PAGE檔案庫房使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案庫房的規(guī)范化管理，確保檔案的安全與完整，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有檔案庫房的使用與管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案實(shí)體安全，防止檔案信息泄露。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)手段，提高檔案管理效率。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，便于檔案的查閱和利用。二、檔案庫房環(huán)境管理（一）溫度與濕度控制1.溫度要求：檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，晝夜溫差不超過±2℃。2.濕度要求：相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.調(diào)控措施：配備溫濕度調(diào)控設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，根據(jù)溫濕度變化及時(shí)調(diào)整。（二）清潔與衛(wèi)生1.日常清潔：每天對(duì)檔案庫房進(jìn)行清掃，清除灰塵、雜物等。2.定期消毒：每季度對(duì)檔案庫房進(jìn)行一次全面消毒，采用安全環(huán)保的消毒方法，防止檔案受到污染。3.防蟲防鼠：采取有效的防蟲防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞等，確保檔案不受蟲害和鼠害。（三）防火與防盜1.消防設(shè)施：配備完善的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.防火措施：嚴(yán)禁在檔案庫房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁堆放易燃、易爆物品。3.防盜設(shè)施：安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房安全。加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)格人員出入登記制度。三、檔案庫房設(shè)施設(shè)備管理（一）檔案裝具1.選用標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的類型、規(guī)格和保存期限，選用合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.質(zhì)量要求：檔案裝具應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的密封性、穩(wěn)定性和耐久性。3.編號(hào)管理：對(duì)檔案裝具進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，便于查找和管理。（二）存儲(chǔ)設(shè)備1.存儲(chǔ)方式：根據(jù)檔案的特點(diǎn)和存儲(chǔ)要求，采用適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)方式，如密集架存儲(chǔ)、光盤存儲(chǔ)、磁帶存儲(chǔ)等。2.存儲(chǔ)環(huán)境：為存儲(chǔ)設(shè)備提供適宜的環(huán)境條件，確保檔案存儲(chǔ)安全。3.設(shè)備維護(hù)：定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)處理設(shè)備故障。（三）辦公設(shè)備1.配備要求：檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，滿足檔案管理工作的需要。2.使用管理：對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行規(guī)范管理，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。四、檔案入庫管理（一）檔案整理1.整理原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.整理標(biāo)準(zhǔn)：遵循國家相關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案整理規(guī)范、統(tǒng)一。3.整理流程：對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、裝訂、編目等整理工作，形成有序的檔案體系。（二）檔案驗(yàn)收1.驗(yàn)收內(nèi)容：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案管理的相關(guān)要求，制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案質(zhì)量。3.驗(yàn)收記錄：對(duì)驗(yàn)收過程和結(jié)果進(jìn)行記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）檔案入庫1.入庫要求：將驗(yàn)收合格的檔案按照編號(hào)順序存入檔案庫房，確保檔案存放有序。2.入庫登記：對(duì)檔案入庫情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄檔案的名稱、數(shù)量、存放位置等信息。3.入庫標(biāo)識(shí)：在檔案裝具上標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。五、檔案查閱利用管理（一）查閱申請(qǐng)1.申請(qǐng)流程：查閱檔案需填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.申請(qǐng)審批：檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級(jí)別和利用規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)查閱。3.申請(qǐng)記錄：對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并留存查閱申請(qǐng)表原件。（二）查閱登記1.登記內(nèi)容：對(duì)批準(zhǔn)查閱的檔案進(jìn)行查閱登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.登記方式：采用紙質(zhì)登記或電子登記方式，確保登記信息準(zhǔn)確、完整，但需注意電子登記應(yīng)做好備份以防數(shù)據(jù)丟失。3.登記審核：查閱登記信息由專人進(jìn)行審核，確保登記規(guī)范。（三）查閱利用1.查閱場(chǎng)所：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場(chǎng)所，為查閱人員提供必要的設(shè)施和條件。2.查閱要求：查閱人員應(yīng)遵守檔案庫房的管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.復(fù)制管理：如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（四）歸還注銷1.歸還要求：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案庫房，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)檢查。2.注銷登記：對(duì)查閱登記信息進(jìn)行注銷，確保查閱記錄準(zhǔn)確反映檔案的利用情況。六、檔案庫房人員管理（一）人員配備1.專業(yè)要求：檔案庫房管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。2.人員數(shù)量：根據(jù)檔案庫房的規(guī)模和工作量，合理配備檔案管理人員，確保工作正常開展。3.人員培訓(xùn)：定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）崗位職責(zé)1.庫房管理員職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的整理、入庫、保管、查閱利用等。2.安全保衛(wèi)人員職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，包括門禁管理、巡邏檢查、消防設(shè)施維護(hù)等。3.設(shè)備維護(hù)人員職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案庫房設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）人員考核1.考核內(nèi)容：對(duì)檔案庫房人員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等進(jìn)行考核。2.考核方式：采用定期考核和不定期考核相結(jié)合的方式，確?？己私Y(jié)果客觀、公正。3.考核結(jié)果應(yīng)用：將考核結(jié)果與人員的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，激勵(lì)人員積極工作。七、檔案庫房信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能：建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、利用等全過程信息化管理。2.系統(tǒng)安全：加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案信息安全。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（二）電子檔案管理1.電子檔案收集：及時(shí)收集電子檔案，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子檔案存儲(chǔ)：采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理。3.電子檔案利用：通過檔案管理系統(tǒng)，為用戶提供便捷的電子檔案查閱利用服務(wù)。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.備份策略：制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.備份存儲(chǔ)：將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。3.恢復(fù)演練：定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。八、檔案庫房應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.預(yù)案內(nèi)容：制定檔案庫房應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等。2.預(yù)案修訂：定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。3.預(yù)案培訓(xùn)：組織檔案庫房人員參加應(yīng)急預(yù)案培訓(xùn)，提高應(yīng)急處置能力。（二）應(yīng)急處置措施1.火災(zāi)應(yīng)急：發(fā)生火災(zāi)時(shí)，立即啟動(dòng)火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，組織人員疏散，使用消防設(shè)施進(jìn)行滅火。2.水災(zāi)應(yīng)急：遇到水災(zāi)時(shí)，及時(shí)采取排水、轉(zhuǎn)移檔案等措施，減少損失。3.其他應(yīng)急：針對(duì)其他突發(fā)事件，如盜竊、設(shè)備故障等，按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處置。（三）事后恢復(fù)與重建1.損失評(píng)估：對(duì)檔案庫房在突發(fā)事件中遭受的損失進(jìn)行評(píng)估，確定恢復(fù)與重建的范圍和內(nèi)容。2.恢復(fù)重建：及時(shí)組織力量