PAGE檔案局機(jī)關(guān)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局機(jī)關(guān)管理，規(guī)范工作流程，提高工作效率，確保檔案工作的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局機(jī)關(guān)全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.科學(xué)規(guī)范原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，規(guī)范檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平。3.安全保密原則：確保檔案信息的安全，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露。4.服務(wù)至上原則：以服務(wù)為宗旨，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.反映本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等各方面活動(dòng)的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.本局在履行職能過程中形成的各種門類和載體的檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的檔案材料，并定期移交至檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)收集，確保其完整性和系統(tǒng)性。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，遵循《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案專卷，明確項(xiàng)目檔案的保管期限和密級(jí)。3.會(huì)計(jì)檔案按照財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理，分年度、類別裝訂成冊(cè)。4.聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行整理，編制聲像檔案目錄，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。5.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保元數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，與紙質(zhì)檔案建立有效關(guān)聯(lián)。三、檔案保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)符合國家檔案保管的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。3.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，嚴(yán)格控制庫房進(jìn)出人員，確保檔案安全。（二）檔案裝具與排列1.檔案裝具應(yīng)選用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列，便于查找和利用。同一類檔案應(yīng)按照保管期限、年度順序依次排列。（三）檔案保管期限與鑒定1.按照國家相關(guān)規(guī)定，確定各類檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。四、檔案利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.其他單位或個(gè)人因合法事由查閱本局檔案。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或有效證明，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本局相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找所需檔案。2.對(duì)利用頻率較高的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況制作副本或提供數(shù)字化利用服務(wù)，方便利用者查閱。五、檔案信息化建設(shè)（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保檔案信息化工作的順利開展。2.建立健全檔案信息化安全保障體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等技術(shù)手段，保障檔案信息安全。（二）檔案數(shù)字化1.按照國家檔案局關(guān)于檔案數(shù)字化的相關(guān)要求，對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，提高檔案的存儲(chǔ)和利用效率。2.數(shù)字化加工過程應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)符合安全要求。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能，方便檔案管理部門和利用者使用。3.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。六、人員管理（一）人員配備1.根據(jù)檔案工作需要，合理配備檔案管理人員，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作有序開展。2.檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)后上崗。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、信息化技術(shù)等。2.建立檔案管理人員考核制度，對(duì)其工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等方面進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為獎(jiǎng)懲和晉升的依據(jù)。（三）職業(yè)道德與紀(jì)律1.檔案管理人員應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案信息。2.嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，不得擅自離崗、脫崗，確保檔案管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)本局各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，督促其及時(shí)收集、整理、移交檔案，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.建立檔案管理工作內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合上級(jí)部門的工作，及時(shí)整改