PAGE集中采購(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司集中采購(gòu)檔案管理，確保采購(gòu)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于采購(gòu)活動(dòng)的追溯和查詢，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有集中采購(gòu)項(xiàng)目所形成的檔案管理，包括但不限于采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)文件編制、采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施、合同簽訂與執(zhí)行、驗(yàn)收等全過程產(chǎn)生的各類文件、資料和記錄。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：采購(gòu)檔案應(yīng)如實(shí)反映采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋采購(gòu)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，表述規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案整理、歸檔、保管、查閱等工作有序進(jìn)行。（四）職責(zé)分工1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目過程中各類文件資料的收集、整理和初步審核。按照檔案管理要求及時(shí)將相關(guān)資料移交檔案管理部門。配合檔案管理部門進(jìn)行采購(gòu)檔案的查詢、借閱等工作。2.檔案管理部門制定和完善集中采購(gòu)檔案管理制度。負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的接收、整理、歸檔、保管和定期檢查。建立采購(gòu)檔案目錄索引，方便檔案的查詢和利用。對(duì)采購(gòu)檔案的安全保管負(fù)責(zé)，采取必要的防護(hù)措施。3.其他相關(guān)部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助采購(gòu)部門做好采購(gòu)文件資料的收集工作。配合檔案管理部門進(jìn)行涉及本部門采購(gòu)檔案的查詢、借閱等工作。二、采購(gòu)檔案的內(nèi)容與分類（一）采購(gòu)申請(qǐng)文件1.采購(gòu)申請(qǐng)表，包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、采購(gòu)內(nèi)容、預(yù)算金額、申請(qǐng)部門等信息。2.采購(gòu)需求說明，詳細(xì)描述采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。3.相關(guān)審批文件，如部門負(fù)責(zé)人審批意見、財(cái)務(wù)預(yù)算審核意見等。（二）采購(gòu)文件編制資料1.招標(biāo)文件（含招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、資格預(yù)審文件等）招標(biāo)公告應(yīng)明確招標(biāo)項(xiàng)目的基本信息、投標(biāo)人資格要求、報(bào)名時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間等內(nèi)容。招標(biāo)文件應(yīng)包含采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等詳細(xì)內(nèi)容。資格預(yù)審文件應(yīng)規(guī)定投標(biāo)人應(yīng)具備的資質(zhì)條件、業(yè)績(jī)要求、財(cái)務(wù)狀況等。2.投標(biāo)文件（含投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)方案、商務(wù)條款偏離表等）投標(biāo)函應(yīng)明確投標(biāo)人的投標(biāo)報(bào)價(jià)、交貨期、服務(wù)承諾等。投標(biāo)報(bào)價(jià)表應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)采購(gòu)內(nèi)容的單價(jià)、總價(jià)及價(jià)格組成明細(xì)。技術(shù)方案應(yīng)闡述投標(biāo)人針對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)解決方案和優(yōu)勢(shì)。商務(wù)條款偏離表應(yīng)注明投標(biāo)人對(duì)招標(biāo)文件商務(wù)條款的響應(yīng)情況及偏離說明。3.談判文件（含談判邀請(qǐng)函、談判文件、談判記錄等）談判邀請(qǐng)函應(yīng)明確談判項(xiàng)目的基本信息、談判時(shí)間、地點(diǎn)、參與談判的供應(yīng)商名單等。談判文件應(yīng)包含采購(gòu)項(xiàng)目的核心要求、談判規(guī)則、價(jià)格談判要點(diǎn)等。談判記錄應(yīng)詳細(xì)記錄談判過程中雙方的溝通內(nèi)容、報(bào)價(jià)情況、談判達(dá)成的共識(shí)等。（三）采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施資料1.開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)記錄開標(biāo)記錄應(yīng)記載開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)、投標(biāo)文件密封情況等。評(píng)標(biāo)記錄應(yīng)詳細(xì)記錄評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員名單、評(píng)標(biāo)過程、評(píng)標(biāo)意見、推薦中標(biāo)候選人等情況。定標(biāo)記錄應(yīng)明確中標(biāo)供應(yīng)商名稱、中標(biāo)金額、中標(biāo)理由等。2.采購(gòu)活動(dòng)過程中的會(huì)議紀(jì)要、往來函件等會(huì)議紀(jì)要應(yīng)記錄采購(gòu)活動(dòng)中組織的各類會(huì)議的主要內(nèi)容、討論事項(xiàng)、決議結(jié)果等。往來函件包括與供應(yīng)商的溝通函、澄清函、變更通知等，應(yīng)注明函件的發(fā)送時(shí)間、接收方、主題及內(nèi)容。（四）合同簽訂與執(zhí)行資料1.采購(gòu)合同文本合同應(yīng)明確采購(gòu)雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。合同應(yīng)包含違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等內(nèi)容。2.合同變更記錄記錄采購(gòu)合同在執(zhí)行過程中發(fā)生的變更事項(xiàng)，包括變更原因、變更內(nèi)容、雙方協(xié)商一致的意見等。3.付款憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等付款憑證應(yīng)包括發(fā)票、付款申請(qǐng)、審批文件、銀行付款記錄等，證明采購(gòu)款項(xiàng)的支付情況。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄采購(gòu)物品或服務(wù)的驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果等。（五）其他相關(guān)資料1.供應(yīng)商資質(zhì)證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等。2.市場(chǎng)調(diào)研資料，包括采購(gòu)項(xiàng)目的市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商情況分析等。3.采購(gòu)項(xiàng)目的績(jī)效評(píng)估報(bào)告，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施效果、成本效益、供應(yīng)商表現(xiàn)等進(jìn)行評(píng)價(jià)。三、采購(gòu)檔案的收集與整理（一）收集要求1.采購(gòu)部門應(yīng)在采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)文件資料，確保資料的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門的采購(gòu)項(xiàng)目，各相關(guān)部門應(yīng)按照職責(zé)分工，按時(shí)將本部門負(fù)責(zé)的資料提交給采購(gòu)部門。3.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、有效，原件優(yōu)先收集，如無法提供原件，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。（二）整理要求1.采購(gòu)部門對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行初步整理，按照采購(gòu)流程和檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份文件資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。3.去除文件資料中的無關(guān)內(nèi)容，如重復(fù)頁(yè)、空白頁(yè)、附件中的無關(guān)說明等，確保文件內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了。4.對(duì)破損、模糊不清的文件資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。5.整理后的文件資料應(yīng)按照一定的順序排列，如按照采購(gòu)流程的先后順序、文件類型等進(jìn)行排列。四、采購(gòu)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.采購(gòu)部門在完成文件資料的整理后，應(yīng)及時(shí)將檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的采購(gòu)檔案進(jìn)行再次審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將采購(gòu)檔案分別歸入相應(yīng)的檔案類別中，并建立檔案目錄索引。4.檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行存放，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、項(xiàng)目名稱、保管期限等信息。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.對(duì)采購(gòu)檔案采取必要的防護(hù)措施，如防火、防潮、防蟲、防盜等，配備相應(yīng)的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置、查閱借閱情況等信息。4.定期對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和可用性。五、采購(gòu)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫《采購(gòu)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定是否允許查閱，并指定專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。4.涉及公司機(jī)密的采購(gòu)檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱采購(gòu)檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《采購(gòu)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)采購(gòu)檔案的查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱人員姓名、部門、查閱或借閱內(nèi)容、審批意見等。2.查閱和借閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。六、采購(gòu)檔案的保密與銷毀（一）保密規(guī)定1.參與采購(gòu)活動(dòng)的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)采購(gòu)檔案中的機(jī)密信息予以保密。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人泄露采購(gòu)檔案的內(nèi)容，包括采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格與要求以及供應(yīng)商的相關(guān)信息等。3.在采購(gòu)檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）銷毀程序1.采購(gòu)檔案保管期滿后，檔案管理部門應(yīng)會(huì)同采購(gòu)部門等相關(guān)部門對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.對(duì)于需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《采購(gòu)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。3.《采購(gòu)檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)