PAGE食堂供餐檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食堂供餐管理，規(guī)范食堂供餐檔案的建立、保存、使用和管理，確保食堂供餐服務(wù)的質(zhì)量、安全和可追溯性，保障員工的飲食健康和權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部食堂供餐服務(wù)的全過程檔案管理，包括食材采購、加工制作、餐具消毒、人員健康管理、食品安全檢查等相關(guān)檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映食堂供餐服務(wù)的實(shí)際情況，不得虛假記錄或篡改。2.完整性原則：涵蓋食堂供餐各環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，確保檔案資料的全面性和系統(tǒng)性。3.規(guī)范性原則：檔案的建立、整理、保存和使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定的要求，做到格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。4.保密性原則：涉及食堂供餐服務(wù)的敏感信息，如食材供應(yīng)商信息、員工健康狀況等，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原則：通過檔案記錄，能夠清晰追溯食堂供餐服務(wù)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)和相關(guān)責(zé)任人，以便在需要時(shí)進(jìn)行查詢和追溯。二、檔案管理職責(zé)分工（一）食堂管理部門1.負(fù)責(zé)制定食堂供餐檔案管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.指導(dǎo)和督促食堂工作人員做好各類檔案資料的收集、整理、歸檔工作。3.定期對食堂供餐檔案進(jìn)行審核和評估，確保檔案資料的質(zhì)量和完整性。4.負(fù)責(zé)食堂供餐檔案的保管和維護(hù)，確保檔案資料的安全和可查閱性。（二）食堂工作人員1.按照檔案管理制度的要求，負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)相關(guān)檔案資料的及時(shí)收集、整理和初步分類。2.確保所提供檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，并按時(shí)提交給食堂管理部門。3.協(xié)助食堂管理部門進(jìn)行檔案資料的查閱和使用，配合調(diào)查和追溯工作。（三）其他相關(guān)部門1.采購部門負(fù)責(zé)提供食材采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明、食材檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)檔案資料。2.質(zhì)量監(jiān)督部門負(fù)責(zé)提供食品安全檢查記錄、整改通知等檔案資料。3.人力資源部門負(fù)責(zé)提供食堂工作人員健康證明、培訓(xùn)記錄等檔案資料。三、檔案分類及內(nèi)容（一）食材采購檔案1.供應(yīng)商檔案供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照副本、食品生產(chǎn)許可證或食品經(jīng)營許可證等資質(zhì)證明文件。供應(yīng)商聯(lián)系方式、地址、聯(lián)系人等信息。供應(yīng)商年度評估報(bào)告，包括供貨質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面的評價(jià)。2.采購合同檔案與供應(yīng)商簽訂的食材采購合同，明確采購品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購合同變更記錄，如有合同變更，應(yīng)詳細(xì)記錄變更原因、內(nèi)容及雙方協(xié)商過程。3.食材驗(yàn)收檔案食材驗(yàn)收單，記錄每次采購食材的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收人員等信息。食材檢驗(yàn)報(bào)告，包括供應(yīng)商提供的檢驗(yàn)報(bào)告以及公司自行委托檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的檢驗(yàn)報(bào)告，確保食材符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)。（二）加工制作檔案1.食譜檔案每周或每月的食堂供餐食譜，包括菜品名稱、食材搭配、烹飪方法、營養(yǎng)成分分析等信息。根據(jù)季節(jié)變化、員工反饋等因素調(diào)整食譜的記錄。2.加工過程記錄食堂每日加工制作記錄，包括食材處理、烹飪過程、菜品留樣等環(huán)節(jié)的詳細(xì)記錄，確保加工過程符合食品安全操作規(guī)范。食品添加劑使用記錄，如果使用食品添加劑，應(yīng)記錄添加劑名稱、使用量、使用范圍、使用時(shí)間等信息。（三）餐具消毒檔案1.餐具清洗消毒記錄每日餐具清洗消毒記錄，包括餐具種類、數(shù)量、清洗消毒方法、消毒時(shí)間、消毒人員等信息。消毒設(shè)備運(yùn)行記錄，如洗碗機(jī)、消毒柜等設(shè)備的運(yùn)行參數(shù)、維護(hù)記錄等。2.餐具消毒效果檢測報(bào)告定期委托專業(yè)機(jī)構(gòu)對餐具消毒效果進(jìn)行檢測的報(bào)告，確保餐具消毒后符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。（四）人員健康管理檔案1.食堂工作人員健康檔案食堂工作人員入職時(shí)的健康證明，包括體檢報(bào)告、傳染病篩查報(bào)告等。工作人員年度健康體檢記錄，跟蹤員工健康狀況變化。工作人員健康異常情況記錄及處理措施，如發(fā)現(xiàn)員工患有影響食品安全的疾病，應(yīng)記錄患病情況、離崗時(shí)間、治療情況及返崗證明等。2.人員培訓(xùn)檔案食堂工作人員食品安全知識培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。培訓(xùn)考核結(jié)果記錄，確保工作人員具備必要的食品安全知識和操作技能。（五）食品安全檢查檔案1.日常檢查記錄食堂管理部門及相關(guān)人員每日對食堂食品安全狀況進(jìn)行檢查的記錄，包括食材儲存、加工過程衛(wèi)生、餐具消毒、環(huán)境衛(wèi)生等方面的檢查情況。發(fā)現(xiàn)問題的記錄及整改措施，對檢查中發(fā)現(xiàn)的食品安全問題，應(yīng)詳細(xì)記錄問題描述、整改責(zé)任人、整改期限及整改結(jié)果。2.定期自查報(bào)告食堂每月或每季度進(jìn)行食品安全自查的報(bào)告，總結(jié)自查情況，分析存在的問題及原因，提出改進(jìn)措施和建議。3.監(jiān)管部門檢查記錄及整改情況食品藥品監(jiān)管部門等上級監(jiān)管部門對食堂進(jìn)行檢查的記錄、整改通知及公司的整改落實(shí)情況報(bào)告。四、檔案建立與收集（一）檔案建立要求1.各類檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行建立，確保檔案的規(guī)范性和一致性。2.檔案內(nèi)容應(yīng)詳實(shí)、準(zhǔn)確，能夠反映食堂供餐服務(wù)的實(shí)際情況，不得漏記、錯(cuò)記或故意隱瞞重要信息。3.檔案建立應(yīng)及時(shí)，隨著食堂供餐服務(wù)活動的開展，同步進(jìn)行檔案資料的記錄和整理，確保檔案資料的時(shí)效性。（二）檔案收集流程1.食堂工作人員負(fù)責(zé)在各自工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生檔案資料后，及時(shí)進(jìn)行收集和整理。2.每周或每月定期將整理好的檔案資料提交給食堂管理部門。3.采購部門、質(zhì)量監(jiān)督部門、人力資源部門等相關(guān)部門按照職責(zé)分工，定期將涉及食堂供餐的檔案資料傳遞給食堂管理部門。4.食堂管理部門對收集到的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一審核和分類，對不符合要求的檔案資料及時(shí)反饋給相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行補(bǔ)充或修正。五、檔案整理與歸檔（一）檔案整理原則1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類，確保同一類檔案資料集中存放。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映檔案的類別、年份、順序等信息。例如，食材采購檔案編號可設(shè)定為“CG[年份][順序號]”，其中“CG”代表食材采購檔案類別，“[年份]”為四位數(shù)字表示年份，“[順序號]”為流水號。3.對檔案資料進(jìn)行排序，按照時(shí)間順序或重要程度等合理順序排列，便于查閱和使用。（二）歸檔方法1.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得掉頁、缺頁。2.電子檔案應(yīng)按照分類文件夾進(jìn)行存儲，文件夾命名應(yīng)規(guī)范，能夠清晰反映檔案類別和內(nèi)容。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于快速檢索和查找檔案。檔案目錄應(yīng)與檔案資料同步更新，確保目錄信息的準(zhǔn)確性。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案保管室具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全條件。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管期限1.食堂供餐檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定確定。一般來說，食材采購合同、供應(yīng)商檔案等重要檔案應(yīng)長期保存；食譜檔案、加工過程記錄等檔案保存期限不少于[X]年；人員健康檔案、食品安全檢查檔案等保存期限應(yīng)符合相關(guān)監(jiān)管要求。2.對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案管理的有效性和安全性。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案資料的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管室，確需查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.對電子檔案應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置必要的訪問權(quán)限和密碼，防止電子檔案被篡改或泄露。七、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱食堂供餐檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及食品安全事故調(diào)查、上級監(jiān)管部門檢查等特殊情況需要查閱檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，必要時(shí)可由檔案管理部門陪同查閱。3.禁止非公司內(nèi)部人員查閱食堂供餐檔案，確因工作需要必須查閱的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照檔案管理部門的要求進(jìn)行查閱和使用。（二）查閱流程1.查閱人提交《檔案查閱申請表》，經(jīng)審批通過后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，查找相應(yīng)檔案資料。2.檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場對查閱人進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定要求，查閱人不得擅自涂改或抽取檔案資料。3.查閱人如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)與原件一致，不得擅自更改內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員對歸還的檔案資料進(jìn)行核對和整理，確保檔案資料的完整性。（三）檔案使用規(guī)定1.查閱人應(yīng)嚴(yán)格按照查閱目的使用檔案資料，不得將檔案資料用于其他非工作用途。如需引用檔案資料中的內(nèi)容，應(yīng)注明出處，確保引用的準(zhǔn)確性和合法性。未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人不得將檔案資料提供給第三方使用。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料超過保管期限，且經(jīng)過鑒定確認(rèn)無繼續(xù)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案資料損壞無法修復(fù)，且無備份的，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀。3.涉及公司商業(yè)秘密、食品安全等敏感信息的檔案資料，在保密期限屆滿后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對超過保管期限的檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號、名稱、日期等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)食堂管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。