PAGE文化館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強文化館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在文化館各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于文化館各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文化館檔案由館綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自分散保存。2.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實可靠，如實反映文化館工作的歷史和現(xiàn)狀。3.完整性原則：全面收集、整理和保存文化館工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及國家機密、館內(nèi)機密及個人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是文化館檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善文化館檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計文化館各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.開展檔案的鑒定、銷毀工作，定期對檔案進(jìn)行清理，剔除無保存價值的檔案。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，為館內(nèi)各部門及社會各界提供檔案利用。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。6.對館內(nèi)各部門檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）各部門檔案員各部門應(yīng)指定專人擔(dān)任檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.定期將整理好的檔案移交至綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案的查閱、借閱等利用工作。4.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做好本部門檔案管理的日常工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍文化館檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類：館務(wù)會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)活動類：展覽策劃方案、演出節(jié)目單、文化活動照片、視頻資料、藝術(shù)作品檔案等。3.文化交流類：對外文化交流活動資料、合作協(xié)議、來訪接待記錄等。4.設(shè)備資產(chǎn)類：固定資產(chǎn)清單、設(shè)備采購合同、設(shè)備維護(hù)記錄等。5.聲像檔案類：錄音帶、錄像帶、光盤等。6.榮譽獎勵類：獲得的各級榮譽證書、獎牌、獎杯等相關(guān)材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時將工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)活動類、文化交流類、設(shè)備資產(chǎn)類、聲像檔案類、榮譽獎勵類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.對珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。4.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）檔案的數(shù)字化為提高檔案管理效率和利用水平，應(yīng)逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化工作。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行備份存儲。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，確保兩者內(nèi)容一致。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由館領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，確定其保存價值。2.分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其重要性和歷史意義。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映文化館主要職能活動和基本歷史面貌的，對館內(nèi)工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.館領(lǐng)導(dǎo)對銷毀清冊進(jìn)行審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.銷毀記錄應(yīng)長期保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則檔案查閱應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴(yán)格履行查閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。（二）查閱范圍本館工作人員因工作需要可查閱館內(nèi)相關(guān)檔案；外單位因工作需要查閱文化館檔案的，須經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）查閱手續(xù)1.本館工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。（四）借閱原則檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格控制，確因工作需要借閱的，須經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（五）借閱手續(xù)1.借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時掌握檔案工作動態(tài)。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用情況等。統(tǒng)計報表應(yīng)定期上報館領(lǐng)導(dǎo)，并抄送相關(guān)部門。（二）移交工作1.各部門檔案員應(yīng)定期將本部門整理好的檔案移交至綜合檔案室，移交時應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、日期等信息