PAGE貴州省檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強貴州省檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為各項工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于貴州省內(nèi)各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織的檔案室管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映各項工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全和保密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為用戶提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育。4.參與本單位重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、上架等工作，確保檔案的有序存放。3.做好檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.積極為用戶提供檔案利用服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。6.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，定期向檔案室移交檔案。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和監(jiān)督，配合檔案室做好檔案整理和移交工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)讓檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動和歷史發(fā)展的文件材料，包括各類會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。2.本單位在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、財務(wù)憑證等。3.上級機關(guān)和有關(guān)部門頒發(fā)的與本單位相關(guān)的文件材料，以及本單位報送上級機關(guān)的文件材料。4.本單位重要活動和重大事件形成的文件材料，如照片、錄像、錄音、題詞等。5.本單位機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎懲等方面的文件材料。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的文件材料，并進行初步整理。2.對重要文件材料應(yīng)進行備份或復(fù)制，確保檔案的完整性和安全性。3.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）收集時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的文件材料整理后移交檔案室。2.對于重大活動和重要項目形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后[規(guī)定時間]內(nèi)移交檔案室。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和管理。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段進行分類整理，建立檔案目錄和索引。3.會計檔案：按照會計年度、保管期限進行分類整理，編制會計檔案目錄。4.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)分類準(zhǔn)確、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。2.編制的檔案目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)進行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的場所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行存放，標(biāo)識清晰，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色、字跡模糊的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案室的溫濕度，溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]。5.做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。（三）檔案數(shù)字化1.積極推進檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理的效率和水平。2.按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進行分類存儲、檢索和利用。4.加強對數(shù)字化檔案的管理和維護，確保數(shù)字化檔案的安全和完整。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限表為依據(jù)，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.定期對檔案進行鑒定，一般每[鑒定周期]進行一次。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判定檔案的價值和保管期限。3.對失去保存價值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，報經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。（四）鑒定要求1.鑒定工作應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。2.對鑒定過程中形成的文件材料應(yīng)進行整理和歸檔，妥善保存。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案數(shù)字化進展情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案進行統(tǒng)計。2.利用檔案管理軟件進行統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，及時上報。2.對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他利用情形。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：根據(jù)利用者的需求，辦理借閱手續(xù)，限期歸還檔案。3.出具證明：根據(jù)利用者的要求，出具檔案證明材料。（三）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案室。3.借閱檔案應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱時間、期限、用途等，按時歸還檔案。4.外單位查閱檔案應(yīng)提前預(yù)約，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。九、檔案保密（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強檔案保密管理。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，并限定查閱范圍。3.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密承諾書，保守檔案秘密。（二）保密措施1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，配備必要的保密設(shè)備，如保險柜、密碼鎖等。2.對檔案的查閱、借閱等情況進行登記，嚴(yán)格控制檔案的流向。3.電子檔案應(yīng)采取加密存儲、