PAGE財(cái)會檔案室管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)會檔案的科學(xué)管理，確保財(cái)會檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財(cái)會檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)會檔案管理工作。（三）定義1.財(cái)會檔案：指公司在財(cái)務(wù)會計(jì)核算活動中形成的，具有保存價值的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會計(jì)資料。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的財(cái)會文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，整理成案卷，移交檔案室保存的過程。3.保管期限：根據(jù)財(cái)會檔案的重要程度和歷史查考利用價值，確定的檔案保存時間。（四）管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)會檔案的收集、整理、裝訂和保管工作，并定期向檔案室移交。按照國家有關(guān)規(guī)定，確定財(cái)會檔案的保管期限，并對到期檔案提出鑒定意見。配合檔案室做好財(cái)會檔案的查閱、借閱和利用工作。2.檔案室負(fù)責(zé)接收、保管財(cái)務(wù)部移交的財(cái)會檔案，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。按照規(guī)定的保管期限和分類方法，對財(cái)會檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和存放，便于查找和利用。為公司各部門提供財(cái)會檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄工作。3.公司其他部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部和檔案室做好財(cái)會檔案的管理工作，在工作中形成的財(cái)會文件材料，應(yīng)及時移交財(cái)務(wù)部整理歸檔。查閱、借閱財(cái)會檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計(jì)憑證原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會計(jì)賬簿總賬，包括總分類賬、明細(xì)分類賬等。日記賬，包括現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。輔助賬簿，如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來賬款明細(xì)賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財(cái)務(wù)情況說明書，對公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析說明的書面報(bào)告。其他財(cái)務(wù)報(bào)告，如審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)報(bào)告等。4.其他財(cái)會資料銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表。會計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份，包括磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料。財(cái)務(wù)印章使用記錄。財(cái)務(wù)人員交接清單。其他與財(cái)務(wù)會計(jì)工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對財(cái)會文件材料進(jìn)行收集整理，確保各類資料齊全、完整。2.對于重要的財(cái)會文件材料，應(yīng)及時收集并妥善保管，防止丟失或損壞。3.收集的財(cái)會文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或隱匿。（三）整理方法1.會計(jì)憑證按月份和憑證編號順序排列，檢查憑證日期、編號、摘要、金額是否正確，附件是否齊全。將憑證折疊整齊，左上角對齊，用棉線裝訂成冊，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。每冊憑證應(yīng)加具封面、封底，并在封面上填寫單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會計(jì)賬簿按賬簿種類分別整理，檢查賬簿扉頁上的啟用日期、截止日期、頁數(shù)、記賬人員、會計(jì)主管人員等信息是否填寫齊全。對于活頁式賬簿，應(yīng)去除空白頁，并按順序編號，裝訂成冊。在賬簿封面上注明賬簿名稱、年度、賬簿編號、保管期限等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)報(bào)告按年度和報(bào)告種類分別整理，檢查報(bào)告封面、扉頁、目錄、正文、附表、附注等內(nèi)容是否齊全。將財(cái)務(wù)報(bào)告折疊整齊，左上角對齊，用訂書機(jī)裝訂成冊，并在封面上注明年度、報(bào)告種類、報(bào)告期等內(nèi)容。4.其他財(cái)會資料按資料類別分別整理，如銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表等應(yīng)按時間順序排列，并裝訂成冊。會計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份應(yīng)注明備份時間、備份內(nèi)容、存儲介質(zhì)等信息，并妥善保管。（四）分類編號1.財(cái)會檔案按照年度類別保管期限進(jìn)行分類。2.年度：按照公歷年度劃分，如“20XX年”。3.類別：分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他財(cái)會資料四大類。4.保管期限：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定各類財(cái)會檔案的保管期限，如永久、30年、10年等。5.編號方法：采用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編號，編號格式為：年度類別保管期限流水號。例如：2020會計(jì)憑證30年001，表示2020年度的會計(jì)憑證，保管期限為30年，流水號為001。三、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.會計(jì)憑證應(yīng)在月度終了后15日內(nèi)裝訂成冊，并在年度終了后3個月內(nèi)歸檔。2.會計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后3個月內(nèi)整理歸檔。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在年度終了后5個月內(nèi)整理歸檔。4.其他財(cái)會資料應(yīng)在形成后及時整理歸檔。（二）歸檔程序1.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)將整理好的財(cái)會檔案進(jìn)行初步核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.填寫《財(cái)會檔案歸檔清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、年度、類別、保管期限、數(shù)量等信息。3.將《財(cái)會檔案歸檔清單》一式兩份，一份隨檔案移交檔案室，一份由財(cái)務(wù)部留存?zhèn)洳椤?.財(cái)務(wù)部按照規(guī)定的時間和要求，將財(cái)會檔案移交檔案室。檔案室接收檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和《財(cái)會檔案歸檔清單》，無誤后在清單上簽字確認(rèn)。（三）移交手續(xù)1.財(cái)務(wù)部與檔案室之間應(yīng)辦理正式的移交手續(xù)，填寫《財(cái)會檔案移交清冊》。2.《財(cái)會檔案移交清冊》應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、年度、類別、保管期限、數(shù)量、移交日期、移交人、接收人等信息。3.移交人和接收人應(yīng)在《財(cái)會檔案移交清冊》上簽字確認(rèn)，一式兩份，一份由檔案室留存，一份由財(cái)務(wù)部留存?zhèn)洳?。四、檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）及其他重要財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管；月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年。4.其他財(cái)會資料：銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表保管期限為10年；會計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般不少于3年；財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料、財(cái)務(wù)印章使用記錄、財(cái)務(wù)人員交接清單等保管期限為10年。（二）保管要求1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲鼠、防盜等條件，確保財(cái)會檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照分類編號順序排列，便于查找和利用。3.對于磁性介質(zhì)存儲的會計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，溫度適宜（14℃24℃），相對濕度控制在45%60%之間。（三）定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對財(cái)會檔案進(jìn)行檢查，每年至少一次，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.檢查中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報(bào)告，并提出處理意見。（四）銷毀1.財(cái)會檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同財(cái)務(wù)部共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造《財(cái)會檔案銷毀清冊》。2.《財(cái)會檔案銷毀清冊》應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、年度、類別、保管期限、數(shù)量、銷毀原因、銷毀日期等信息。3.公司負(fù)責(zé)人在《財(cái)會檔案銷毀清冊》上簽署意見后，報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后方可銷毀。4.銷毀時，應(yīng)由財(cái)務(wù)部、檔案室等有關(guān)人員共同監(jiān)銷，并在銷毀后在《財(cái)會檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。5.對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案室保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱財(cái)會檔案的，可查閱與本部門工作相關(guān)的檔案資料。2.審計(jì)、稅務(wù)等外部機(jī)構(gòu)因工作需要查閱財(cái)會檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《財(cái)會檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、年度、類別、查閱原因等內(nèi)容。2.《財(cái)會檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批。3.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請，確定是否同意查閱，并在申請表上簽署意見。4.查閱人憑審批后的《財(cái)會檔案查閱申請表》到檔案室查閱檔案。檔案室應(yīng)按照申請表上的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。（三）借閱程序1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱財(cái)會檔案的，應(yīng)填寫《財(cái)會檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、年度、類別、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容。2.《財(cái)會檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批。3.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請，確定是否同意借閱，并在申請表上簽署意見。4.借閱人憑審批后的《財(cái)會檔案借閱申請表》到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室應(yīng)收取一定的押金，并將檔案資料交給借閱人當(dāng)面清點(diǎn)，雙方在《財(cái)會檔案借閱登記薄》上簽字確認(rèn)。5.借閱期限一般不得超過10個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、拆封或損壞。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案室。檔案室在收到歸還的檔案資料后，應(yīng)認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。