PAGE中小學檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強中小學檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，提高學校管理水平和教育教學質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合中小學實際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各學科組以及全體教職工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校檔案室對全校各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映學校各項工作的實際情況，嚴禁虛假和偽造檔案。3.科學分類原則按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找利用。4.保密原則嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護學校和師生的合法權(quán)益。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案室設(shè)置學校設(shè)立獨立的檔案室，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理員負責檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常工作。定期對檔案進行清查核對，確保檔案的完整和安全。按照規(guī)定的程序和要求，為學校各部門和師生提供檔案查閱、借閱服務。負責檔案信息化管理工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。2.部門兼職檔案員負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案室。協(xié)助檔案管理員做好檔案的清查核對和利用服務工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類學校行政會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案、安全保衛(wèi)檔案等。2.教育教學類教學計劃、教案、課件、學生成績冊、教學研究成果、師資培訓檔案等。3.學生管理類學生學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價檔案、畢業(yè)生檔案等。4.后勤管理類校園建設(shè)規(guī)劃、物資采購檔案、維修記錄、衛(wèi)生防疫檔案等。5.其他類學校舉辦的各類活動檔案、對外交流合作檔案、校友檔案等。（二）檔案收集要求1.各部門和個人應及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料收集齊全，整理規(guī)范后移交檔案室。2.檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應按照相關(guān)標準進行收集和整理，確保其真實性、完整性和可讀性。（三）檔案整理方法1.分類按照檔案的類別和形成時間，將檔案分為若干大類，每大類下再細分若干小類。例如，教育教學類可分為學科教學、教學管理、教研活動等小類。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號。如“J2023001”，其中“J”表示教育教學類，“2023”表示年度，“001”表示該年度此類檔案的順序號。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和管理。四、檔案的保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間,相對濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，定期進行檢查和維護。3.檔案架應排列整齊，標識清晰，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應分類存放于檔案柜中，不同類別和保管期限的檔案應分開存放。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。3.照片、錄音、錄像等特殊載體檔案應按照相關(guān)規(guī)定進行整理和保管。（三）檔案清查與盤點1.檔案管理員應定期對檔案進行清查核對，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄，并采取相應的措施進行處理。3.對清查結(jié)果應形成書面報告，報學校領(lǐng)導審閱。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學校的保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.檔案利用應遵循方便、快捷、高效的原則，為學校各項工作和師生提供優(yōu)質(zhì)服務。3.利用檔案應辦理相關(guān)手續(xù)，填寫檔案利用登記表，注明利用目的、利用時間、利用人等信息。（二）查閱與借閱1.本校教職工因工作需要查閱檔案，應提前向檔案室提出申請，經(jīng)檔案管理員同意后，在檔案室查閱。查閱時應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.外單位人員查閱本校檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學校領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱過程中應有檔案管理員在場監(jiān)督。3.借閱檔案須經(jīng)學校領(lǐng)導批準，借閱期限一般不得超過兩周。借閱人應妥善保管檔案，按時歸還，如遇特殊情況需要延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）檔案復制1.因工作需要復制檔案，應經(jīng)檔案管理員同意，并注明復制用途。2.復制檔案應使用復印機、掃描儀等設(shè)備進行，確保復制件與原件內(nèi)容一致。3.復制的檔案應加蓋檔案室印章，并進行登記。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案的留存價值和銷毀的合法性。（二）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作小組，由學校領(lǐng)導、檔案管理人員和相關(guān)部門負責人組成，負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定標準根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，綜合判斷檔案的留存價值。對已失去留存價值的檔案，應及時進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，報學校領(lǐng)導批準。2.經(jīng)批準銷毀的檔案，應編制銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量等信息。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀清單應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、檔案編號、日期等進行查詢，方便快捷地獲取所需檔案信息。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。4.統(tǒng)計分析對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為學校管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復機制，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.加強對檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。