PAGE檔案管理制度法規(guī)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度法規(guī)。（二）適用范圍本制度法規(guī)適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）定義1.檔案：指公司/組織在各項(xiàng)活動中直接形成的對國家、社會和公司/組織具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等一系列工作的總稱。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個(gè)階段、各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。5.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。6.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作的需要。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況配備檔案管理人員，明確各崗位的職責(zé)分工。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度法規(guī)：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度法規(guī)，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集與整理：負(fù)責(zé)組織各部門對檔案進(jìn)行收集、整理，指導(dǎo)各部門檔案管理人員按照規(guī)定的方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案整理工作，確保檔案的齊全完整和規(guī)范有序。3.檔案的保管與保護(hù)：建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，對檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等工作，對破損或變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.檔案的鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。5.檔案的利用與服務(wù)：建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱利用服務(wù)。根據(jù)工作需要，積極開展檔案編研工作，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供參考依據(jù)。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。7.檔案人員培訓(xùn)與考核：組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。定期對檔案管理人員進(jìn)行考核，激勵(lì)檔案管理人員積極履行職責(zé)。8.監(jiān)督與指導(dǎo)：對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成公司/組織內(nèi)各部門及員工在各項(xiàng)活動中應(yīng)及時(shí)形成檔案，并確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。檔案形成過程中應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和記錄設(shè)備，保證檔案的質(zhì)量。（二）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購、銷售合同、客戶資料等方面的檔案。3.基本建設(shè)類檔案：涉及公司/組織的基本建設(shè)項(xiàng)目，如工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等。4.會計(jì)檔案：包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等記錄公司/組織重要活動、事件、人物等的檔案。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報(bào)表等檔案。（三）檔案收集要求1.定期收集：各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。一般情況下，文書檔案應(yīng)在次年上半年移交，其他專門檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或任務(wù)完成后及時(shí)移交。2.及時(shí)收集：對于重要的、緊急的檔案，各部門應(yīng)在檔案形成后及時(shí)收集，并移交檔案管理部門。3.完整收集：各部門應(yīng)確保收集的檔案齊全完整，不得遺漏重要文件和資料。對于同一事項(xiàng)的相關(guān)檔案，應(yīng)一并收集整理。4.規(guī)范收集：檔案收集過程中，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、移交部門等信息，確保檔案交接手續(xù)清晰、規(guī)范。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，對檔案進(jìn)行分類。常見的分類方法有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等。公司/組織可根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的分類方法，并保持分類方法的相對穩(wěn)定性。2.編號：對分類后的檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，并具有一定的邏輯性和擴(kuò)展性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)反映檔案的分類情況、案卷編號、案卷題名、保管期限、起止日期、密級等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)反映卷內(nèi)文件的順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘或塑料夾等易生銹或損壞檔案的裝訂材料。（三）整理要求1.準(zhǔn)確分類：檔案分類應(yīng)準(zhǔn)確合理，符合檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.規(guī)范編號：編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范，不得隨意更改或重復(fù)編號。3.完整編目：編目信息應(yīng)完整、準(zhǔn)確，能夠反映檔案的基本情況，便于檔案的檢索和利用。4.整齊裝訂：裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得影響檔案的查閱和利用。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.檔案架：用于存放紙質(zhì)檔案，檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.檔案盒：用于存放檔案文件，檔案盒應(yīng)采用符合檔案保管要求的材料制作，規(guī)格統(tǒng)一，標(biāo)識清晰。3.溫濕度控制設(shè)備：配備溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，保持檔案庫房內(nèi)的溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.防火防盜設(shè)備：安裝火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。5.防蟲防鼠設(shè)備：放置防蟲藥品、防鼠器材等，防止檔案受到蟲害和鼠害。（三）保管要求1.分類存放：檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.標(biāo)識清晰：檔案架、檔案盒等應(yīng)標(biāo)識清晰，注明檔案的類別、編號、題名等信息，便于快速定位和查找檔案。3.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、變質(zhì)等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題。4.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫房的安全防護(hù)措施，嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，確保檔案的安全。5.電子檔案保管：對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限劃分：檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。2.鑒定內(nèi)容：檔案鑒定小組應(yīng)從檔案的來源、內(nèi)容、形式、時(shí)間等方面進(jìn)行全面審查，分析檔案的價(jià)值和保管期限。對于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對已鑒定為無保存價(jià)值的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時(shí)，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，確保銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。5.銷毀記錄：對檔案銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息，并存檔備查。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部利用：公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外部利用：因國家法律法規(guī)要求、司法機(jī)關(guān)辦案需要、合作單位業(yè)務(wù)往來等原因，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以向外部單位或個(gè)人提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（三）利用程序1.申請：公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、利用目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。外部單位或個(gè)人查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、利用目的、查閱時(shí)間等信息，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.審批：檔案管理部門對查閱、借閱申請進(jìn)行審核，對于符合規(guī)定的申請，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱、借閱：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定的程序?yàn)椴殚?、借閱人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱、借閱人員應(yīng)在檔案查閱、借閱登記薄上簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱、借閱檔案。4.歸還：查閱、借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）利用限制1.保密限制：對于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.利用范圍限制：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，不得超出利用目的使用檔案。未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱、借閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。3.時(shí)間限制：檔案查閱、借閱人員應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司/組織的信息化建設(shè)提供有力支持。（二）數(shù)字化采集1.掃描錄入：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描圖像轉(zhuǎn)換為電子文件，并按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號、編目等處理，錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)錄入：對于電子檔案，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和錄入，確保電子檔案的元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。（三）存儲與管理1.存儲設(shè)備：采用安全可靠的存儲設(shè)備對電子檔案進(jìn)行存儲，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲環(huán)境：建立電子檔案存儲機(jī)房，配備溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保電子檔案存儲環(huán)境的安全穩(wěn)定。3.系統(tǒng)管理：加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級、優(yōu)化，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。建立系統(tǒng)用戶管理制度，嚴(yán)格控制用戶的權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。（四）檢索與利用1.檢索功能：在檔案信息管理系統(tǒng)中建立完善的檢索功能，支持按照檔案的題名、文號、責(zé)任者