PAGE釆購部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強采購部檔案管理，確保采購工作中各類文件、資料的完整性、準確性和安全性，便于查詢、利用和追溯采購業(yè)務活動，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于采購部在采購業(yè)務活動中形成的各類檔案，包括但不限于采購計劃、采購合同、供應商資料、招投標文件、詢價報價單、驗收報告等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則采購部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映采購業(yè)務活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.便于利用原則檔案的整理、分類和存儲應便于查詢和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理員職責1.負責采購部檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲和保管等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，指導和監(jiān)督采購人員做好檔案的日常收集和整理工作。3.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和準確性。4.負責檔案的借閱、查閱和歸還登記工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務。5.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級匯報，并提出改進建議。6.負責檔案的數(shù)字化處理和信息化管理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（二）采購人員職責1.在采購業(yè)務活動中，負責及時收集、整理和移交與采購相關的文件、資料，確保檔案的真實性和完整性。2.按照檔案管理要求，對采購文件進行分類整理，編制目錄清單，并及時移交檔案管理員。3.在檔案利用過程中，配合檔案管理員做好檔案的查閱和借閱工作，遵守檔案管理制度。（三）部門負責人職責1.負責審核采購部檔案管理制度和工作計劃，確保檔案管理工作符合公司整體要求。2.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。3.對檔案管理工作進行定期檢查和評估，提出改進意見和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.采購計劃：包括年度采購計劃、月度采購計劃、臨時采購計劃等。2.采購合同：與供應商簽訂的各類采購合同、協(xié)議等。3.供應商資料：供應商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品目錄、報價單、業(yè)績證明等。4.招投標文件：招標文件、投標文件、評標報告等。5.詢價報價單：向供應商發(fā)出的詢價函、供應商的報價單等。6.驗收報告：采購物資的驗收單、檢驗報告等。7.其他與采購業(yè)務相關的文件、資料，如采購申請單、審批文件、會議紀要等。（二）收集要求1.采購人員應在采購業(yè)務活動結束后及時將相關文件、資料收集齊全，并移交檔案管理員。2.收集的文件、資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的文件、資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集復印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類：按照采購業(yè)務的類別和性質(zhì)，將檔案分為采購計劃類、采購合同類、供應商資料類、招投標文件類、詢價報價單類、驗收報告類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號范圍等信息。四、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案柜存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，按照電子檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類存儲，并建立備份機制。（二）保管期限1.采購計劃類檔案保管期限為[X]年。2.采購合同類檔案保管期限為合同履行完畢后[X]年。3.供應商資料類檔案保管期限為長期。4.招投標文件類檔案保管期限為[X]年。5.詢價報價單類檔案保管期限為[X]年。6.驗收報告類檔案保管期限為[X]年。7.其他與采購業(yè)務相關的文件、資料，保管期限根據(jù)其重要性和實際需要確定。（三）保管要求1.檔案存儲環(huán)境應保持清潔、干燥、通風，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.嚴格限制無關人員進入檔案存儲區(qū)域，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱采購部檔案，查閱范圍應根據(jù)工作需要和檔案保密規(guī)定確定。（二）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審批后，交檔案管理員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理員根據(jù)申請表提供檔案，并在《檔案借閱登記薄》上登記借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改或損壞檔案。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理員同意，并在復印件上注明用途。5.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審批后，交檔案管理員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理員根據(jù)申請表提供檔案，并在《檔案查閱登記薄》上登記查閱人姓名、部門、查閱時間等信息。4.查閱人應在檔案管理員指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案存儲區(qū)域。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理員。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定程序1.檔案管理員定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.組織采購部相關人員對擬銷毀檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、重要性和實際利用價值，確定檔案是否應予銷毀。3.對鑒定后確定應予銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，清單應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清單》經(jīng)部門負責人審核后，報公司檔案管理部門審批。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.電子檔案采用數(shù)據(jù)擦除或格式化等方式進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、存儲設備名稱、檔案名稱、數(shù)量等信息。（四）監(jiān)督與審計檔案銷毀過程應由專人監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和合規(guī)性。公司審計部門應對檔案銷毀情況進行定期審計，檢查銷毀程序是否符合規(guī)定要求。七、檔案管理的信息化建設（一）建立電子檔案管理系統(tǒng)采購部應建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。電子檔案管理系統(tǒng)應具備以下功能：1.檔案錄入：能夠錄入檔案的基本信息、文件內(nèi)容等。2.檔案檢索：能夠根據(jù)檔案編號、名稱、日期、關鍵詞等進行快速檢索。3.權限管理：能夠設置不同用戶的訪問權限，確保檔案信息的安全。4.借閱管理：能夠記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等。5.備份管理：能夠定期對電子檔案進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上。（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理1.采購人員在移交紙質(zhì)檔案的同時，應將相關電子文件上傳至電子檔案管理系統(tǒng)，并確保電子文件與紙質(zhì)檔案內(nèi)容