PAGE西陵區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)西陵區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于西陵區(qū)各部門、各單位以及與西陵區(qū)相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則西陵區(qū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)全區(qū)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案管理應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性，如實(shí)反映西陵區(qū)各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況。3.完整性原則全面收集和整理西陵區(qū)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性，不遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門西陵區(qū)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定西陵區(qū)檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用西陵區(qū)各類檔案。3.對(duì)各部門、各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織檔案工作人員的培訓(xùn)。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。5.參與西陵區(qū)重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（二）各部門、各單位檔案管理職責(zé)各部門、各單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行西陵區(qū)檔案管理制度，建立健全本部門、本單位的檔案管理工作制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理本部門、本單位在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門、本單位的檔案移交至西陵區(qū)檔案管理部門。4.配合西陵區(qū)檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍西陵區(qū)檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.區(qū)委、區(qū)政府及各部門、各單位形成的各類文件、會(huì)議記錄、決議、決定、通知等。2.西陵區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展、文化教育、醫(yī)療衛(wèi)生、環(huán)境保護(hù)等方面的規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研報(bào)告等。3.西陵區(qū)重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的文件材料，包括活動(dòng)方案、項(xiàng)目合同、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.西陵區(qū)人事檔案，包括干部任免、考核、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面的材料。5.西陵區(qū)財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.西陵區(qū)科技檔案，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究成果、技術(shù)合同等。7.西陵區(qū)聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。8.西陵區(qū)實(shí)物檔案，包括獎(jiǎng)?wù)?、證書、紀(jì)念品等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門、本單位在工作中形成的文件材料，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、完整的原則，不得遺漏重要文件材料。3.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理方法檔案整理應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行，確保檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。具體整理方法如下：1.分類西陵區(qū)檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。各類檔案再根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行二級(jí)分類。文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類?？萍紮n案按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類。人事檔案按照干部人事管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類。財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度類別進(jìn)行分類。聲像檔案按照載體形式時(shí)間對(duì)象進(jìn)行分類。實(shí)物檔案按照類別時(shí)間來(lái)源進(jìn)行分類。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。文書檔案編號(hào)格式為：年度+保管期限代碼+流水號(hào)?？萍紮n案編號(hào)格式為：項(xiàng)目編號(hào)+專業(yè)代碼+階段代碼+流水號(hào)。人事檔案編號(hào)格式為：檔案號(hào)。財(cái)務(wù)檔案編號(hào)格式為：年度+類別代碼+流水號(hào)。聲像檔案編號(hào)格式為：載體形式代碼+時(shí)間代碼+對(duì)象代碼+流水號(hào)。實(shí)物檔案編號(hào)格式為：類別代碼+時(shí)間代碼+來(lái)源代碼+流水號(hào)。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所西陵區(qū)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案保管場(chǎng)所的安全和適宜。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別保管，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級(jí)主管部門。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，如電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）檔案的保護(hù)1.紙質(zhì)檔案的保護(hù)保持檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，控制庫(kù)房的溫度和濕度，防止紙質(zhì)檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。對(duì)破損、褪色的紙質(zhì)檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案盒、檔案袋等，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善包裝。2.電子檔案的保護(hù)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，并異地存放。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，防止電子檔案因硬件故障、軟件問(wèn)題、病毒感染等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失或損壞。嚴(yán)格控制電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)涉及重要信息的電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止電子檔案信息的泄露。3.聲像檔案的保護(hù)對(duì)聲像檔案的載體進(jìn)行定期檢查，如磁帶、光盤等，防止載體老化、損壞。對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于長(zhǎng)期保存和利用。對(duì)聲像檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行控制，確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全，防止聲像檔案信息的丟失或損壞。4.實(shí)物檔案的保護(hù)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行妥善保管，如獎(jiǎng)?wù)?、證書等應(yīng)存放在專門的展示柜或保險(xiǎn)柜中。定期對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行檢查，確保實(shí)物檔案的完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)實(shí)物檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級(jí)主管部門。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問(wèn)題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織西陵區(qū)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案工作人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和科學(xué)研究?jī)r(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合西陵區(qū)的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)西陵區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的內(nèi)容與銷毀清冊(cè)是否一致，確保銷毀工作的徹底性和準(zhǔn)確性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容西陵區(qū)檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等方面。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行記錄。2.采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表等。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)反映西陵區(qū)檔案管理工作的情況。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用和安全保密。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱西陵區(qū)檔案，須經(jīng)西陵區(qū)檔案管理部門批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱西陵區(qū)檔案，須提前向西陵區(qū)檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)西陵區(qū)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記