PAGE公安局檔案追蹤制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公安局檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和追蹤，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公安局各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于案件檔案、人事檔案、文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等要經(jīng)過(guò)核實(shí)。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查閱、利用和追蹤，提高工作效率。二、檔案追蹤流程（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保在工作過(guò)程中及時(shí)將形成的各類文件材料進(jìn)行整理、分類。2.對(duì)于案件檔案，承辦人員應(yīng)在案件辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)材料整理齊全并移交檔案管理部門。材料應(yīng)包括案件受理登記表、立案決定書(shū)、調(diào)查取證材料、處理決定書(shū)、送達(dá)回執(zhí)等。3.人事檔案的收集，按照干部人事管理的相關(guān)規(guī)定，由組織人事部門定期收集整理，確保檔案材料的及時(shí)更新和完整。4.文書(shū)檔案由各部門在文件辦理完畢后，及時(shí)將定稿、正本及相關(guān)附件收集歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到收集的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。分類標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)檔案的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素確定，如分為綜合類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類等。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，并建立檔案目錄，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。目錄應(yīng)便于查詢和檢索。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，去除金屬物等；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引。（三）檔案存儲(chǔ)1.根據(jù)檔案的重要性和保管期限，確定檔案的存儲(chǔ)方式。重要檔案和長(zhǎng)期保管的檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子備份相結(jié)合的方式存儲(chǔ)，存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃至[X]℃之間，濕度控制在[RH]%至[RH]%之間。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。同時(shí)，建立檔案存放位置索引，便于快速查找。（四）檔案查閱1.內(nèi)部查閱：公安局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因司法機(jī)關(guān)、其他政府部門等需要查閱檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，經(jīng)公安局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。（五）檔案借閱1.公安局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。（六）檔案追蹤與監(jiān)控1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案追蹤臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便及時(shí)掌握檔案的流向和狀態(tài)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的實(shí)際數(shù)量與臺(tái)賬記錄一致。清查盤點(diǎn)應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查找原因并進(jìn)行處理。3.利用信息技術(shù)手段，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況，如檔案丟失、損壞、非法訪問(wèn)等。三、檔案保管期限（一）永久保管1.涉及國(guó)家安全、重大歷史事件、重要政策法規(guī)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.公安局的重要人事任免、重大案件處理結(jié)果等檔案。（二）長(zhǎng)期保管1.一般業(yè)務(wù)檔案，保管期限為[X]年至[X]年。2.財(cái)務(wù)檔案中涉及重要財(cái)務(wù)決策、大額資金往來(lái)記錄等，保管期限為[X]年。（三）短期保管1.一般性文件材料，保管期限為[X]年以下。2.臨時(shí)性工作形成的檔案，保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但一般不少于[X]年。四、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值、歷史意義以及現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，并提出鑒定意見(jiàn)。3.鑒定意見(jiàn)應(yīng)明確檔案是否繼續(xù)保存、銷毀或進(jìn)行其他處理。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公安局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人等。檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。五、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對(duì)具有重要保存價(jià)值、利用頻率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括但不限于案件檔案、重要文書(shū)檔案等。2.逐步推進(jìn)全局檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和便捷利用。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：采用專業(yè)的掃描設(shè)備，按照規(guī)定的掃描分辨率、圖像格式等要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描。掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)圖像進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止信息泄露。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案索引，便于查詢和利用。4.存儲(chǔ)管理：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化安全管理1.建立數(shù)字化檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等的安全防護(hù)。2.對(duì)數(shù)字化檔案的訪問(wèn)進(jìn)行權(quán)限控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作數(shù)字化檔案。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行安全檢查和維護(hù)檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公安局檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。3.定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。4.根據(jù)檔案鑒定意見(jiàn)，審核檔案銷毀等重要事項(xiàng)，并報(bào)公安局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱等日常管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理流程和制度進(jìn)行操作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.維護(hù)檔案庫(kù)房的安全和整潔，做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。4.及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。5.協(xié)助檔案鑒定小組進(jìn)行檔案鑒定工作，參與檔案銷毀等相關(guān)工作。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公安局內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性、檔案存儲(chǔ)安全等方面。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問(wèn)題。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行量化考核?？己藘?nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性、整理的規(guī)范