PAGE流動(dòng)人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在服務(wù)流動(dòng)人員就業(yè)創(chuàng)業(yè)、保障合法權(quán)益等方面的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織接收、管理的流動(dòng)人員檔案。流動(dòng)人員是指辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同、除名或自動(dòng)離職的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作人員，與用人單位解除或終止勞動(dòng)關(guān)系的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員，待業(yè)的大中專畢業(yè)生及其他流動(dòng)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映流動(dòng)人員的經(jīng)歷和實(shí)際情況。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高服務(wù)質(zhì)量，為流動(dòng)人員提供便捷、高效的檔案管理服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)流動(dòng)人員檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備具備專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案接收與整理：負(fù)責(zé)接收流動(dòng)人員檔案，對(duì)檔案材料進(jìn)行審核、分類、整理和裝訂，確保檔案材料齊全、完整、規(guī)范。2.檔案保管與維護(hù)：妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和修復(fù)，防止檔案損壞、丟失和霉變。3.檔案查閱與利用：按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，為有關(guān)部門和人員提供檔案信息服務(wù)，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和使用用途。4.檔案信息化管理：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案數(shù)量、流向、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案安全保密：嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，防止檔案信息泄露。三、檔案接收（一）接收條件1.流動(dòng)人員與原單位解除或終止勞動(dòng)關(guān)系后，原單位應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將其檔案移交本公司/組織檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)齊全、完整，符合檔案管理的要求。（二）接收程序1.流動(dòng)人員原單位填寫《流動(dòng)人員檔案移交清單》，詳細(xì)列出檔案材料的名稱、份數(shù)、頁數(shù)等信息，并加蓋單位公章。2.檔案管理部門對(duì)移交清單進(jìn)行審核，核對(duì)檔案材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。3.審核無誤后，檔案管理部門接收檔案，并在移交清單上簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行編號(hào)、登記，建立檔案管理臺(tái)賬。（三）特殊情況處理1.如檔案材料不齊全或不符合要求，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知原單位補(bǔ)充或更正。原單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成補(bǔ)充或更正工作，并重新移交檔案。2.對(duì)于檔案材料存在疑問或爭(zhēng)議的，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，必要時(shí)可要求原單位提供相關(guān)證明材料。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的歷史聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）整理方法1.對(duì)檔案材料進(jìn)行分類，一般可分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料、勞動(dòng)合同材料、離職材料等類別。2.按照分類順序?qū)n案材料進(jìn)行排列，同一類別的材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、材料名稱、日期、頁數(shù)等信息，便于查閱和檢索。（三）整理要求1.檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，圖像、印章等應(yīng)完整、清晰可辨。2.檔案材料應(yīng)使用A4紙規(guī)格進(jìn)行復(fù)制或粘貼，紙張應(yīng)質(zhì)量良好，不易褪色。3.檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，不得隨意涂改、增刪或損壞檔案材料。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。2.檔案庫房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管期限流動(dòng)人員檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為長(zhǎng)期保管。對(duì)于涉及重要機(jī)密或特殊情況的檔案，保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、檔案材料完整。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息有誤等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.流動(dòng)人員本人可查閱本人檔案。2.因工作需要，有關(guān)單位或部門可查閱流動(dòng)人員檔案，但必須符合規(guī)定的查閱范圍，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《流動(dòng)人員檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱人員查閱檔案。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得涂改、增刪或損壞檔案材料。4.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)在《流動(dòng)人員檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱流動(dòng)人員檔案的，必須符合規(guī)定的借閱范圍，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《流動(dòng)人員檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，檔案管理部門辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案交借閱人員，并在《流動(dòng)人員檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息有誤等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.流動(dòng)人員因工作調(diào)動(dòng)、升學(xué)、出國（境）等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定和接收單位的要求。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.流動(dòng)人員填寫《流動(dòng)人員檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》，注明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人等信息，并加蓋單位公章。2.檔案管理部門對(duì)轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，開具《流動(dòng)人員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。3.檔案管理部門按照規(guī)定的轉(zhuǎn)遞方式將檔案轉(zhuǎn)遞給接收單位。轉(zhuǎn)遞方式一般可采用機(jī)要通信、專人送取或郵政特快專遞等方式。4.檔案管理部門在檔案轉(zhuǎn)遞后，應(yīng)及時(shí)更新檔案管理臺(tái)賬，并將轉(zhuǎn)遞情況告知流動(dòng)人員。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)密封包裝，并在封口處加蓋檔案管理部門公章。2.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)確保檔案的安全和完整，防止檔案丟失、損壞或信息泄露。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《流動(dòng)人員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)將回執(zhí)寄回檔案管理部門。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的流動(dòng)人員檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將流動(dòng)人員檔案中的各類信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息檢索：通過信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的快速檢索和查詢，為檔案查閱和利用提供便捷服務(wù)。3.檔案信息利用：利用信息化管理系統(tǒng)，為有關(guān)部門和人員提供檔案信息共享服務(wù)，提高檔案信息的利用價(jià)值。4.系統(tǒng)安全管理：加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。（三）信息化管理要求1.檔案信息錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整、及時(shí)，確保檔案信息與紙質(zhì)檔案一致。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和災(zāi)難恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格遵守系統(tǒng)操作規(guī)程。九、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容和信息。2.檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和使用用途，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或泄露檔案信息。3.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保檔案信息安全。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等設(shè)備。2.建立檔案安全檢查制度，定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育和培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)能夠及時(shí)、有效地保護(hù)檔案安全。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督管理，規(guī)范檔案管理工作流程，確保檔案管理工作依法依規(guī)進(jìn)行。（二）外部檢查1.接受上級(jí)主管部門和相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合有關(guān)部門的工作，如實(shí)提供檔案管理情況和相關(guān)資料。2.根據(jù)監(jiān)督檢查意見，及時(shí)整改存在的問題，不斷提高檔案管理工作水平。十一、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.檔案管理人員因違反檔案管理規(guī)定，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、信息泄露等事故的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.查閱、借閱人員