PAGE銀行合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強銀行合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保合同檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行各部門簽訂的各類合同檔案的管理，包括但不限于信貸合同、業(yè)務(wù)合作合同、采購合同、租賃合同等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由銀行檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：合同檔案應(yīng)如實反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集合同從起草、審核、簽訂到履行、變更、終止等各環(huán)節(jié)形成的各類文件資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的合同檔案進行保密管理。5.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善合同檔案管理制度，并組織實施。2.負責合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.對合同檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期向上級匯報檔案管理工作情況。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同檔案的管理工作，開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳。（二）合同承辦部門職責1.負責本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負責合同檔案的收集、整理和移交。2.按照檔案管理部門的要求，及時將合同檔案整理成冊，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同檔案原件及相關(guān)資料移交檔案管理部門歸檔。4.配合檔案管理部門做好合同檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）合同審核部門職責1.對合同的合法性、合規(guī)性、完整性等進行審核，并出具審核意見。2.將審核過程中形成的文件資料及時移交檔案管理部門歸檔。（四）其他部門職責各部門應(yīng)按照本制度的要求，做好涉及本部門合同檔案的相關(guān)工作，配合檔案管理部門完成合同檔案管理任務(wù)。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同文本：包括正式簽訂的合同正本、副本及補充協(xié)議等。2.合同審批文件：如合同審批表、審核意見、會議紀要等。3.合同履行過程中的相關(guān)文件：如往來函件、通知、變更協(xié)議、驗收報告、結(jié)算憑證等。4.與合同有關(guān)的其他資料：如招投標文件、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂、履行過程中及時收集相關(guān)文件資料，確保檔案的完整性和準確性。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其真實、完整，并按照檔案管理部門的要求進行格式轉(zhuǎn)換和存儲。（三）整理方法1.分類：按照合同的性質(zhì)、業(yè)務(wù)類型等進行分類，如信貸合同類、業(yè)務(wù)合作合同類、采購合同類等。2.編號：為每份合同檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.裝訂：將合同文本及相關(guān)資料按照一定順序進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制合同檔案目錄，包括合同編號、名稱、簽訂日期、履行期限、承辦部門等信息，以便快速查找和利用。四、合同檔案的保管（一）保管期限1.一般合同檔案的保管期限為[X]年，自合同履行完畢或終止之日起計算。2.涉及重要業(yè)務(wù)、重大項目、法律糾紛等特殊合同檔案的保管期限為[X]年或永久保存。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專門的檔案柜進行存放，按照類別和編號順序排列，確保檔案存放有序、便于查找。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進行定期備份，并建立電子檔案索引，方便查詢和利用。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。五、合同檔案的利用（一）利用范圍1.銀行內(nèi)部各部門因工作需要查閱合同檔案。2.外部單位因法律法規(guī)要求、司法調(diào)查等需要查閱合同檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：查閱部門填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、合同編號、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責人簽字后提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進行審核，批準后提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，查閱完畢后及時歸還檔案管理部門。2.外部查閱：外部單位需查閱合同檔案時，應(yīng)提交正式的查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并加蓋單位公章。檔案管理部門對查閱申請進行審核，報經(jīng)銀行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全和保密。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用限制1.涉及商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的合同檔案，未經(jīng)銀行批準，不得對外提供查閱。2.合同檔案的復(fù)印件應(yīng)注明“與原件核對一致”字樣，并加蓋檔案管理部門公章，方可作為有效文件使用。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)合同檔案的保管期限和重要程度，按照國家有關(guān)法律法規(guī)和銀行檔案管理制度的規(guī)定進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、合同承辦部門、法律合規(guī)部門等相關(guān)人員組成的合同檔案鑒定小組，負責合同檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.查閱合同檔案的內(nèi)容，了解合同的履行情況、重要程度等。2.參考合同檔案的保管期限規(guī)定，判斷是否達到銷毀條件。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合評估合同檔案的價值。（四）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的合同檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《合同檔案銷毀申請表》。2.《合同檔案銷毀申請表》經(jīng)銀行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。3.銷毀合同檔案時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在《合同檔案銷毀登記表》上簽字確認。4.銷毀后的合同檔案應(yīng)在檔案管理部門的登記簿上注銷，并將銷毀情況定期向上級匯報。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.銀行內(nèi)部審計部門定期對合同檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查合同檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理的規(guī)范性和安全性等。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對合同檔案管理工作進行日常檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.合同檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。2.合同檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，如檔案資料是否齊全、編號是否規(guī)范、裝訂是否整齊等。3.檔案保管環(huán)境和設(shè)施設(shè)備的運行情況，是否符合安全管理要求。4.合同檔案利用情況的登記和統(tǒng)計，是否按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，認真