PAGE檔案局館長(zhǎng)審批制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，確保檔案審批流程的嚴(yán)謹(jǐn)性與公正性，保障檔案信息的安全與有效利用，特制定本審批制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局內(nèi)所有檔案的審批工作，包括但不限于檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀以及檔案信息的查閱、借閱、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：審批工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)審批行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：審批人員應(yīng)認(rèn)真審核檔案內(nèi)容，保證檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。3.及時(shí)性原則：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檔案審批工作，不得拖延，以保障檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，在審批過程中采取必要的保密措施，防止信息泄露。二、審批職責(zé)與分工（一）館長(zhǎng)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案局檔案審批制度的領(lǐng)導(dǎo)與管理工作，對(duì)審批工作的整體質(zhì)量和效果負(fù)責(zé)。2.審核重大檔案事項(xiàng)的審批結(jié)果，對(duì)重要檔案的審批決策進(jìn)行最終把關(guān)。3.協(xié)調(diào)解決審批過程中出現(xiàn)的重大問題，確保審批工作的順利進(jìn)行。（二）檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.組織本部門檔案審批工作的實(shí)施，確保審批流程的規(guī)范執(zhí)行。2.對(duì)本部門提交審批的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性等，提出初步審批意見。3.配合館長(zhǎng)及其他相關(guān)部門做好檔案審批的協(xié)調(diào)工作，及時(shí)反饋審批過程中的問題。（三）檔案審批專員職責(zé)1.負(fù)責(zé)具體的檔案審批操作，按照審批標(biāo)準(zhǔn)和流程對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致審核。2.記錄審批過程中的相關(guān)信息，包括審批意見、修改情況等，形成審批記錄檔案。3.對(duì)審批過程中發(fā)現(xiàn)的不符合要求的檔案，及時(shí)與檔案提交部門溝通，要求其進(jìn)行整改。三、檔案收集審批（一）收集范圍界定1.根據(jù)檔案局的職能和工作需要，明確各類檔案的收集范圍，包括但不限于機(jī)關(guān)文件、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。2.收集范圍應(yīng)符合國(guó)家檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保全面、系統(tǒng)地反映檔案局的工作活動(dòng)和歷史面貌。（二）收集流程審批1.檔案形成部門在文件材料形成后，按照收集范圍進(jìn)行整理，并填寫《檔案收集申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明文件材料的名稱、來源、形成時(shí)間、數(shù)量等信息。2.將《檔案收集申請(qǐng)表》提交至檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括文件材料是否屬于收集范圍、信息是否完整準(zhǔn)確等。如發(fā)現(xiàn)問題，檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門溝通，要求其補(bǔ)充或修正相關(guān)信息。3.經(jīng)檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初步審核通過后，申請(qǐng)表提交至檔案審批專員進(jìn)行詳細(xì)審批。審批專員應(yīng)依據(jù)收集范圍和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每份文件材料進(jìn)行逐一核對(duì)，重點(diǎn)審查文件的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性以及與檔案局工作的關(guān)聯(lián)性。4.對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，審批專員應(yīng)將審批情況提交館長(zhǎng)進(jìn)行最終審定。館長(zhǎng)根據(jù)實(shí)際情況做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)收集的決定。5.若批準(zhǔn)收集，檔案審批專員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署審批意見，并注明收集時(shí)間和存放位置。檔案形成部門按照要求將檔案移交至指定地點(diǎn)。若不批準(zhǔn)收集，應(yīng)向檔案形成部門說明原因，并要求其妥善處理相關(guān)文件材料。四、檔案整理審批（一）整理原則與要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照國(guó)家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案整理的規(guī)范性和一致性。（二）整理流程審批1.檔案業(yè)務(wù)部門對(duì)已收集的檔案進(jìn)行整理，整理完成后填寫《檔案整理審批表》，詳細(xì)記錄整理情況，包括分類方案、編號(hào)規(guī)則、編目信息等。2.將《檔案整理審批表》提交至檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括整理方法是否符合標(biāo)準(zhǔn)、分類是否合理、編號(hào)是否準(zhǔn)確等。如發(fā)現(xiàn)問題，檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指導(dǎo)檔案整理人員進(jìn)行調(diào)整。3.經(jīng)檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初步審核通過后，審批表提交至檔案審批專員進(jìn)行詳細(xì)審批。審批專員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)整理內(nèi)容，檢查是否存在錯(cuò)編、漏編、分類混亂等問題。4.對(duì)于復(fù)雜或關(guān)鍵檔案的整理審批，審批專員可組織相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)審，充分聽取各方意見，確保整理質(zhì)量。5.審批通過后，檔案審批專員在審批表上簽署意見，并將整理好的檔案移交至檔案保管部門。若審批不通過，應(yīng)明確指出問題所在，要求檔案業(yè)務(wù)部門重新進(jìn)行整理。五、檔案保管審批（一）保管條件與設(shè)施1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和保管要求，提供適宜的保管條件，包括溫度、濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.定期檢查保管設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，確保其正常運(yùn)行，滿足檔案保管的需要。（二）保管流程審批1.檔案保管部門在接收整理好的檔案后，制定檔案保管方案，明確檔案的存放位置、保管期限、保管方式等信息，并填寫《檔案保管審批表》。2.將《檔案保管審批表》提交至檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括保管方案是否合理、保管條件是否滿足要求等。如發(fā)現(xiàn)問題，檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)與檔案保管部門溝通，督促其進(jìn)行完善。3.經(jīng)檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初步審核通過后，審批表提交至檔案審批專員進(jìn)行詳細(xì)審批。審批專員應(yīng)審查保管方案的科學(xué)性、可行性以及與檔案管理整體規(guī)劃的協(xié)調(diào)性。4.對(duì)于重要檔案或特殊載體檔案的保管審批，審批專員應(yīng)征求相關(guān)專家意見，確保保管措施的有效性。5.審批通過后，檔案審批專員在審批表上簽署意見，檔案保管部門按照保管方案對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管。若審批不通過，應(yīng)要求檔案保管部門重新制定保管方案并再次提交審批。六、檔案鑒定審批（一）鑒定原則與標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家檔案鑒定的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案局的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保存價(jià)值等方面進(jìn)行綜合考量，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定流程審批1.檔案業(yè)務(wù)部門定期組織檔案鑒定工作，成立鑒定小組，對(duì)到期檔案或需要重新鑒定的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)包括檔案業(yè)務(wù)專家、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見，并填寫《檔案鑒定審批表》，詳細(xì)說明鑒定依據(jù)和理由。3.將《檔案鑒定審批表》提交至檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括鑒定程序是否規(guī)范、鑒定意見是否合理等。如發(fā)現(xiàn)問題，檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織鑒定小組進(jìn)行復(fù)查。4.經(jīng)檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初步審核通過后，審批表提交至檔案審批專員進(jìn)行詳細(xì)審批。審批專員應(yīng)全面審查鑒定過程和結(jié)果，重點(diǎn)關(guān)注涉及重要?dú)v史事件、關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)等檔案的鑒定情況。5.對(duì)于涉及重大決策、重要?dú)v史資料等檔案的鑒定審批，審批專員應(yīng)提交館長(zhǎng)進(jìn)行最終審定。館長(zhǎng)根據(jù)實(shí)際情況做出批準(zhǔn)銷毀或繼續(xù)保存的決定。6.若批準(zhǔn)銷毀，檔案審批專員應(yīng)監(jiān)督銷毀過程，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀完成后，在審批表上記錄銷毀情況，并將相關(guān)資料歸檔保存。若不批準(zhǔn)銷毀，應(yīng)明確說明理由，要求檔案保管部門繼續(xù)妥善保管相關(guān)檔案。七、檔案銷毀審批（一）銷毀程序與要求1.嚴(yán)格按照檔案鑒定審批結(jié)果，對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案進(jìn)行銷毀處理。銷毀方式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.在銷毀檔案前，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)。（二）銷毀流程審批1.檔案保管部門根據(jù)檔案銷毀審批結(jié)果，制定檔案銷毀計(jì)劃，明確銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.將《檔案銷毀審批表》提交至檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括銷毀計(jì)劃是否合理、銷毀程序是否符合要求等。如發(fā)現(xiàn)問題，檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)與檔案保管部門溝通，督促其進(jìn)行調(diào)整。3.經(jīng)檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初步審核通過后，審批表提交至檔案審批專員進(jìn)行詳細(xì)審批。審批專員應(yīng)審查銷毀計(jì)劃的可行性和安全性，檢查《檔案銷毀清單》的準(zhǔn)確性。4.對(duì)于重要檔案或大量檔案的銷毀審批，審批專員可組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀工作的規(guī)范進(jìn)行。5.審批通過后，檔案審批專員在審批表上簽署意見，檔案保管部門按照銷毀計(jì)劃組織實(shí)施銷毀工作。銷毀完成后，將《檔案銷毀清單》及相關(guān)審批資料歸檔保存。若審批不通過，應(yīng)要求檔案保管部門重新制定銷毀計(jì)劃并再次提交審批。八、檔案信息查閱、借閱審批（一）查閱、借閱范圍與權(quán)限1.明確檔案信息查閱、借閱的范圍，根據(jù)檔案的密級(jí)和利用需求，確定不同人員的查閱、借閱權(quán)限。2.嚴(yán)格限制涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案的查閱、借閱，確保檔案信息安全。（二）查閱、借閱流程審批1.查閱、借閱檔案信息的人員應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱或借閱的檔案名稱、目的、期限等信息。2.將《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》提交至檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括查閱或借閱人員的權(quán)限是否符合規(guī)定、查閱或借閱目的是否合理等。如發(fā)現(xiàn)問題，檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)與查閱或借閱人員溝通，要求其補(bǔ)充或修正相關(guān)信息。3.經(jīng)檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初步審核通過后，申請(qǐng)表提交至檔案審批專員進(jìn)行詳細(xì)審批。審批專員應(yīng)依據(jù)查閱、借閱權(quán)限和檔案管理規(guī)定，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審查。4.對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查閱、借閱申請(qǐng)，審批專員應(yīng)提交館長(zhǎng)進(jìn)行最終審定。館長(zhǎng)根據(jù)實(shí)際情況做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。5.若批準(zhǔn)查閱或借閱，審批專員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署審批意見，并注明查閱或借閱的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求。查閱或借閱人員按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，方可進(jìn)行查閱或借閱。若不批準(zhǔn)查閱或借閱，應(yīng)向查閱或借閱人員說明原因。九、審批記錄與檔案管理（一）審批記錄要求1.檔案審批專員應(yīng)詳細(xì)記錄每一次檔案審批的過程和結(jié)果，包括審批時(shí)間、審批人員、審批意見、修改情況等信息。2.審批記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子文檔形式進(jìn)行保存，確保記錄的完整性和可追溯性。（二）審批記錄檔案管理辦法1.建立專門的審批記錄檔案庫(kù)，對(duì)審批記錄進(jìn)行分類存放，便于查詢和管理。2.按照檔案保管期限的要求，對(duì)審批記錄檔案進(jìn)行定期整理和歸檔，確保其長(zhǎng)期保存。3.嚴(yán)格限制審批記錄檔案的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱相關(guān)記錄，保障檔案信息的安全。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.檔案局設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案審批工作進(jìn)行檢查，確保審批制度的嚴(yán)格執(zhí)行。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查審批流程是否規(guī)范、審批意見是否合理、審批記錄是否完整等方面的情況。