PAGE檔案工作人員保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，特制定本保密制度。本制度適用于公司全體檔案工作人員以及涉及檔案管理、使用的相關(guān)人員。（二）適用范圍本制度適用于公司各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等。涵蓋公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.保密責(zé)任原則：明確檔案工作人員的保密職責(zé)，將保密責(zé)任落實(shí)到具體崗位和個(gè)人。3.最小化接觸原則：嚴(yán)格限制檔案信息的知悉范圍，僅允許因工作需要的人員接觸相關(guān)檔案。4.安全保障原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，確保檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全。二、檔案工作人員保密職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的完整與安全。2.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行登記和監(jiān)督，防止檔案信息泄露。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)設(shè)施的正常運(yùn)行，防止檔案因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因受損。（二）檔案整理人員職責(zé)1.在檔案整理過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自翻閱、摘抄檔案內(nèi)容。2.對(duì)整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的涉及保密信息的檔案，及時(shí)與檔案管理人員溝通，采取相應(yīng)的保密措施。3.確保檔案整理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，避免因整理失誤導(dǎo)致檔案信息泄露。（三）檔案數(shù)字化人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等。2.在數(shù)字化過(guò)程中，對(duì)涉及保密信息的檔案進(jìn)行加密處理，防止信息在數(shù)字化過(guò)程中被竊取。3.妥善保管數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)，防止因設(shè)備故障、介質(zhì)丟失等原因?qū)е聶n案信息泄露。4.對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（四）檔案利用審批人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)印等利用申請(qǐng)進(jìn)行審批，嚴(yán)格把關(guān)，確保利用行為符合規(guī)定。2.對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核，核實(shí)利用目的、利用范圍等，防止違規(guī)利用檔案信息。3.在審批過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)涉及保密信息的利用申請(qǐng)可能存在風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，采取必要的防范措施。三、檔案管理保密措施（一）檔案存儲(chǔ)保密1.檔案庫(kù)房建設(shè)檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源等。庫(kù)房應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警裝置等。庫(kù)房?jī)?nèi)部應(yīng)進(jìn)行合理分區(qū)，設(shè)置檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保不同區(qū)域之間互不干擾。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備檔案存儲(chǔ)應(yīng)使用符合安全標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、光盤(pán)庫(kù)、磁帶庫(kù)等。對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞。對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行標(biāo)識(shí)管理，明確檔案存儲(chǔ)位置和內(nèi)容，便于查找和管理。3.檔案存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)管理，如硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行加密處理，并定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)的使用和保管進(jìn)行登記，記錄介質(zhì)的編號(hào)、存儲(chǔ)內(nèi)容、使用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。（二）檔案?jìng)鬏敱Ｃ?.內(nèi)部傳輸在公司內(nèi)部傳輸檔案信息時(shí)，應(yīng)采用安全的網(wǎng)絡(luò)傳輸方式，如加密郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等。對(duì)傳輸?shù)臋n案信息進(jìn)行加密處理，確保信息在傳輸過(guò)程中不被竊取或篡改。對(duì)傳輸過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控和審計(jì)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)采取措施。2.外部傳輸如需向公司外部傳輸檔案信息，應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，確保傳輸行為符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。對(duì)外部傳輸?shù)臋n案信息進(jìn)行加密處理，并選擇安全可靠的傳輸渠道，如加密U盤(pán)、專(zhuān)用數(shù)據(jù)傳輸平臺(tái)等。在傳輸前，對(duì)接收方的資質(zhì)和信譽(yù)進(jìn)行評(píng)估，確保接收方具備安全接收和保管檔案信息的能力。（三）檔案查閱、借閱保密1.查閱、借閱申請(qǐng)公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱目的、范圍、時(shí)間等信息。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門(mén)。外部單位或個(gè)人如需查閱、借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。2.查閱、借閱登記檔案管理部門(mén)對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以登記。登記內(nèi)容包括查閱、借閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、借閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。3.查閱、借閱場(chǎng)所檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，查閱場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等。借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱、借閱人員進(jìn)行監(jiān)督，確保其在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱、借閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案信息。查閱、借閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）檔案銷(xiāo)毀保密1.銷(xiāo)毀審批檔案銷(xiāo)毀應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀方式根據(jù)檔案的性質(zhì)和保密要求，選擇合適的銷(xiāo)毀方式，如焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等。對(duì)銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。3.銷(xiāo)毀監(jiān)督檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作徹底、安全。銷(xiāo)毀結(jié)束后，應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理，確保無(wú)殘留檔案信息。四、檔案保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定年度檔案保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司檔案管理工作的實(shí)際情況和發(fā)展需求，以及國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化進(jìn)行調(diào)整和完善。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.法律法規(guī)培訓(xùn)：組織檔案工作人員學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等，增強(qiáng)法律意識(shí)。2.保密制度培訓(xùn)：深入講解公司檔案保密制度的各項(xiàng)規(guī)定，使檔案工作人員熟悉保密職責(zé)、保密措施、檔案管理流程等。3.安全技能培訓(xùn)：開(kāi)展檔案存儲(chǔ)、傳輸、查閱、借閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的安全技能培訓(xùn)，提高檔案工作人員的實(shí)際操作能力和安全防范意識(shí)。4.案例分析培訓(xùn)：通過(guò)分析檔案保密工作中的典型案例，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高檔案工作人員對(duì)保密風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和應(yīng)對(duì)能力。（三）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：定期組織檔案工作人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)家學(xué)者或公司內(nèi)部資深人員進(jìn)行授課。2.在線學(xué)習(xí)：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供檔案保密培訓(xùn)課程，供檔案工作人員自主學(xué)習(xí)。3.實(shí)地參觀：組織檔案工作人員到檔案管理先進(jìn)單位進(jìn)行實(shí)地參觀學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法。（四）培訓(xùn)考核1.建立檔案保密培訓(xùn)考核機(jī)制，對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)效果進(jìn)行考核。2.考核方式可采用考試、撰寫(xiě)心得體會(huì)、實(shí)際操作等多種形式。3.將培訓(xùn)考核結(jié)果與檔案工作人員的績(jī)效掛鉤，激勵(lì)檔案工作人員積極參加培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。五、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立檔案保密監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組由公司檔案管理部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成。3.監(jiān)督小組定期對(duì)公司檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查檔案工作人員是否嚴(yán)格遵守檔案保密制度，各項(xiàng)保密措施是否落實(shí)到位。2.檔案管理情況：檢查檔案的收集、整理歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合保密要求，檔案信息是否安全。3.人員管理情況：檢查檔案工作人員是否具備保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，是否存在違規(guī)操作行為。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對(duì)公司檔案保密工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，監(jiān)督小組不定期對(duì)部分檔案管理部門(mén)或檔案工作環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案保密工作中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（四）問(wèn)題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和整改期限。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定整改措施，認(rèn)真組織整改，并將整改情況及時(shí)反饋給監(jiān)督小組。3.監(jiān)督小組對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確