審核。各審核部門應根據(jù)變更內(nèi)容進行審核，并出具審核意見。3.經(jīng)審核通過的合同變更申請報檔案局領(lǐng)導審批。檔案局領(lǐng)導審批通過后，業(yè)務(wù)部門與對方協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議，并按照合同簽訂流程進行管理。（三）合同解除管理1.在合同履行過程中，如因法定原因或雙方協(xié)商一致需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應及時提出解除申請，并填寫《合同解除申請表》，詳細說明解除的原因、時間及對合同履行的影響等。2.合同解除申請經(jīng)合同管理部門初審后，提交法規(guī)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門進行審核。各審核部門應根據(jù)解除原因進行審核，并出具審核意見。3.經(jīng)審核通過的合同解除申請報檔案局領(lǐng)導審批。檔案局領(lǐng)導審批通過后，業(yè)務(wù)部門與對方協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議，并按照合同簽訂流程進行管理。合同解除后，業(yè)務(wù)部門應及時清理合同履行過程中的相關(guān)資料，并將合同解除情況通知合同管理部門。（四）合同糾紛處理1.在合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應及時報告合同管理部門，并積極與對方協(xié)商解決。協(xié)商過程中應注意收集相關(guān)證據(jù)，維護檔案局的合法權(quán)益。2.如協(xié)商不成，合同管理部門應會同法規(guī)部門等相關(guān)部門研究制定糾紛解決方案，并根據(jù)糾紛的具體情況選擇合適的解決方式，如仲裁、訴訟等。3.在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應積極配合，提供相關(guān)資料和信息，協(xié)助做好糾紛處理工作。合同管理部門應及時跟蹤糾紛處理進展情況，向檔案局領(lǐng)導匯報處理結(jié)果。五、合同檔案管理（一）合同歸檔1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應及時將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門進行歸檔。合同管理部門應按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，并建立合同檔案目錄。2.合同檔案應包括合同文本、《合同簽訂申請表》、審核意見、談判記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理記錄等相關(guān)資料。合同檔案應確保資料齊全、完整，能夠反映合同簽訂、履行的全過程。（二）合同保管1.合同管理部門應指定專人負責合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全。合同檔案應存放在專門的檔案柜中，并按照檔案管理要求進行分類存放。2.合同檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)及檔案局相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對于重要合同或涉及重大事項的合同，應適當延長保管期限。（三）合同查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)合同管理部門負責人批準。2.查閱合同檔案時，查閱人員應在指定地點進行查閱，不得擅自將合同檔案帶出檔案室。查閱人員應愛護合同檔案，不得涂改、損壞、丟失合同檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將合同檔案歸還合同管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、合同監(jiān)督與考核（一）合同監(jiān)督1.合同管理部門應定期對合同簽訂、履行情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂是否符合流程、合同條款是否得到有效履行、合同風險防控措施是否落實等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，合同管理部門應及時向業(yè)務(wù)部門發(fā)出整改通知，要求業(yè)務(wù)部門限期整改。業(yè)務(wù)部門應認真落實整改要求，并將整改情況及時反饋合同管理部門。（二）合同考核1.建立合同管理考核制度，對各業(yè)務(wù)部門的合同管理工作進行考核評價?？己藘?nèi)容包括合