PAGE完善扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強扶貧檔案管理，確保扶貧工作資料的完整性、準確性和規(guī)范性，為扶貧工作決策、監(jiān)督、考核提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織參與的所有扶貧項目及相關(guān)工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映扶貧工作的實際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.完整性原則：涵蓋扶貧工作全過程的各類文件、記錄、數(shù)據(jù)等應(yīng)全面收集，確保檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、裝訂等應(yīng)遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范。4.保密性原則：對于涉及扶貧對象隱私、敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善扶貧檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)各部門做好扶貧檔案的收集、整理、歸檔工作。3.對扶貧檔案進行集中統(tǒng)一管理，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。4.定期對扶貧檔案進行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各扶貧工作部門職責1.負責本部門扶貧工作中形成檔案資料的收集、整理和初步審核。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案資料移交歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂等工作。3.做好檔案的保管、保護工作，確保檔案的安全和完整。4.為檔案的查詢、借閱等提供服務(wù)，并做好登記工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧項目申報、審批文件，包括項目申請書、可行性研究報告、審批意見等。2.扶貧項目實施方案，包括項目目標、任務(wù)、實施步驟、資金預(yù)算等。3.扶貧項目實施過程中的各類文件，如項目進展報告、會議紀要、工作簡報等。4.扶貧對象識別、審核、公示等相關(guān)資料，包括貧困戶申請表、家庭情況調(diào)查表、審核審批表、公示記錄等。5.扶貧資金管理文件，如資金分配方案、資金使用計劃、資金撥付憑證、財務(wù)報表等。6.扶貧項目驗收文件，包括驗收申請、驗收報告、驗收結(jié)論等。7.扶貧工作中的培訓(xùn)、宣傳資料，如培訓(xùn)方案、培訓(xùn)記錄、宣傳報道等。8.其他與扶貧工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)原件齊全，如有復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集紙質(zhì)版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照扶貧工作的不同階段、不同類別，對檔案資料進行分類。如可分為項目管理類、對象識別類、資金管理類等。2.編號：對每一類檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，目錄應(yīng)清晰、準確。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案資料，經(jīng)部門負責人審核簽字后，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進行再次審核，審核無誤后進行歸檔。3.歸檔后的檔案資料應(yīng)按照分類、編號順序存放，建立檔案存放位置索引。（二）保管期限1.扶貧項目檔案的保管期限根據(jù)項目性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期檔案保管期限為5年，主要包括項目實施過程中的一般性文件、報表等。3.中期檔案保管期限為10年，主要包括項目驗收報告、資金使用情況報告等。4.長期檔案保管期限為30年，主要包括扶貧項目申報、審批文件，扶貧對象識別、審核等核心資料。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案應(yīng)存放于專用的檔案柜架上，柜架應(yīng)排列整齊，便于查找。五、檔案查詢與借閱（一）查詢程序1.因工作需要查詢扶貧檔案的，應(yīng)填寫檔案查詢申請表，注明查詢內(nèi)容、目的、時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查詢申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查詢記錄。（二）借閱程序1.因特殊原因需要借閱扶貧檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、用途等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。（三）查詢與借閱限制1.涉及扶貧對象隱私、敏感信息的檔案，未經(jīng)批準不得查詢和借閱。2.重要扶貧項目檔案的查詢和借閱，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對扶貧檔案進行鑒定，確保檔案資料的保存價值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行逐一審查。3.對于已超過保管期限且無保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組批準銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)檔案管理部門負責人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、查詢、借閱等功能。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負責扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的扶貧檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)將扶貧檔案管理工作納入審計范圍，對檔案管理的規(guī)范性、真實性等進行審