PAGE辦公室用品檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室用品的管理，規(guī)范辦公室用品檔案的建立、保管和使用，提高辦公室用品的使用效率，保障公司正常辦公秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構辦公室用品的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容應真實反映辦公室用品的采購、使用、庫存等實際情況。2.完整性原則：涵蓋辦公室用品管理過程中的各類文件、資料，確保檔案的全面性。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，便于查詢和使用。4.保密性原則：對涉及公司機密的辦公室用品信息予以保密。二、檔案管理職責（一）行政部門職責1.負責制定和完善辦公室用品檔案管理制度，并組織實施。2.收集、整理、歸檔辦公室用品的相關文件、資料，建立健全檔案體系。3.負責檔案的保管、查閱、借閱等日常管理工作，確保檔案的安全和完整。4.定期對檔案進行清理和鑒定，銷毀過期或無用的檔案。（二）采購部門職責1.提供辦公室用品采購計劃、采購合同等相關資料給行政部門歸檔。2.協(xié)助行政部門核對采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格等信息，確保檔案的準確性。（三）使用部門職責1.負責本部門辦公室用品的領用、使用記錄，并定期反饋給行政部門。2.配合行政部門做好辦公室用品檔案的相關工作，提供必要的信息和資料。三、檔案內容及分類（一）采購檔案1.采購計劃：包括年度、季度、月度采購計劃，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等。2.采購申請：使用部門提交的采購申請文件，注明申請原因、所需物品明細等。3.采購合同：與供應商簽訂的采購合同，涵蓋合同編號、簽訂日期、供應商信息、采購物品詳情、價格、交貨期、付款方式等條款。4.采購發(fā)票：記錄采購物品的發(fā)票信息，包括發(fā)票號碼、開票日期、金額、供應商名稱等。（二）庫存檔案1.庫存臺賬：詳細記錄辦公室用品每次出入庫的時間、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫類型（如采購入庫、領用出庫、報廢出庫等）、庫存余額等信息。2.庫存盤點記錄：定期對庫存進行盤點的記錄，包括盤點日期、盤點人員、實際庫存數(shù)量、與臺賬核對情況等。3.庫存報表：如月度庫存報表、季度庫存報表等，反映庫存物品的種類、數(shù)量、金額等總體情況。（三）領用檔案1.領用申請表：使用部門填寫的領用申請表格，注明領用日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用用途等。2.領用登記表：記錄每次領用的具體情況，包括領用部門、領用人、領用日期、物品明細等。（四）使用檔案1.維修記錄：辦公室用品出現(xiàn)故障時的維修記錄，包括維修日期、維修物品名稱、故障描述、維修內容、維修費用等。2.更換記錄：記錄辦公室用品零部件更換的情況，如更換日期、更換部件名稱、更換原因等。（五）報廢檔案1.報廢申請：使用部門或保管部門提交的報廢申請文件，說明報廢原因、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.報廢審批文件：經過公司相關領導審批同意報廢的文件記錄。3.報廢處理記錄：如報廢物品的處理方式（如出售、捐贈、銷毀等）、處理時間、處理收入等情況。四、檔案建立與歸檔（一）檔案建立1.行政部門應在辦公室用品管理過程中同步收集相關文件、資料，確保檔案內容的及時性和完整性。2.采購部門在采購業(yè)務發(fā)生后，應及時將采購計劃、申請、合同、發(fā)票等資料整理后提交給行政部門。3.使用部門在領用、使用辦公室用品過程中，應按照要求填寫相關表格，并定期反饋給行政部門。（二）檔案歸檔1.行政部門對收集到的各類文件、資料進行分類整理，按照檔案內容的類別和時間順序進行編號。2.將整理好的檔案資料放入專用檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號等信息。3.建立電子檔案，將紙質檔案內容進行掃描或錄入電子系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質檔案內容一致，并進行妥善存儲和管理。五、檔案保管（一）保管要求1.檔案應存放在安全、干燥、通風的場所，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。2.對電子檔案要定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質應妥善保管，異地存放一份。3.檔案應分類存放，便于查找和管理。不同類別的檔案之間應保持一定的間隔，避免混淆。（二）保管期限1.采購檔案、庫存檔案、領用檔案、使用檔案中的一般性文件資料保管期限為[X]年。2.涉及公司重要決策、重大采購項目、長期使用的辦公室用品相關檔案保管期限為[X]年或永久保存。3.報廢檔案在完成報廢處理手續(xù)后，保管期限為[X]年。（三）保管檢查1.行政部門應定期對檔案保管情況進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、存儲環(huán)境等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行修復或補充，并記錄相關情況。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱辦公室用品檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交給行政部門。行政部門根據(jù)申請內容進行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進行涂改、損壞等操作。查閱完畢后，應及時將檔案歸還行政部門。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱辦公室用品檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等。2.申請表經所在部門負責人、行政部門負責人簽字同意后，報公司分管領導審批。審批通過后，行政部門辦理借閱手續(xù)，借閱人需簽字確認。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，按時歸還檔案。歸還時，行政部門應對檔案進行檢查，如無損壞、丟失等情況，辦理歸還手續(xù)。七、檔案保密（一）保密措施1.行政部門應制定檔案保密制度，明確檔案管理人員和查閱、借閱人員的保密職責。2.對涉及公司機密的辦公室用品檔案，應采取加密存儲、限制訪問權限等措施，防止信息泄露。3.檔案管理人員不得擅自向無關人員透露檔案內容，查閱、借閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非工作目的。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有違反檔案保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理。2.因違反保密規(guī)定給公司造成損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，依法追究刑事責任。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且經過鑒定確認無保存價值的。2.因公司機構調整、業(yè)務變更等原因，導致相關檔案不再需要的。3.檔案內容涉及的事項已處理完畢，且無后續(xù)查閱、使用需求的。（二）銷毀程序1.行政部門定期對到期檔案進行清理和鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀申請表》經行政部門負責人、公司分管領導簽